Технологія віртуальних АТС дає змогу повністю замінити необхідність встановлення фізичних пристроїв (АТС) в офісах компаній. Провайдер телефонії або Інтернету надає доступ до віддаленого обладнання, виділяючи його під діяльність окремої компанії.
Багато хто запитує, що таке віртуальна АТС. Це послуга, яка потрібна для об'єднання кількох телефонів компаній із збереженням єдиного номера, але з різною кількістю ліній. Подібні технології актуальні для облаштування комунікаційних мереж у кол-центрах, у відділах роботи з клієнтами або по всьому офісу організацій різного масштабу. Віртуальна АТС дозволяє підключати віддалено від кількох одиниць до десятків IP-телефонів.
За яким принципом працює хмарна АТС
Щоб розібратися у тому, як працює віртуальна АТС, слід згадати, що міні-АТС встановлюється в офісах для об'єднання IP-телефонів у єдину мережу. Це актуально для інтернет-магазинів, колцентрів, обслуговуючих компаній та мережевих представників. Замовляючи послугу віртуальної телефонної станції, всі дані будуть на сервері провайдера, а обмін інформацією відбувається за SIP- та VoIP-протоколами. Передавати можна як відео, так і аудіо. Оплата за послугу помісячна, тому компанії одразу не потрібно купувати дорогі міні-АТС для обладнання офісів та контактних центрів.
Функції та можливості хмарної АТС
Щоб детальніше розібрати, як працює хмарна АТС та в чому її переваги, необхідно розібрати саму структуру пристрою. Ключова функціяВіртуальна автоматична телефонна станція - це отримання багатоканального номера для всіх телефонів організації. Якщо абонент дзвонить на номер компанії, він направляється на вільного оператора. Якщо всі вони зайняті - абонент чекає черги, поки не відбудеться автоматичне з'єднання з співробітниками коллцентру, що звільнився. Також хмарні АТС підходять для підключення функції голосового меню, коли абонент вибирає ті чи інші пункти шляхом набору цифр на своєму телефоні. Це актуально для великих контактних центрів із кількома відділами операторів. Для організацій із власним сайтом можлива інтеграція з послугами «Зворотний дзвінок». Усі заявки обробляються автоматично.
Інші можливості:
- створення конференцій зв'язку між учасниками з різних кінців світу;
- Підключення сервісу для запису телефонних розмов;
- Підключення "чорного списку";
- Голосова пошта;
- Електронний факт та відеодзвінки.
Крім підключення IP-пристроїв, допускається синхронізація віддаленої АТС з мобільними пристроямиі навіть комп'ютерами. Провайдер надає номер на вибір зі списку. У ньому доступні переважно міські номери з кодами столиць та великих міст.
Економія на тарифах та інші переваги підключення віртуальної АТС
Багато хто задається питанням про те, що потрібно для переходу на віртуальну АТС. Для цього необхідно лише зв'язатися з оператором, який надає таку послугу. На відміну від встановлення фізичної міні-АТС в офісі, у випадку з хмарним підключенням не потрібно проводити проводи від усіх телефонів, оскільки синхронізація здійснюється безпечним каналом. Сервер працює цілодобово без ризиків збою чи пошкоджень. Тому абоненти матимуть доступ до дзвінка за номером компанії у будь-який час доби.
Відповідь на запитання: «навіщо потрібна віртуальна АТС?» криється у фінансовій вигоді. Економія для компанії при підключенні віртуальної автоматичної телефонної станції досягається не тільки на тарифікації дзвінків, а й монтажі, обслуговуванні та закупівлі телефонного обладнання. Підключення послуги займає лише кілька годин. Подальше налаштування здійснюється в офісі через веб-інтерфейси.
Для створення та модернізації корпоративної мережізв'язку можна використовувати Віртуальна АТС. З її допомогою легко побудувати та оптимізувати всі процеси комунікації для бізнесу.
На основі Віртуальної або міні-АТС можна звести всі канали комунікацій в один: від звичайних дзвінків та повідомлень про звернення клієнтів та партнерів до месенджерів до створення автоматичних завдань в інтегрованій CRM або ERP-системі.
Переваги, які надає IP телефонія для офісу:
доступність лінії для прийому та здійснення дзвінків;
можливість безкоштовного підключеннянеобмежену кількість внутрішніх номерів для співробітників;
можливість використовувати для з'єднання абонентів підключення як звичайної телефонної мережі, так і на базі IP-мережі;
висока якість та стабільність зв'язку без обривів з'єднання, шумів, перешкод та інших дефектів, які можуть стати на заваді комфортному спілкуванню;
розширені функціональні можливостівіртуальної IP-АТС, особливо під час використання інтеграції віртуальної телефонії з системами управління відносинами з клієнтами (CRM і ERP), не кажучи вже про традиційні завдання (прийом та передача факсу, збереження розмов та переадресація викликів);
відсутність прив'язки до розташування офісу;
можливість підключити динамічний коллтрекінг для відстеження ефективності реклами.
* - гарантується безперебійна робота зв'язку при маршрутизації дзвінків тільки через мережі нашої компанії (без переходів у/з мережі партнерів) та при форс-мажорах.
Хмарна АТС - надійність та інноваційність
Хмарна телефонія - сучасна платформа для компаній з будь-яким штатом, у тому числі з віддаленими співробітниками (працюючими поза офісом). Користується великим успіхом у бізнесу у Москві та інших містах Росії.
Віртуальна АТС - це повнофункціональний сервіс телефонії, технічна база якого заснована на дублюванні всіх елементів інфраструктури, що дає гарантію безперебійної роботи та збереження даних, зокрема записів дзвінків. Оптимальна вартість, можливість інтегрувати з іншими інструментами для бізнесу та розширення функціоналу дають можливість щодня користуватися інноваційним продуктом.
Використовувати хмарну АТС в офісі можна взагалі без телефонів – достатньо підключеного до інтернету комп'ютера чи ноутбука: всі ресурси фактично знаходяться у провайдера. Номер буде віртуальним, тобто без прив'язки до офісу. Підключити та налаштувати Віртуальну АТС можна повністю віддалено.
Підключення за 3 години
Вибраний номер стане доступним для прийому дзвінків відразу після укладання договору
Відсутність прив'язки до адреси
Жодних проводів, жодних складнощів з переїздом або відкриттям нових точок присутності
Підключення номера від 0 руб., Плата за номер від 250 руб/міс, хвилина розмови від 0.42 руб.
Висока надійність
Інфраструктура зв'язку UIS гарантує стабільну роботу – не більше 15 хвилин простою на місяць*
Просте підключення можливостей
Легко підключати та відключати функціонал та оплачувати лише використовувані інструменти та можливості
Технічна підтримка 24/7
І персональний менеджер для зручної роботи з телефонією, Віртуальною АТС та іншими інструментами
Можливості віртуальної АТС для бізнесу
Інтернет магазини
Автоматизація обробки замовлень
Call-центри
Контроль операторів та розподіл викликів
Сервісні компанії
Відстеження всіх стадій взаємодії з клієнтами
Фінансові організації
Це відмінне рішення для компаній, які цінують мобільність. IP-телефонія може працювати з будь-якого куточка світу та не потребує зміни телефонного номера. Хмарна телефонія дозволяє виконувати будь-які налаштування аж до сценарію вибору певного оператора при виконанні заданих умов Особистому кабінеті, що робить Віртуальну АТС дуже гнучким інструментом, що підлаштовується під будь-які потреби та завдання.
Підключення розумної телефонії від UIS дозволяє використовувати різні інструменти: дзвінок із сайту (сайтфон), лідогенератор та онлайн-консультант. З їхньою допомогою компанія може надати клієнтам додаткові канали комунікацій. Підключення Віртуальної АТС - важливий крокдля зростання бізнесу.
Що таке віртуальна АТС
АТС – це телефонна система компанії, яка забезпечує підключення внутрішніх номерів до зовнішніх телефонних ліній та мобільних мереж (загалом, усі робочі телефони ваших співробітників загалом). Віртуальна АТС – це послуга, яка замінює фізичну офісну телефонну станцію. Клієнт отримує у користування програмну IP-АТС.
У випадку з традиційною АТС «залізниця» знаходиться на стороні клієнта, а у випадку з віртуальною станцією – все обладнання та програмне забезпеченнярозгорнуто в оператора, клієнт підключається до АТС через інтернет.
Отже, навіщо бізнесу потрібна АТС?
Створити образ надійної компанії
Уявіть, що ви вирішили замовити собі меблі для кухні. Ви вбиваєте в пошук «Кухонний гарнітур купити» і пошуковик видав сайти інтернет-магазинів. На деяких сайтах вказаний міський номер телефону та номери всіх департаментів, а на решті – лише стільниковий телефон. Кому б ви подзвонили насамперед?
Найчастіше у стартапів та молодих бізнесів банально може не бути офісу, співробітники працюють із дому та використовують стільникові телефони, а на сайтах молоді підприємці вказують особисті мобільні номери. У такій ситуації хмарна телефонія допоможе покращити імідж – створити образ великої компанії, якій можна довіряти. Ви отримуєте міські номери, а також можете створювати окремі номери для своїх департаментів (навіть якщо у вас їх немає). Така функція може знадобитися в спілкуванні з великими корпоративними клієнтами.
Клієнти не встигнуть піти до конкурентів
Уявіть, що ви вирішили змінити зачіску. Для цього потрібно записатися в салон краси. Ви обрали перукарню, на її сайті вказано три номери. Ви дзвоните по першому – зайнято, по другому – зайнято, по третьому – ніхто не підійшов. Ви закриваєте сайт та йдете шукати інший салон краси.
Хмарна телефонія дозволяє приймати дзвінки по одному номеру на стільки пристроїв, скільки ви захочете. Не зміг відповісти один співробітник – відповість інший.
Я розпочинав бізнес у буквальному значенні «вдома». Грошей на повноцінну ІТ-систему не було, і я просто купив сімку з прямим телефоном і працював так деякий час. Бізнес розвивався, став наймати менеджерів. З'явилася потреба у багатоканальності. Публікувати на сайті десяток номерів – дурість. Клієнт зателефонує по одному-двох, там буде зайнято - і він піде до конкурентів. Вихід - організація IP-телефонії та АТС.
Економія
Раніше для підключення міських номерів вам необхідно було проводити в офіс телефонні лінії або купувати стільникових операторівкорпоративні SIM-картки. Тепер достатньо мати ноутбук та підключення до інтернету.
Розміщувати АТС на своєму устаткуванні в офісі було нерозумно (дорогое обслуговування, можливі перебої з електрикою та зв'язком), тому ми розмістили у хмарі. Оренда хмари коштує нам менше 1000 рублів на місяць, включаючи зберігання записів розмов за останній рік. Ще 2000 рублів - абонентська платаза багатоканальний прямий номер телефону(495), та резервний канал. Безлімітні дзвінки на міські номери вже включені у вартість, дзвінки на стільникові – близько 1,5 рубля за хвилину.
на початковому етапіВласний сервер телефонії може бути невигідним (суми витрат починаються від 100 тисяч рублів). На допомогу приходить хмарна IP-АТС: для початку роботи не потрібно купувати додаткове обладнання, а також проводити додаткову телефонну мережув офісі. Вартість варіюється від кількості користувачів, але в середньому починається від 700 рублів за АТС у хмарі. Також для роботи АТС на хмарі достатньо наявності стабільного інтернет-з'єднання та програмного телефону (софтфону), серед яких є як платні, так і безкоштовні варіантиабо IP-телефони.
Контролювати співробітників та оптимізувати бізнес-процеси
Сучасна віртуальна АТС - це програмне забезпечення з безліччю функцій: вбудована статистика кожного дзвінка з можливістю аналізу, запис і зберігання розмов, голосове вітання при вхідних дзвінках, розподіл дзвінків на всіх менеджерів і чергу очікування, віртуальний факс і голосова пошта. Практично будь-яка хмарна АТС може бути інтегрована з CRM, така інтеграція відкриває багато можливостей: ви бачите картку клієнта у вхідному дзвінку, дзвінок автоматично потрапляє на відповідального менеджера, можна створювати сповіщення по телефону про нові послуги тощо.
Я почав слухати розмови менеджерів з клієнтами та партнерами, аналізувати, виявляти слабкі сторони розмови та вчити менеджерів, як уникати помилок, слідувати скрипту. Якість розмов значно підвищилася, а як наслідок, конверсія із вхідних дзвінків у клієнтів піднялася. З'явилася адекватна аналітика щодо кількості вхідних/вихідних дзвінків, їх тривалості, кількість контактів по телефону з клієнтом у середньому.
Тепер у вас є запис усіх розмов
Кілька разів записи розмови заощаджували для бізнесу сотні тисяч рублів. Наприклад, партнер виставив нам штраф за заміну туриста, аргументувавши цей штраф умовами готелю у Болгарії. Ми зателефонували до готелю Болгарії навпростець, і там нам сказали, що жодних штрафів немає. Надіслали запис партнерові – він скасував штраф. Багато конфліктних ситуацій з туристами вдалося уникнути, просто посилаючись на те, що у нас є запис розмови.
Подорожуйте та залишайтеся на зв'язку
Завдяки віртуальній АТС ви можете робити вихідні дзвінки (номер визначається як офісний) та приймати вхідні у будь-якій точці світу, де є інтернет. А ваші співробітники можуть відповідати на вхідний офісний дзвінок із дому.
Якщо ви раптом вирішите переїхати до Таїланду, ваші клієнти цього навіть не помітять. Там, де є інтернет – є ваша телефонія.
Додатковим плюсом є безкоштовний телефон під час поїздок за кордон.
Вам не потрібно бути програмістом чи інженером, щоб налаштувати АТС
Раніше для встановлення телефонної лінії компанія проходила наступні етапи: заявка, прокладання кабелю, налаштування телефонії та її інтеграція у бізнес-процеси. А якщо виникала потреба у зміні налаштувань, доводилося викликати спеціалістів, витрачати час. Неможливо було рівномірно розподілити навантаження на операторів кол-центру та організувати чергу «очікування». З появою хмарних технологійпроцес спростився до трьох кроків: реєстрація у сервісі, оплата та налаштування, що займає не більше 10 хвилин.
Налаштувати все «під себе»
Віртуальна АТС – це програмне забезпечення, яке ви можете інтегрувати з іншими сервісами – а значить, додавати всі необхідні вам функції та фішки.
Ось приклад такої «індивідуальної настройки»:
Ви володієте агентством нерухомості. У вас працює багато агентів-ріелторів, у роботі яких є свої особливості:
- - Вони постійно рухаються і їх необхідно контролювати, інакше дуже складно організувати кілька переглядів об'єктів на день.
- - Якщо непорядний агент отримує доступ до бази об'єктів нерухомості або клієнтів, то він може використати це у своїх особистих цілях – здійснювати угоди «на стороні», забираючи прибуток собі.
Одна з таких агенцій стала клієнтом хмарної АТС AltegroCloud - це віртуальний офіс, інтегрований з CRM, корпоративною мобільним зв'язкомта геолокацією. Ось яке рішення зробила AltegroCloud для ріелторської агенції:
- - Ріелтори, які працюють у місті та постійно перебувають у роз'їздах, при вхідних дзвінках на їх мобільні не бачать прямі номери власників житла. Замість телефонного номера використовується цифровий код клієнта, за яким можна зателефонувати.
- - Дзвінок господині квартири чи молодій сім'ї можливий лише з робочої сім-картки та лише за умови обов'язкового запису розмови. Іншої можливості немає, бо справжній номер захований. За такого сценарію шанси провести «сіру» угоду зводяться до мінімуму.
- - У разі скасування угоди, власник агентства може детально вивчити всі події цієї угоди, включаючи записи розмов.
- - Якщо у клієнта раптом змінився прикріплений агент, немає потреби запам'ятовувати його контакти. Дзвінок за єдиним номером автоматично потрапить на стільникового нового співробітника.
Зараз команда AltegroCloud тестує нові сервіси - сервіс геолокації, прив'язаний до мобільного співробітника, повною історієюдзвінків та етикетки на карті. Скоро клієнти AltegroCloud зможуть спостерігати онлайн, де знаходиться той чи інший співробітник, та дзвонити йому з офісу, клацнувши мишкою по іконці на карті.
Якщо у вас є свої історії корисного використання віртуальної АТС – залишайте їх у коментарях.
Зазвичай для координації роботи співробітників та спілкування з клієнтами компаніями використовується звичний комунікаційний засіб - телефон. Однак маючи численний штат працівників та необхідність щодня здійснювати/приймати велику кількість викликів, одного апарату на весь офіс явно недостатньо. У такому разі виникає потреба впровадження більш серйозного та сучасного комунікаційного обладнання.
Забезпечити безперебійний зв'язок, можна встановивши автоматичну телефонну станцію і розвівши телефонні лінії по робочих місцях. Однак даний методмає недоліки - істотне зростання витрат зв'язок, певні організаційні проблеми, технічно обмежений ресурс. Простішим, практичнішим та економнішим виходом із ситуації є звернення до провайдера VOIP-телефонії та організація в офісі хмарної АТС. Щоб оцінити переваги такого комунікаційного рішення, слід знати, як працює віртуальна АТС і які можливості дає її використання.
Що таке хмарна АТС?
Якщо говорити про функції АТС в цілому, то станція є телефонною системою компанії, за допомогою якої внутрішні номери організації пов'язані з зовнішніми телефонними лініями і мобільними мережами. У випадку з аналоговою АТС, «залізо» фактично знаходиться у клієнта і є складною системою пристроїв.
Віртуальна АТС не є апаратом або девайсом. Це послуга, що надається операторами IP-телефонії та замінює фізичну офісну телефонну станцію. В даному випадку використовується технічне оснащення та програмне забезпечення провайдера, а клієнт отримує в користування програмну IP-АТС, з'єднання з якою відбувається за допомогою інтернету. Використання IP-АТС можливе через VoIP-телефони або програмні програми IP-телефонії. Це рішеннядозволяє швидко та без істотних грошових витрат провести телефонізацію офісу та надати кожному співробітнику персональний робочий телефон.
Як працює хмарна АТС?
Що стосується принципу функціонування хмарної АТС, фундаментом IP-телефонії є технологія VoIP - саме вона визначає порядок передачі звукових даних в Інтернеті. Безпосередньо передача інформації відбувається з використанням міжмережевих або інтернет-протоколів. З комерційною метою зазвичай застосовуються сигнальний протокол SIP. Зберігання всіх даних здійснюється на серверах провайдера, який надає послугу. При цьому функціонал АТС може бути налаштований споживачем для потреб конкретного бізнесу.
Сервер, що забезпечує роботу віртуальної АТС, займається алгоритмічним розподілом вхідних викликів на персональні комп'ютери, смартфони, ноутбуки і т.д. Кількість засобів зв'язку для розподілу практично необмежена. Спочатку, абсолютно всі дзвінки подаються на єдиний номеркомпанії, яка зареєстрована на сервері. При надходженні виклику, складний системний алгоритм, яким працює віртуальна АТС, направляє дзвінок за потрібною адресою.
Іншими словами, механізм роботи віртуальної АТС полягає в наступному: всі вхідні (одноразово або в різний час) дзвінки надходять на віртуальну «хмару», після чого відбувається миттєва переадресація виклик сервером, згідно з заданим адміністратором сценарієм, на SIP-телефон адресата або групу співробітників. Крім з'єднання дзвінка з фізичним номером, може бути налаштована наступна логіка обробки вхідних дзвінків:
- Відтворення привітання, звуковий файлабо активація голосового меню;
- Переадресація залежно від часу чи дня тижня;
- Виконання дії у разі зайнятості всіх каналів або відсутності відповіді;
- Прийняття повідомлення на голосову пошту та його надсилання на e-mail.
Переваги використання віртуальної АТС
Зважаючи на особливості послуги, для підключення телефонії відсутня необхідність прокладання проводів, придбання дорогого обладнання та його подальшого обслуговування. Достатньо мати стійке і, бажано, високошвидкісне підключеннядо мережі. Таким чином, за мінімальних одноразових витрат компанія отримує всі можливості офісної АТС, а регулярні витрати на комунікативну ланку зводяться до мінімуму.
Крім високої якості телефонного зв'язкута багатоканальності номера, для ефективної роботисучасним офісам необхідні та додаткові функції, які також включені, можуть бути підключені в рамках хмарної АТС. Сюди входить:
- Можливість інтеграції із сайтом;
- Ведення деталізованої звітності;
- Запис телефонних розмов;
- Відеодзвінки, голосова пошта та конференц-зв'язок;
- Електронний факс;
Як показує практика, використання віртуальної АТС може відчутно спростити бізнес-процеси та оптимізувати витрати, а також дає безмежні можливості щодо розширення числа співробітників. Не менш важливо, що завдяки відсутності фізичної прив'язки офіс може змінювати своє місце розташування, а співробітники вирушати у відрядження, але це ніяк не позначиться на роботі віртуальної АТС і безперебійності зв'язку.