При роботі з великою кількістю електронних скриньок, або різним типомкореспонденції, дуже зручно сортувати листи з різних папок. Таку можливість надає поштова програма Microsoft Outlook. Давайте з'ясуємо, як у цій програмі створити нову директорію.
У Microsoft Outlook створити нову папку досить просто. Насамперед, переходимо до розділу головного меню «Папка».
З списку функцій, що відобразився, у стрічці, вибираємо пункт «Нова папка».
У вікні, що відкрилося, вписуємо те ім'я папки, під яким ми хочемо в майбутньому її бачити. У формі трохи нижче вибираємо тип елементів, які зберігатимуться у цій директорії. Це може бути пошта, контакти, завдання, нотатки, календар, щоденник або форма InfoPath.
Далі, вибираємо батьківську папку, де розміщуватиметься нова папка. Це може бути будь-яка існуюча директорія. Якщо ми не хочемо перепідпорядковувати нову папку якійсь іншій, то вибираємо як розміщення ім'я облікового запису.
Як бачимо, у програмі Microsoft Outlook створено нову папку. Тепер можна переміщати сюди листи, які користувач вважає за потрібне. За бажанням також можна налаштувати правило автоматичного переміщення.
Другий спосіб створення директорії
Існує ще один спосіб створення папки у програмі Microsoft Outlook. Для цього, клацаємо в лівій частині вікна по будь-якій з існуючих директорій, які встановлені в програмі за замовчуванням. Це папки: «Вхідні», «Надіслані», «Чернетки», «Видалені», «RSS-канали», «Вихідні», «Небажана пошта», «Папка пошуку». Вибір на конкретній директорії зупиняємо, виходячи з того, для яких потреб буде нова папка.
Отже, після натискання на вибрану папку, з'являється контекстне меню, у якому потрібно перейти до пункту «Нова папка…».
Створення папки пошуку
Дещо відрізняється алгоритм створення папки пошуку. У розділі програми Microsoft Outlook «Папка», про яку ми говорили раніше, на стрічці доступних функцій клацніть «Створити папку пошуку».
У вікні, виконуємо налаштування папки пошуку. Вибираємо найменування типу пошти, яким буде здійснюватися пошук: «Непрочитані листи», «Листи, позначені до виконання», «Важливі листи», «Листи від зазначеного адресата», тощо. У формі внизу вікна, вказуємо обліковий запис, для якого буде здійснюватися пошук, у разі, якщо їх кілька. Потім тиснемо на кнопку «OK».
Після цього в директорії «Папки пошуку» з'являється нова папка з тим найменуванням, тип якого було обрано користувачем.
Як бачимо, у програмі Microsoft Outlook існує два типи директорій: звичайні та папки для пошуку. Створення кожної їх має власний алгоритм. Папки можна створювати як через головне меню, так і через дерево каталогів у лівій частині інтерфейсу програми.
Отже, ми розглянули основні аспекти роботи з електронною поштою: створення повідомлення, відправлення та прийом, а також відповідь, пересилання та встановлення параметрів електронної пошти. Все це, безперечно, дозволяє на гідному рівні організувати вашу комунікаційну діяльність. Але розглянуті нижче можливості Outlook дозволяють не тільки організувати цей процес, а й оптимізувати його, що робить Microsoft Outlook лідером серед поштового. програмного забезпечення.
Майстер правил- це спеціальний засіб Outlook, який допомагає обробляти електронну пошту. Правила визначають дії, які мають автоматично виконуватися для тих чи інших повідомлень. Створене правило застосовується програмою Microsoft Outlook до вступників або до надісланих повідомлень.
Правила Outlook
Правила -це набір умов, дій та винятків для обробки та впорядкування повідомлень. Кожне правило складається з трьох елементів: однієї або кількох умов, що описують повідомлення, до яких застосовується це правило; однієї або кількох дій, що визначають операції, які потрібно виконати з повідомленнями, що задовольняють умовам, та одного або кількох винятків, що вказують, до яких повідомлень не повинно застосовуватись це правило. Наприклад, усі повідомлення, отримані від вашого керівника (умова), окрім тих повідомлень, які мають високу важливість (виключення), можна автоматично перемістити в окрему папку (дія).
У табл. 9.7 наведено стандартні види правил та їх опис.
| Вигляд правила | Опис правила |
| Перевірка повідомлень після отримання | Застосувати це правило, коли отримано повідомлення |
| Перевірка повідомлень після надсилання | Застосувати це правило, коли надіслано повідомлення |
| Переміщення нових повідомлень від будь-кого | Застосувати це правило, коли отримані повідомлення від<отправители или список рассылки>перемістити до папки<имя> |
| Повідомлення при отриманні важливих повідомлень | Застосувати це правило, коли отримані повідомлення, адресовані мені та мають високу важливість. Повідомити мене, використовуючи повідомлення<текст> |
| Переміщення повідомлень на основі змісту | <текст>у тексті чи полі Тема (Subject). Перемістити до папки<имя> |
| Видалення обговорення | Застосувати це правило, коли отримані повідомлення, що містять<текст>у полі Тема (Subject). Видалити їх |
| Позначка повідомлень від будь-кого | Застосувати це правило, коли отримано повідомлення від відправника або список розсилки. Встановити для них позначку<действие и срок> |
| Визначення категорій надісланих повідомлень | <получатель или список рассылки>. Помістити їх у категорії<имя> |
| Визначення категорії на основі змісту | Застосувати це правило, коли отримані повідомлення, що містять<текст>у тексті чи полі Тема (Subject). Помістити їх у категорії<имя> |
| Переміщення надісланих повідомлень | Застосувати це правило, коли надіслано повідомлення, адресовані<получатель или список рассыл-ки>. Перемістити копію до папки<имя> |
| Припинення обробки всіх наступних правил | Застосувати це правило, коли отримано повідомлення. Зупинити подальшу обробку правил |
Таблиця 9.7. Стандартні видиправил та їх опис
Створення правила
Давайте розглянемо роботу Майстра правил (Rules Wizard) на наступному прикладі. Припустимо, що ви є Інтернет-передплатником і щодня вам надходять повідомлення від сервера передплати (у моєму випадку це новини дня від CityCat). Природне бажання - автоматично переміщувати новини до спеціально створеної для них папки. Але припустимо, що, крім новин від CityCat, приходять і повідомлення про погоду. Більше того, якщо повідомлення (новина) матиме вкладення, не хотілося б поміщати його до цієї папки.
Таким чином, можна задати таке правило: "Переміщати нові повідомлення до папки CityCatза умови, що відправник - CityCat та тема повідомлення містить текст "новини", за винятком тих випадків, коли повідомлення містить вкладення".
Приклад 9.31. Створення правила
> Сервіс > Майстер правил...
Створити...
Створити правило на основі шаблону
Вида правил Переміщення нових повідомлень від будь-кого
Опис правила
Ім'я City Cat
Ім'я:= <Имя папки>
Помістити до папки Вхідні
<Текст>
Додати новий:=<текст>(Рис. 9.47)
Name of Rule:= <Имя правила>
Виконайте це правило на повідомленнях, які вже знаходяться в папці Вхідні
Після натискання кнопки Готово(Finish) буде запущено правило для елементів папки Властивості користувача(Personal Folders). Наразі правило повністю готове до роботи.
Робота з правилами
Усі створені правила знаходяться у списку Застосувати правила у такому порядку(Apply rules in the following order) діалогового вікна Майстер правил(Rules Wizard). Можна створювати, змінювати, перейменовувати та видаляти правила за допомогою відповідних кнопок.
У разі потреби можна вимкнути або вмикати режим виконання правил. Для цього зніміть або встановіть прапорець поруч із назвою режиму.
Якщо є більше одного правила, можна змінювати послідовність їх виконання за допомогою кнопок Вгору(Move Down) та вниз(Move Up). У деяких випадках порядок виконання правил має велике значення.
Також, окрім автоматичного, Майстер правил підтримує ручне виконання створених правил.
Приклад 9.32. "Ручне" виконання правил
Виконати...
Включаючи вкладені папки
Застосувати до Всі повідомлення
Виконати
На закінчення даного розділу я хочу навести ряд зауважень та порад щодо роботи з Майстром правил.
- Дуже добре обміркуйте, яким чином ви структуруватимете повідомлення. Важливо чітко розуміти роботу Outlookіз обраною вами структурою. Так, наприклад, можна створювати однотипні папки для кожного контакту, що містять підпапки: Вхідні(Inbox) - для повідомлень, що прийшли від контакту, і Надіслані(Sent Items) – для відправлених йому.
- Створюючи правило, продумайте його алгоритм. Переконайтеся, що правило не перетинається з іншими і не суперечить собі, щоб згодом не шукати повідомлення там, де його немає. Іноді у разі Майстер правил видає попередження про несумісності.
- У випадку, якщо повідомлення не задовольняє жодному правилу, воно поміщається в папку Вхідні(Inbox)
- Не забувайте ще про одне загальному засобіструктуризації - Категорії(категорія). Створіть для типових повідомлень правила визначення категорій.
Думаю, будь-які адміністратори Exchange і співробітники техпідтримки стикалися з некоректно налаштованими правилами Outlook і їм доводилося витрачати часто досить багато часу, намагаючись розібратися в проблемі. Якби була можливість керувати правилами віддалено не перериваючи роботи користувача, це дуже допомогло б багатьом.
На щастя, якщо ви використовуєте Exchange Server 2010 то ви і є цим щасливцем. Ми можемо використовувати Exchange Management Shell та кілька командлетів для виконання всіх дій над правилами. У нас є можливість створювати, видаляти, відключати та змінювати правила поштової скринькибез взаємодії з користувачем!
Розуміння обробки правил
Правила, що виконуються на стороні сервера, не вимагають будь-яких дій від локальної машини. Як приклад подібних правил можна показати наступні: зміна важливості повідомлення, переміщення вхідного повідомлення в певну папку, видалення повідомлення та інше.
Правила, що виконуються на стороні клієнта, вимагають обробки OutlookПрикладом такого правила буде переміщення певного повідомлення в PST папку. Це правило не може бути оброблено на стороні сервера, оскільки сервер не працює з файлами PST в даному контексті.
Коли ви створюєте правило в Outlook і деякі опції вимагають обробки на стороні клієнта, Outlook попереджає вас про це наступним повідомленням:
Чому важливо знати різницю між видами обробки правил? Коли ми керуватимемо правилами за допомогою Exchange Management Shell, всі правила, що виконуються на клієнтській стороні, будуть видалені.
Створення правил в Outlook 2010.
Створювати правила за допомогою Outlook 2010 дуже просто. Для того, щоб зробити це, натисніть кнопку Rules,розташовану в меню Home, потім натисніть Manage Rules & Alerts…і ви побачите список усіх правил. Якщо у вас є якісь клієнтські правила, вони відзначені як (client-only)наприкінці кожного правила.
Перегляд правил через EMS
Тепер, коли ми знаємо, як створювати правила за допомогою Outlook 2010, настав час навчитися отримувати список усіх правил певного користувача через Exchange Management Shell.
Командлет, який використовується для отримання списку називається Get-InboxRule:
Get-InboxRule –Mailbox
Якщо ви хочете побачити якесь певне правило, використовуйте команду
Get-InboxRule –Mailbox
Для більш зручного перегляду правил використовуйте таку конструкцію:
Get-InboxRule –Mailbox
Зміна правила
Припустимо, що ваш керівник має правило, яке виставляє для повідомлень, що містять слово Payroll блакитну категорію. Однак цього ранку він раптово вирішив, що було б набагато веселіше, якби цим листам виставлялася червона категорія і вони позначалися як важливі.
У нас є різні шляхи для вирішення цього завдання: ми можемо надіслати співробітника техпідтримки, який на місці за 10 секунд виправить правило, або ми можемо підключитися до керівника віддалено та виконати дана діяабо ми можемо скористатися даним посібником і зробити все швидко і красиво не перериваючи роботи користувача.
Рішення, яке займе мінімальний час і не виставить вас зайвий раз перед начальством здається кращим? Отже, зробимо це. Для початку запустимо командлет із попередньої секції для перегляду правил.
Тепер подивимося на правило детальніше за допомогою командлета:
Get-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity “Subject contains 'Payroll'”
і на наступному малюнку ми можемо побачити, що нам потрібно змінити атрибути ApplyCategory і MarkImportance.
Тепер ми знаємо потрібні нам атрибути, від нашого керівника знаємо які значення необхідно їм надати, займемося цим:
Set-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains 'Payroll'" -ApplyCategory (Red Category) -MarkImportance 2
Тепер перевіримо правило і переконаємось, що все працює.
Вимкнення або видалення правил
Ми також маємо можливість відключати або видаляти правила. Припустимо, що наш керівник знову змінив свою думку (буває у них таке, що вдієш) і тепер він не хоче що з повідомленнями, що містять слово Payrollвідбувалися якісь зміни. Ми можемо виконати це просто відключивши правило за допомогою наступного командлету:
Disable-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains 'Payroll'"
Результат можна побачити на малюнку нижче:
Якщо ви бажаєте повністю видалити правило, процес дуже схожий, відрізняє лише командлет. Використовуйте:
Remove-Inboxrule –Mailbox
Командлет запросить підтвердження видалення. Натисніть Y і правило буде видалено
Створення правил за допомогою EMS
Поряд із зміною, видаленням та вимкненням правил ми також можемо створювати нові правила за допомогою Exchange Management Shell. Припустимо нам потрібно створити правило, при якому будь-якому повідомленню, що надходить від IT відділу, буде присвоюватися помаранчева категорія та висока важливість.
Для створення цього правилабуде використаний наступний командлет:
New-InboxRule -Mailbox anderson -Name ADM_ITRule -From [email protected]-ApplyCategory 'Orange Category' -MarkImportance 'High'
Використовуючи цю концепцію, ми можемо створювати правила для групи користувачів. Припустимо, нам потрібно налаштувати попереднє правило для всіх користувачів. Ми можемо зробити це за допомогою наступного командлету:
Get-Mailbox | foreach (New-InboxRule -Mailbox $_. Name -Name
Пам'ятайте про те, що йшлося на початку статті. Після запуску цього скрипта будуть видалені всі правила, що виконуються на стороні клієнта. У разі саме цього скрипту всі правила будуть видалені всім користувачам. Будьте пильні.
Якісний та недорогий ремонт квартир під ключ. Відмінні майстри зроблять із вашої квартири чи будинку цукерку. Квартирне питання позеленіє із заздрощів побачивши цей ремонт.
На мій погляд найважливіша частина будинку – це кухня. У ній ми осягаємо премудрості кулінарії, захоплюємося стравами. І перебувати в негарній, погано організованій кухні для мене просто огидно. Саме тому кухні Довгопрудного дали мені саме те, що я хотів – гарну, зручну, функціональну кухню.
Можливо не всі знають що Outlook має дуже зручну систему сортування листів по папках. Якщо Вам надходять листи з різних компаній/людей, можна створити структуру папок для того, щоб листи з кожної компанії лежали в окремій папці.
Наприклад, (Мал. 1) у мене створено папки для листів від колег.
Для створення правила автоматичного сортування листів клацніть правою кнопкоюмиші на листі, який потрібно автоматично перемістити і виберіть « Створити правило»(Мал. 2).
Якщо такої папки немає, то натисніть кнопку « Створити…» для створення папки. (Мал. 3)
Натисніть « Ок». У вікні поставте галочку і натисніть « Ок»(Мал. 4).
Після цього всі листи від цього відправника будуть надходити не до папки Вхідні, а до тієї, яку Ви обрали.
Якщо Вам необхідно налаштувати одержання листів від компанії Company з адресами Ім'я@company.ru, то можна налаштувати автоматичне сортування для всіх листів, які закінчуються на @compamy.ru.
Для цього при створенні правила відзначте лише галочку. Перемістити елемент до папки» та натисніть кнопку « Додатково»(Мал. 5).
Після цього введіть закінчення e-mail адреси(наприклад, company.ru) і натисніть «Додати». Після цього натисніть « Ок»(Мал. 7).
Все правило створено. Тепер усі листи від компанії company будуть надходити не до папки Вхідні, а до тієї, яку Ви обрали. Аналогічно можна налаштувати сортування листів за багатьма іншими параметрами (див. рис. 6).
Використовуйте правила папки "Вхідні" для автоматичного виконанняпевних дій із повідомленнями, які до неї надходять.
Щоб дізнатися, як використовувати архівацію, очищення та інші засоби, див. Упорядкування папки "Вхідні" за допомогою архівації, очищення та інших інструментів у Outlook.com .
Створення правил для папки "Вхідні"
Правила застосовуються до вхідних повідомлень і можуть створюватися у будь-якій папці.
Щоб швидко створити правило, яке переміщає всі повідомлення від певного відправника або набору відправників до папки, у списку повідомлень клацніть правою кнопкою миші лист, для якого ви хочете створити правило, і виберіть команду Створити правило.
Виберіть папку, до якої потрібно перемістити всі повідомлення від цього відправника або набору відправників, і натисніть кнопку ОК.
Натисніть кнопку ОК.
Якщо ви бажаєте, щоб окрім переміщення повідомлення від певного відправника або набору відправників до папки виконувались будь-які інші дії, виберіть Додаткові параметри.
У кожного правила має бути як мінімум три елементи: ім'я, умова та дія. Правила можуть містити винятки для умов. На кожному етапі можна додати кілька умов, дій або виключень за допомогою кнопок Додати умову, Додати діюі Додати виняток.
Якщо ви не бажаєте, щоб після цього правила оброблялися інші, встановіть прапорець Зупинити подальшу обробку правил. Щоб отримати додаткові відомості, див. зупинку обробки додаткових правил у Outlook.com.
Зміна правила для папки "Вхідні"
Примітка:Деякі правила, створені в інших версіях Outlookне обробляються в Outlook.com. Таке правило неможливо виконати або змінити в Outlook.com.
Видалення правила для папки "Вхідні"
Також корисно знати...
Можливо, ви створили правило для переадресації або перенаправлення повідомлень, які ви отримуєте на іншу адресу електронної пошти. У такому випадку важливо знати, чим відрізняються переадресація та перенаправлення.
Переадресація полягає у надісланні листа, отриманого вами, іншому одержувачу. Якщо одержувач відповість, його відповідь прийде на адресу, з якої надіслано вищезгадане повідомлення.
Перенаправлене повідомлення зберігає вихідного відправника у рядку "Від". Коли одержувач, якому було перенаправлено повідомлення, відповідає, його відповідь прийде відправнику.
Чи є додаткові питання?
