Інформаційна система управління ресурсами будівельної організації. Інформаційні системи в менеджменті будівельної організації

Журнал "Будівельна техніка і технології", №4, 2008

Основна складова. Роль інформаційних систем в процесах управління будівельними та девелоперськими проектами. Вадим Цветков, комерційний директор "Вест Концепт".

Вступ
Основною складовою будівельного бізнесу (близько 90% вкладень) є стадія ведення проектів. В першу чергу це стосується будівельних і девелоперських компаній, а також компаній, що спеціалізуються на розвитку територій і створення інфраструктури будівництва, тобто дорожньо-будівельних компаній, підрядних будівельних організацій. Багато в чому проекти капітального будівництва будівель і споруд та створення супутньої інфраструктури залежать від загального підходу до процесу. Те, наскільки якісно компанія зможе управляти проектами, їх ризиками, термінами, бюджетом і багатьма іншими складовими, і буде впливати на бізнес в цілому. Крім людського фактора не можна не брати до уваги допоміжні інструменти - інформаційні системи для управління бізнесом.

Інвестиційна складова девелопменту, та й будь-якого іншого аспекту будівельного бізнесу, додає свої особливості, пов'язані перш за все з пошуком фінансування і структурою його джерел. Кредити фінансових інститутів, аванси покупців, власні кошти, позики інших, і тому числі урядових організацій, кошти, залучені на aкціонерних засадах, іноземні кредити і т.д. - всі ці джерела зустрічаються в практиці девелоперів і будівельників. Щоб працювати з ними, фінансовий директор повинен мати високу кваліфікацію. Він часто стикається з необхідністю маневрувати фінансовими ресурсами через тимчасове заморожування будівництва на одному об'єкті і високих темпів виконання робіт на іншому. У будівельних організаціях фінансове планування практично цілком залежить від планування проектного.

У процесі управління фінансами розвиненою будівельної і девелоперської структури доводиться обережно підходити до питання використання забудовником коштів пайовиків і / або інвесторів. Глава 25 Податкового кодексу зобов'язує враховувати нецільове використання коштів при визначенні бази оподаткування. Цілком імовірним є, шануй перекидання згаданих коштів керуючою компанією з одного oб'екта (на якому з яких-небудь причин будівництво тимчасово зупинено) на іншій (де будівництво інтенсифікується), витлумачена як нецільове іспольеованіе, може спричинити виникнення податкових зобов'язань. При гаком маневрі проблему частково допомогла б вирішити правильна класифікації засобів. Будівельний бізнес давно чекає і такого необхідного кроку в рамках податкової реформи, як прискорення процедури відшкодування ПДВ при капітальному будівництві.

Це одна з багатьох проблем, з якими стикаються компанії будівельної галузі та вирішити яку може інформаційна система підприємства.

Проблеми в управлінні проектами
У період створення та зростання компанії її проектна організація органічно вплетена в її життя. Група вищих функціональних керівників становить одночасно і штаб проекту / проектів. Однак число проектів в портфелі, наприклад, успішного девелопера стрімко зростає. Відповідно, з'являються нові співробітники - керівники проектів. Вищий виконавчий менеджмент все частіше усувається від вирішення завдань повсякденного проектного управління. Слідом за ним і функціональні менеджери переключаються на виконання лише облікових і контрольних функцій.

Вважається, що організація має загальний централізований штаб, і це дозволяє їй економити на витратах, пов'язаних з утриманням додаткових бухгалтерів, кошторисників, юристів і т.п. Тут не зайве згадати про те, з кого такий штаб складається фізично: це, як правило, ті ж самі люди, які 5-7 років тому починали девелоперський бізнес разом з власниками, вирішуючи виключно оперативні завдання управління, пов'язані з будівництвом того чи іншого об'єкта. З одного боку, вони звикли мислити в категоріях конкретного договору будівельного підряду, розцінок на той чи інший вид СМР і матеріалів або, наприклад, тижневої заявки на витрачання грошових коштів. З іншого - вони паралельно з роботою вчилися на курсах, отримували другі і треті дипломи, ріс рівень їхньої самооцінки. І ось тепер цей штаб не схильний більше обслуговувати проекти (тільки контролювати!), Іншого ж штабу у нових керівників проектів немає.

В результаті десяток новоспечених проектних менеджерів тижнями стоять в черзі на прийом до фінансового директора компанії.

Так виникає і розгоряється непримиренний конфлікт між процесом і результатом бізнес-діяльності. Менеджери компаній, що управляють багатопрофільних промислово-будівельних холдингів разом з консультантами підлягає ламають голову над складанням вичерпного реєстру власних бізнес-процесів, будучи часом не в змозі усвідомити, що головним і, по суті, єдиним бізнес-процесом у них є як раз управління проектом, а вся інша діяльність повинна будуватися виключно навколо і для якісного і своєчасного вирішення саме цього завдання.

Якщо виділити основні складності проектів в будівництві, то вони в загальному і цілому зводяться до наступних тез:

порівняно тривалий термін ведення проекту;
проекти розвиваються паралельно, мають різну структуру і терміни початку і закінчення робіт;
проекти географічно віддалені один від одного, як в рамках одного міста, так і широко за його межами;
людський фактор: люди йдуть, а компанія втрачає їх компетенцію і знання.

І нижче наведемо трохи статистики від консалтингової компанії Standish Group:

31% проектів завершуються провалом;
53% проектів завершуються з перевитратою бюджету в середньому в 1,9 рази;
тільки 16% проектів укладаються в термін і бюджет.

Нижче ми постараємося показати, як вирішуються багато завдань за допомогою інформаційних систем.

Рішення задач і інструменти
При вирішенні тих чи інших завдань, проблем важливо мати хороший інструмент. Існує досить багато інформаційних систем, що дозволяють і допомагають проектним менеджерам, керівникам компанії, що здійснює проектну діяльність, вирішувати свої виробничі завдання більш ефективно. Що дозволяє робити система? Що вона здатна поліпшити? Розглянемо більш докладно ці питання.

Впровадження єдиної системи планування і управління проектами допоможе істотно підвищити ефективність реалізації проектів компанії. За рахунок чого це досягається? Як правило, впровадження інформаційної системи передбачає не тільки автоматизацію процесів компанії. Це досить серйозний процес, який здатний «струснути» організацію, в хорошому сенсі цього слова. Вплив проекту впровадження можна алегорично побачити на прикладі того, як впливає виробнича гімнастика на працівника сидячого праці в самий розпал його роботи. Кров з новою силою біжить по венах, працювати стає легше, втома йде, і ми готові до нових подвигів.

Основними перевагами використання інформаційної системи управління проектами є:

можливість регламентування процедур управління проектами;
визначення та аналіз ефективності інвестицій;
використання математичних методів розрахунку тимчасових, ресурсних, вартісних параметрів проектів;
централізоване зберігання інформації за графіком робіт, ресурсів та вартості;
можливість швидкого аналізу впливу змін в графіку, ресурсному забезпеченні та фінансуванні на план проекту;
контроль виконання робіт на проектах;
облік і управління ризиками проектів;
забезпечення контролю якості робіт;
управління і контроль поставок та контрактів при забезпеченні проектної діяльності;
визначення інформаційних потоків проектної діяльності;
можливість автоматизованої генерації звітів і графічних діаграм, розробки документації по проекту;
підтримка використання архіву проектів і накопичення знань.

Крім перерахованих вище можливостей система здатна дисциплінувати компанію, її працівників, підвищити рівень відповідальності персоналу.

Кожен проект обов'язково проходить через певні стадії, такі як планування виробництва робіт, фактичне відстеження і контроль їх виконання, аналіз результатів проекту і т.д.

планування
Етап планування є одним з найбільш важливих. На цьому етапі визначаються проектні завдання, роботи, їх технологічні залежності, бюджет і терміни проекту. Досить часто планування розуміють тільки як складання графіка робіт, не зважаючи на управління ресурсами, складання бюджету і т.д.

У багатьох системах управління проектами графіки виходять автоматично, якщо визначено завдання і ресурси:

календарно-мережеві графіки проекту;
графік проведення тендерів;
план укладення договорів;
бюджет руху грошових коштів, план платежів і надходжень.

Всі перераховані графіки об'єднуються в єдиний план проекту, з якого можуть бути отримані бюджет доходів і витрат за проектом і бюджет руху грошових коштів.

Вартість робіт виходить автоматично за рахунок підключення ресурсів, які виконують роботи або просто задіяні в їх виконанні. Кожен з ресурсів, будь то послуги підрядника або будівельний матеріал, мають власну вартість. Це дозволяє автоматично формувати вартість робіт в залежності від тривалості завдань і робіт.

Отриманий бюджет необхідно затвердити. Як правило, інформаційна система надає можливість створення регламенту проходження цього процесу. Основні задіяні особи або ролі в проекті утворюють послідовність дій:

твердження менеджером проекту;
твердження куратором проекту;
твердження фінансовим департаментом.

Після затвердження формального плану на менеджера лягає завдання по його реалізації.

відстеження факту
У міру здійснення проекту керівники зобов'язані постійно контролювати хід робіт. Контроль полягає в зборі фактичних даних про хід робіт і порівнянні їх з плановими. На жаль, при управлінні проектами можна бути абсолютно впевненим у тому, що відхилення між плановими і фактичними показниками трапляються завжди. Тому завданням менеджера є аналіз можливого впливу відхилень у виконаних обсягах робіт на хід реалізації проекту в цілому і при виробленні відповідних управлінських рішень. Наприклад, якщо відставання від графіка виходить за прийнятний рівень відхилення, може бути прийнято рішення про прискорення виконання певних критичних завдань за рахунок виділення на них більшого обсягу ресурсів.

Співробітники, які беруть участь в проекті, отримують список своїх завдань і проставляють факт їх виконання:

менеджер, відповідальний за проект, стверджує факт виконання завдання;
зміни термінів і вартості завдань відображаються в плані.

Аналіз і регулювання ходу робіт проекту
Перманентно в ході проектної діяльності необхідно виконувати ряд функцій, без яких проектна діяльність була б неможлива.

Після закінчення проекту його керівник повинен виконати ряд завершальних заходів. Конкретний характер цих обов'язків залежить від характеру самого проекту. Якщо в проекті використовувалося обладнання, треба провести його інвентаризацію і, можливо, передати його для нового застосування. У разі підрядних проектів треба визначити, чи задовольняють результати умовам підряду або контракту. Може бути, необхідно скласти остаточні звіти, а проміжні звіти за проектом організувати у вигляді архіву.

Функціональні області управління
Управління змінами в проекті
Для успіху проекту критично важлива можливість тримати під контролем неминучі зміни, які виникають в спочатку певних і узгоджених структурах, обсягах, змісті і в результатах робіт.

Формалізований процес управління змінами повинен бути запущений в проекті якомога раніше, і вже ніяк не пізніше, ніж завершиться формальне визначення його предметної області.

Головний сенс процесу управління змінами полягає в тому, щоб всякий раз, коли приймаються рішення про зміни в предметній області, враховувався вплив цих змін на фінансову складову проекту. Зауважу, що згадуються зміни предметної області проекту не обов'язково збільшують обсяг робіт і вартість всього проекту. Вельми часто можуть прийматися зміни, які зменшують загальний обсяг робіт, хоча в реальному житті зміни, що збільшують обсяг робіт, звичайно, трапляються набагато частіше.

Проектні зміни можуть фінансуватися з внутрішнього бюджету проекту або ззовні. Але незалежно від цього в процес управління змінами обов'язково повинно бути включено декілька істотних моментів.

Система управління проектами, як правило, наочно відображає загальний план проекту у вигляді діаграми взаємопов'язаних завдань, а також в режимі реального часу показує, як зміна, наприклад, тривалості того чи іншого завдання здатне вплинути на хід всього проекту або навіть портфеля проектів в цілому.

управління вартістю
Управління вартістю в проекті починається з планування його бюджету. Вартісна оцінка - це оцінка ймовірну вартість ресурсів, які будуть потрібні для виконання робіт. Вартісні оцінки розраховуються протягом всього проекту.

Ми в минулих статтях вже розглядали детально процес бюджетування і складання фінансових планів, тому акцентуватися на цьому зараз не будемо.

На ранніх стадіях проекту невизначеність у розумінні реального обсягу робіт проекту ще занадто велика і немає ніякого сенсу в витратах зусиль на розрахунок більш точних оцінок вартості для кожної стадії проекту, ніж це необхідно на поточний момент.

Існує кілька загальноприйнятих методів розрахунку вартісних оцінок. Кожен може вибрати метод, що забезпечує необхідну точність оцінки і відповідний його можливостям по грошовим і трудовим затратам на проведення самої вартісної оцінки.

Метод оцінки «зверху вниз»
Метод оцінки вартості «зверху вниз» (top down estimate) використовується для оцінки витрат на ранніх стадіях проекту, коли інформація про проект ще дуже обмежена. Сенс такої укрупненої експертної оцінки в тому, що вона проводиться узагальнено і проект оцінюється в цілому по одному показнику. Оцінка зручна тим, що не вимагає великих зусиль і часу. Недоліком же є не така висока точність, яка могла б бути при більш детальній оцінці.

Метод оцінки «знизу вгору»
Метод оцінки «знизу вгору» потрібен для вироблення узгодженої базової ціни проекту або остаточної вартісної оцінки проекту. Назва методу відображає спосіб розрахунку вартісної оцінки - метод передбачає оцінку витрат на детальних рівнях проекту, а потім підсумовування витрат наболее високих рівнях узагальнення для отримання оцінки вартості (кошторису) всього проекту. Для здійснення такої «згортки» витрат можна використовувати структуру декомпозиції робіт (СДР або WBS) проекту. Перевага цього методу полягає в точності одержуваних результатів, яка, в свою чергу, залежить від рівня деталізації при оцінці витрат на початкових стадіях розгляду. З математичної статистики відомо, що чим більше деталей додається в розгляд, тим вище точність оцінки.

Недоліком цього методу є те, що витрати коштів і часу на виконання детальної оцінки значно вище, ніж при використанні методу «зверху вниз».

Метод оцінки «за аналогом»
Метод оцінки «за аналогом» є однією з різновидів методу оцінки «зверху вниз». Суть його полягає в тому, що для передбачення вартості оцінюваного проекту використовуються фактичні дані про вартість раніше виконаних проектів. В основі цього методу лежить ідея, що всі проекти в чомусь схожі між собою.

Якщо подібність між проектом-аналогом і оцінюваним проектом велике, то результати оцінки можуть бути дуже точними, в іншому випадку оцінка буде проведена невірно.

Методи параметричних оцінок
Методи параметричних оцінок схожі на метод оцінки «за аналогом» і також є різновидом методу «зверху вниз». Властива їм точність не краще і не гірше точності методу оцінок «по аналогу».

Процес оцінки по параметру полягає в знаходженні такого параметра проекту, зміна якого тягне пропорційне зміна вартості проекту. Математично параметричну модель будується на основі одного або декількох параметрів. Після введення в модель значень параметрів в результаті розрахунків отримують оцінку вартості проекту.

Якщо параметричні моделі різних проектів схожі і величину витрат і значення самих параметрів легко підрахувати, то точність параметричної оцінки майбутнього проекту можна підвищити. Якщо, наприклад, є два виконаних проекту, причому вартість одного з них больш вартості оцінюваного проекту, а вартість іншого - менше, і параметричну модель справедлива для обох виконаних проектів, то точність параметричної оцінки вартості майбутнього проекту і надійність використання параметра будуть досить високі. Оцінювання можна проводити також з використанням безлічі параметрів. У цьому випадку кожному параметру в залежності від його значущості приписується ваговий коефіцієнт, і оцінка вартості здійснюється згідно багатопараметричної моделі.

Управління ризиками в проекті
Дуже велике значення в проектному менеджменті має процес управління ризиками. Інформаційна система дозволяє наочно і зручно забезпечити можливість управління наступними завданнями:

Планування управління ризиками - вибір підходів і планування діяльності з управління ризиками проекту.
Ідентифікація ризиків -визначення ризиків, здатних вплинути на проект, і документування їх характеристик.
Якісна оцінка ризиків - якісний аналіз ризиків і умов їх виникнення з метою визначення їх впливу на успіх проекту.
Кількісна оцінка -кількісні аналіз ймовірності виникнення та впливу наслідків ризиків на проект.
Планування реагування на ризики - визначення процедур і методів по ослабленню негативних наслідків ризикових подій і використання можливих переваг.
Моніторинг і контроль ризиків - моніторинг ризиків, визначення залишаються ризиків, виконання плану управління ризиками проекту і оцінка ефективності дій з мінімізації ризиків.

Управління документами проекту
Важлива задача в капітальному будівництві - це управління проектною документацією. Необхідно забезпечення можливості доступу до проектної документації керівників проекту. Багато інформаційні системи забезпечують можливість:

зберігати проектну документацію «всередині» проекту;
прив'язувати документи до завдань і проектних робіт;
стверджувати і погоджувати документи;
декільком користувачам працювати з одним документом;
обговорювати документи;
зберігати їх версії.

висновок
Ми розглянули основні функції та процеси, які дуже важливі в управлінні проектами як будів
тільних, так і девелоперських та інших компаній. Проектний менеджмент так само тісно пов'язаний з діяльністю будівельної компанії, як і в їх основних інформаційних системах повинні присутст ответствующие системи управління проектами. Ця обставина може гарантувати оперативність отримання інформації, а також її актуальність навіть при роботі з великими портфелями проектів.

Інформаційне забезпечення - це оснащення підприємства всією необхідною інформацією і документацією. Наявність інформації на підприємстві дуже важливо і обумовлено безпосередньо з отриманням замовлення на будівництво нового об'єкта, виконання будівельно-монтажних робіт або ж при необхідності в замовленні будівельних матеріалів.

У порівнянні з іншими промисловими підприємствами будівельні організації мають деякі відмітними особливостями виробничої діяльності, які формують характер управління ними. Пояснення ситуації, що склалася можна знайти в особливому характері будівельних матеріалів, вкладеннями грошових коштів в них і організацією будівельного процесу.

У виробничій діяльності будівельного підприємства виділяють кілька етапів:

- укладання договорів з постачальниками і замовниками;
- забезпечення виробництва всіма необхідними ресурсами;
- виконання будівельно-монтажних робіт;
- закінчення робіт, здача об'єкта замовнику;
- гарантійна відповідальність по об'єкту.

Рис.2.8.

Рух інформації на підприємстві можна проаналізувати по малюнку 2.8 ..

Розшифровка позначень:

1) специфікація на об'єкт, графік будівництва, розрахунок матеріалів;
2) робочий проект, специфікація на об'єкт;
3) інформація про залишковий з минулого об'єкта матеріалі;
4) запит необхідних матеріалів;
5) інформація про наявність і відсутність матеріалів;
6) закупівля необхідних матеріалів і устаткування;
7) інформація про терміни поставки матеріалів

Рис.2.9.

При виконанні будівельних робіт, підприємства будівельної галузі можуть виступати як генпідрядником, так і субпідрядником. Відносини між замовником і виконавцем встановлюються договором підряду (субпідряду). Укладений між ними контракт завіряється головним інженера, головним бухгалтером і підписується генеральним директором.

Від замовника надходить документація на виконання тендерних робіт (опис будівельних робіт) та заявки, які вивчаються представниками компанії виконавця, в слідстві та відбувається укладення договору. Інформація по специфіці робіт, перелік необхідних матеріалів, обладнання та терміни поставок, надходять до відділу постачання, який буде проводити закупівлю, орієнтуючись на нормативно-технічну документацію.

Базова документація на замовлення, терміни виконання робіт направляються на узгодження до інженера-виконроба і в проектний відділ, які в свою чергу на підставі нормативно-технічної документації розроблятимуть обсяг і терміни виконання будівельних робіт.

Під час підписання договору також перевіряється і ставиться на контроль пунктуальність виконання робіт виходячи з тимчасових рамок встановлених календарним планом, відбувається оформлення актів про реалізовані роботах, до моменту здачі об'єкта замовнику, надходження авансової грошової суми.

Після укладення договору починається пошук постачальників матеріалів. У більшості будівельних компаній давно існуючих на ринку є налагоджені зв'язки з постачальниками, з якими вони співпрацювали раніше. Переваги таких відносин, це довіра, надійність і знижки. Якщо фірма все ж вирішує шукати нового постачальника, вона виходить при виборі з таких критеріїв як:

- ціна;
- довірчі відносини;
- якість продукції;
- широта асортименту;
- імідж і рекомендації.

Ціна є основним фактором при укладанні вигідної угоди. Якщо будівельне підприємство досить запропонованою ціною, то угода буде реалізована. Довірчі відносини з постачальником, це успіх і гарантія повторного замовлення саме у них. Від якості матеріалів і технічної роботи обладнання залежить якість виконуваних робіт і бездефектні будівельні об'єкти. Від розмаїття представленого асортименту, залежить зацікавленість будівельного підприємства у виборі саме цього постачальника. Імідж постачальника - це гарантія його надійності і стабільності на ринку.

Будівельні запаси формуються на певній земельній ділянці протягом всієї тривалості будівельних робіт і їх експлуатації. На час будівельних робіт в районі будівельному майданчику створюються складські бази, які для підприємств дуже зручні. Дані склади свідчить про переміщення матеріалів по всьому периметру споруджуваного об'єкта, і відносяться виключно до одного екземпляра.

Значний вплив на технічні та економічні показники надає тимчасовий чинник. Зміна в попиті і постачання, а також бажання по максимуму задовольнити попит породжують необхідність утримання матеріальних запасів.

Встановлення оптимального розміру замовлення, полягає в постачанні підприємства всіма необхідними запасами, для підтримки виробничого процесу при мінімізованої сумі витрат виникли при зберіганні і формуванні замовлення.

Найкращий розмір партії замовлених товарів і, відповідно, періодичність завезення залежать від деяких моментів:

- збільшення попиту;
- витрати на перевезення і транспорт;
- витрати на зберігання запасу на складі.

Дані фактори близько взаємопов'язані один з одним. Бажання зменшити витрати на зберігання запасів, викличуть збільшення витрат на оформлення і доставку. Заощадження витрат на повторне замовлення може привести до втрат, пов'язаних з утриманням додаткових складських приміщень. Максимальне завантаження складів запасами може привести до збільшення витрат на зберігання запасів, є ймовірність невикористання їх при будівництві і виникнення застою незатребуваних матеріалів на складах.

Як тільки підприємство приймає рішення про необхідність замовлення у постачальника матеріалу, відразу виникає проблема у визначенні кількості необхідного матеріалу.

Представлені показники важливі в діяльності будівельного підприємства, так як визначають можливість його виживання на ринку.

У свою чергу зі свого боку підрядник зобов'язаний:

- розробити і затвердити у замовника графік проведення будівельно-монтажних робіт;
- показати щотижня представнику фірми-замовника інформацію про хід проведення робіт, завірену письмово виконробом відповідно до графіка робіт;
- сповіщає замовника в письмовому вигляді про можливі позапланових події і надзвичайних ситуаціях на об'єкті;
- на вимогу замовника усуває недоліки, за які підрядник не несе відповідальності.

Також під час даного періоду, відбувається нагляд за ходом виконання робіт. Нагляд в свою чергу, ділиться на технічний та авторський. Технічний нагляд стежить за якістю зведення об'єкта з запрошенням знаючих фахівців протягом усього терміну будівельних робіт.

Для того щоб зареєструвати будівельні роботи, замовник відправляє в орган Ростехнагляду Росії заяву встановленого зразку з доповненням до останнього:

а) документи по проекту;
б) перерахування послуг займаються організацією нагляду;
в) висновки про те, що була проведена експертиза промислової безпеки.

При затвердженні проектної документації запитам нормативних документів Ростехнагляд Росії вносить в реєстр проект і видасть повідомлення в письмовому вигляді про його реєстрацію. Замовник сповіщає Ростехнагляд Росії про час початку будівельних робіт і розташування об'єкта.

Авторський нагляд за будівництвом, проектуванням і технічним забезпеченням будівельних об'єктів всім необхідним, здійснюється з метою дотримання всіх вимог передбачених проектно-кошторисної документації, нормативних документів і нинішнім законодавством Російської Федерації.

На заключному етапі здійснюється здача і приймання побудованого об'єкта. Будівельна компанія, яка не пізніше, ніж у визначений термін за договором до дати закінчення всіх строіетльно-монтажних робіт на об'єкті, в повному розмірі та в відповідності з усією робочою документацією, відправляє замовнику оповіщення про завершення будівельних робіт в письмовому вигляді.

Після закінчення будівельно-монтажних робіт і оформлення акту приймання виконується комплексний огляд зданого об'єкту.

Представник замовника, який здійснює прийняття закінченого об'єкта з оформленням відповідної документації «Акт приймання завершеного капітальним ремонтом об'єкта».

Гарантійний термін для виконаних робіт прописаний в договорі і настає з дня затвердження акта приймання закінченого будівництвом об'єкта.

При виявленні недоліків у гарантійний термін замовник визначає комісію для розслідування причин того, що сталося, письмово сповіщає підрядника про знаходження дефектів з приписом термінів приходу представників будівельної фірми на об'єкт для обстеження виявлених дефектів і підписання відповідної документації про знайдені недоліки.

Під час гарантійного періоду підрядник на письмову вимогу замовника здійснює в обумовлені терміни виконання всіх будівельних робіт по поправлення та усунення дефектів, що визначають порушення підрядником домовленістю сторін за угодою.

Вже після виконання підрядником усіх умов представлених замовником, відбувається розрахунок за виконані роботи і вже після цього можна вважати договір закритим.

Головним завданням процесу документообігу є перетворення функцій управління матеріальними запасами підприємства в високоавтоматизований і вдосконалений процес шляхом складання прийнятною структури інформаційних потоків, що дозволить вирішити дві суттєві проблеми. По-перше, класифікувати дані про матеріали з урахуванням зростання ступеня їх необхідності на будівельному об'єкті і використання під час їх закупівлі сучасних комп'ютерних програм. По-друге, усунути комунікаційні бар'єри, втрати і затримки, які можуть виникнути при обміні даними між суб'єктами і об'єктами управління.

Дані методи представлені виключно для будівельних організацій і спрямовані на:

1) об'єднання різної оснащеності інформаційних потоків на виробництві в один;
2) формування баз даних по створенню електронних документів, необхідних для швидкого управління матеріальними запасами, що складаються в пошуковій системі по вмісту, видам матеріальних запасів, користувачам, за призначенням;
3) недопущення повторення дій різних виконавців;
4) економія часу при підготовці необхідних документів;
5) збереження інформації.

Вивчення процесів формування інформаційного обслуговування управління підприємством в умовах сучасної економіки дозволяє відкрити деякі закономірності:

1) на сьогоднішній день економіка аналізує інформацію як характерний виробничий ресурс;
2) ефективність управління визначена рівнем розвитку інформаційних технологій;
3) сучасні підприємства для оптимізації інформації частіше стали використовувати програмні компоненти;
4) у будівельних організацій виникає потреба в створенні бази даних, що включає інформацію всіх рівнів управління.

На підприємствах розробляють методику управління складськими запасами підприємств будівельної індустрії в режимі реального часу. Вона включає в себе процес моніторингу поточного стану запасів, реалізація розрахунків гострих значень поточних, підготовчих і страхових запасів на базі порівняльного аналізу матеріальних витрат, обсягів поставок, кількості запасів, пояснення заходи результативності для вибору способу постачання. Методика представлена \u200b\u200bу вигляді програмного забезпечення, з використанням системи автоматичного повідомлення про терміновість поповнення деяких видів матеріалів. Передбачає також поділ інформації з управлінських етапів, поліпшення процесу документообігу між відділами підприємства, створення загальної бази даних на веб-сайт, використання Інтернет-ресурсів для проведення достовірного пошуку за вартісними і транспортних сполучень, укладання угод щодо постачання, відкритий доступ до інформації. При необхідності можна отримати інформацію про можливих постачальників і замовників в зручній для користувачів сайту формі, формування ситуацій для швидкого виходу підприємства на ринок. Використання цих методичних призначень допоможе підприємству швидко отримати інформацію про можливості постачальників і робити розширений пошук інформації за наявними в наявності ресурсів, цінами, термінами, виробничим потужностям та іншим, для зростання результативності системи управління запасами та підвищення рентабельності товарів.

Підводячи підсумок по даному розділі, слід зазначити, що для ефективної роботи будівельної організації необхідно розробити методику формування документообігу, яка передбачатиме і контролювати автоматизоване інформаційне забезпечення по частині управління матеріальними запасами.

введення 3

1. Автоматизація будівельних компаній 5

1.1. Необхідність автоматизації 5

1.2. Комплексна автоматизація будівельних компаній 10

Мінуси комплексної автоматизації 12

Плюси комплексної автоматизації 12

Мінуси комплексної автоматизації 13

Плюси комплексної автоматизації 13

1.3. Рішення в області автоматизації 13

2. Короткий аналіз діяльності компанії 23

3. Пропозиції по автоматіізаціі процесу управління будівельною компанією 30

висновок 33

Бібліографічний список 34

Вступ

Ринкові відносини, зруйнувавши сформований планово-розподільний порядок, привели до утворення нових форм взаємин, змінили деякі з ланок будівельного комплексу, наповнивши їх новим змістом. Різноманіття учасників будівництва об'єкта перетворило виробничий процес в складний господарський механізм, який, поряд з тривалістю інвестиційного циклу, сприяв виникненню і формуванню нових організаційних форм управління будівництвом. Наприклад, утворилися інвестиційно-будівельні компанії (фірми) - інтегровані забудовники, які виконують роботи по замкнутому виробничим циклом: інвестування - проектування - будівництво - введення в експлуатацію - реалізація готових будівельних об'єктів.

Будівельні компанії займаються в основному житловим і соціальним будівництвом і мають ряд переваг перед загальнобудівельними фірмами. У таких організаційних структурах з'являються складні проблеми інвестування, планування, проектування, управління та безпосереднього будівництва об'єктів, які вимагають системотехнического підходу до їх вирішення, що можливо при використанні сучасних програмних засобів і інформаційних технологій. Однак, використання комп'ютерів у будівельній сфері зосереджено, в основному, на автоматизації численних трудомістких розрахунків, практично не вирішуючи при цьому управлінських завдань, що вимагають логічного мислення.

Комп'ютеризація будівництва в технічному плані означає створення автоматизованих робочих місць, оснащених засобами обчислювальної техніки. Складність вирішуваних управлінських завдань змушує розвивати і використовувати в будівельній діяльності процеси розробки та впровадження програм, що реалізують конкретні комп'ютерні технології на наявних в даний час технічні засоби. Комп'ютеризація будівництва підвищує рівень знань і навичок в середовищі керівників і виконавців, змушує управлінський персонал ефективно використовувати у своїй повсякденній діяльності наявні кошти обчислювальної техніки з програмним забезпеченням будівельного виробництва.

У будівельних компаніях широко застосовується інженерна системотехніка будівництва, а саме: автоматизовані системи управління будівництвом (АСУС), системи автоматизованого проектування (САПР), автоматизовані системи обробки даних і документації (АСОД) і інші, які сприяють підвищенню ефективності та якості управління.

Впровадження програмних продуктів для єдиної інформаційної мережі вимагає від компанії розвитку культури управлінського менеджменту, великих капітальних вкладень на впровадження, навчання персоналу і підтримку її в робочому стані.

Використовувані в інформаційних технологіях управління комп'ютери не вимагають від користувачів спеціальної, професійної підготовки. Тому з'явилася можливість автоматизувати нові завдання управління такі, як управління офісної інформацією, підготовка документів, організація колективної роботи та документообігу за допомогою електронної пошти, планування і оперативний аналіз інформації, створення баз даних з оперативним доступом з будь-якого робочого місця. В даний час активно розвивається нове покоління інформаційних систем, створених за принципом максимальної доступності інформації, які дають можливість кінцевому користувачеві брати безпосередню участь у формуванні та використанні інформаційного простору будівельної компанії. Завдяки всесвітній мережі Internet будівельні компанії отримали можливість взаємодіяти з партнерами віртуальним способом, використовувати інформаційні канали для просування своєї будівельної продукції, а також здійснювати комерційні угоди за допомогою комп'ютера.

Таким чином, в умовах конкурентної боротьби в ринковій економіці будівельні компанії постійно потребують інформаційних системах управління.

Аналіз систем даного класу і пропозиція варіанту впровадження є метою даної роботи.

1. Автоматизація будівельних компаній

1.1. необхідність автоматизації

Необхідність автоматизації управління будівництвом була зрозуміла ще під час застосування великих ЕОМ, у 70-ті роки. В СРСР ця проблема мала особливої \u200b\u200bактуальності в силу високої централізації системи управління і великого числа великих будівництв. Проблема вирішувалася шляхом формування спеціальної служби - автоматизованої системи управління будівництвом (АСУС). Сутність використання АСУС полягала в тому, що на всіх рівнях управління між керуючим і керованим ланками з'являлося нове ланка - обчислювальний центр (ВЦ). Обчислювальні центри представляли собою великі організації, оснащені великими ЕОМ (другого покоління - на напівпровідниках), з численним персоналом постачальників завдань, програмістів, операторів, кур'єрів зі своїм транспортом, телетайпной зв'язком. Вирішувалися різноманітні завдання, починаючи від «рутинних» (облік витрат і запасів різних ресурсів, нарахування заробітної плати тощо) і закінчуючи складними "оптимізаційними" завданнями, коли вибирався найбільш підходящий варіант організації будь-яких робіт.

На багатьох будівництвах (особливо в Москві) АСУС функціонували досить успішно, але в цілому такі системи приживалися погано. В умовах "дефіцитної" економіки одержувані рішення оптимізованих завдань далеко не завжди виявлялися реалістичними, а великий обсяг роздруковується документації зазвичай вивчався будівельниками погано. Керівники будівельного виробництва не були готові до настільки сильною перебудові стилю своєї роботи. ВЦ добре використовувалися лише для вирішення завдань обліку - складання відомостей ресурсів, підрахунку заробітної плати і т.д.

Швидке, розвиток комп'ютерної техніки в 90-х роках зробило непотрібним громіздкі ВЦ і автоматизація пішла іншим шляхом. Замість великих ЕОМ з'явилися численні персональні комп'ютери, що розмістилися в самих будівельних організаціях на столах бухгалтерів, інженерів виробничо-технічних відділів, постачальників, комірників, головного інженера і т.д.

Істотних змін зазнала в самому програмному забезпеченні. На зміну невеликим розрізненим програмами, вирішальним окремі організаційні завдання, прийшли великі програмні комплекси, що дозволяють вирішувати дуже широке коло завдань і створювати набагато більш сприятливі умови для користувача. З'явився новий вид програмного продукту - автоматизовані робочі помсти (АРМи). АРМ - це умовна назва програмного комплексу, призначеного для автоматизації конкретного виду діяльності: АРМ - бухгалтер, АРМ -снабженец, - комірник, - фінансист, - кадровик і т.д.

У порівнянні з програмами "старих" АСУС АРМи володіли значно більшими можливостями, проте з програмістської точки зору вони були набагато складніше, і по займаній пам'яті (в кілобайтах) вони в десятки і навіть сотні разів перевищували найбільш типові програми АСУС 70 .... 80 -х років. Як правило, АРМи охоплюють всі основні завдання, які вирішуються відповідним фахівцем (бухгалтером, комірником і ін.), Однак вони можуть вимагати прив'язки до місцевих умов конкретної організації або поновлення стосовно новим законодавством, новим нормам. Природно, що така доробка по трудомісткості незрівнянно менше складання нових програм.

Якщо вважати "старі" АСУС е великими ЕОМ першим етапом розвитку автоматизації управління, то перехід на персональні комп'ютери і АРМи є другим етаном, відповідним більш високому рівню інформаційних технологій, На відміну від АСУС персональні комп'ютери і АРМи дуже легко впроваджуються в практику, хоча і вимагають спеціального навчання персоналу, наявності висококваліфікованих консультантів з інформаційних технологій.

До кінця 90-х років автоматизація більшості будівельних організацій перебувала на описаному 2 етапі, тобто на стадії використання окремих комп'ютерів і АРМов.

Недоліком автоматизації даного етапу стало недосконалість зв'язку між окремими АРМамі і пов'язана з цим необхідність дублювання інформації при її "перекидання" з одного комп'ютера на інший. З цієї причини подальшим етаном розвитку автоматизованих систем стало створення на базі розрізнених АРМ єдиної інформаційної системи підприємства, яка охоплює всі основні сфери era діяльності. Для використання такої системи комп'ютери будівельної організації, а іноді і пов'язаних з нею сторонніх організацій повинні об'єднуватися в єдину комп'ютерну мережу. При цьому програмне забезпечення значно ускладнюється, як і ускладнюється сама апаратна частина, тобто з'являється безліч додаткових, пристроїв, пов'язаних із зберіганням і передачею інформації по різним каналам зв'язку. Виникаючі поточні завдання в будь-якій сфері діяльності можуть вирішуватися з використанням: даних всієї інформаційної ( "корпоративної") системи. Засновані на цьому системи управління отримали назву корпоративних інформаційних систем (КІС). Іншими словами КІС - це єдина інформаційна система, що зв'язує, між собою керівництво організації, її структурних підрозділів, іноді і суміжні підприємства, допоміжні служби, і охоплює всі основні сфери діяльності -бухгалтера, матеріально-технічне забезпечення, загальну технічну політику, поточні організаційні питання і т.д. Це людино-машинна система, при якій виробнича, господарська та фінансова сторони діяльності підприємства стають ніби повністю "прозорими", тобто можна безперервно аналізувати всі отримані результати, тенденції, становище на будівельному ринку, забезпечуючи цим найбільшу ефективність управління. У зарубіжній практиці приблизно такі ж функції виконують "системи управління ресурсами" ERP.

Як і САПР, такі системи містять безліч стандартних і спеціалізованих модулів, причому кожна конкретна система MOJKIST включати, в залежності від вимог замовника, свої додаткові модулі і допускати їх подальше розширення. Киці мають широкі можливості: вони можуть взаємодіяти з програмами САПР, в першу чергу з модулями САМ- і САЕ-систем методи обробки інформації в них включають виконання функцій текстових редакторів, електронних таблиць, баз даних і т.д. Модулі CAD-систем (графічні), характерні для САПР, в системах управління мають менше значення, по більшу роль набувають модулі управління документообігом (PDM-системи). Для вирішення господарських завдань використовуються економіко-математичні моделі, в першу чергу різні моделі бізнес-процесів.

Зазвичай КІС містить кілька підсистем охоплюють той чи інший напрямок діяльності організації. Наприклад, це можуть бути такі підсистеми як "адміністративне управління", "бухгалтерський облік", "оперативне управління", "управління виробництвом" і т.д. Підсистеми містять модулі, пов'язані, з більш цукерковими видами діяльності. Наприклад, підсистема адміністративного управління може містити модулі: будівельної компаніїРеферат \u003e\u003e Будівництво

... БУДІВЕЛЬНИХ КОМПАНІЯХ 2.1Характерістіка проектної будівельної компанії «АК -Марал» 2.2 Система якості відповідно до ІСО 9000 2.2.1МС ІСО ... розробки, Впровадження та функціонування систем менеджменту; - розробка ... побудови, - автоматизації і нових ...

Розробка автоматизованої системи Відділ кадрів засобами MS Access

Дипломна робота \u003e\u003e Інформатика

1.2 Дослідження стану процесів автоматизації Відділу кадрів 1.2.1 Інформаційні ... 2.1 Теоретична модель ІС «Відділ кадрів» 2.1.1 ... для підприємств в будівельної сфері Загальний фонд ... власної розробці, Орієнтованої на потреби компанії. Також ...

Автоматизація системи бюджетування фінансової служби (2)

Реферат \u003e\u003e Фінанси

Менеджменту. (Проектування фрагментів ІС). 3.2. Застосування методів системного ... використовується в будівельних компаніях. по кожному будівельному об'єкту зазвичай ... і трудомісткий період розробки програми; неможливість повної автоматизації всіх процесів ...

Розробка інформаційного забезпечення системи менеджменту якості інформаційних послуг

Реферат \u003e\u003e Інформатика

ГЛАВА II. Розробка інформаційного забезпечення СМК будівельної компанії... ................................................. ........... 44 2.1 ..., призначена для автоматизації управління внутрішньої нормативної .... ГОСТ Р ІСО 19011-2003 (ІСО 19011-2002) ...

введення 3

1. Автоматизація будівельних компаній 5

1.1. Необхідність автоматизації 5

1.2. Комплексна автоматизація будівельних компаній 10

Мінуси комплексної автоматизації 13

Плюси комплексної автоматизації 13

1.3. Рішення в області автоматизації 13

2. Короткий аналіз діяльності компанії 23

3. Пропозиції по автоматіізаціі процесу управління будівельною компанією 30

висновок 33

Бібліографічний список 34

Вступ

Аналіз систем даного класу і пропозиція варіанту впровадження є метою даної роботи.

1. Автоматизація будівельних компаній

1.1. необхідність автоматизації

управління документообігом

Управління персоналом

управління маркетингом

фінансове планування

Управління виробничими планами, в тому числі календарно-мережне планування

Аналіз господарської діяльності організації та т. Д.

Підсистема бухгалтерського обліку може, наприклад, включати модулі:

Облік руху матеріалів

Розрахунки за заробітною платою

Облік основних засобів

Бухгалтерські звіти і т.д.

Як уже зазначалося, організація може замовити для себе автоматизовану систему, в якій будуть не тільки додаткові модулі, а й цілі їх комплекси (підсистеми), потрібні тільки для неї, тобто пов'язані з особливостями умов її роботи, її структурою і т.д. Наприклад, це можуть бути підсистеми управління кар'єрним господарством, базами механізації, транспортом та ін. В окремих підсистемах можуть додаватися модулі, а в модулях окремі додаткові блоки, пов'язані зі специфікою даного підприємства. Наприклад, якщо підприємство займається роздрібною торгівлею будівельними матеріалами і виробами, то в контурі бухгалтерського обліку повинні бути додаткові модулі, які для інших, не торгуючих організацій не будуть потрібні. У розподільній скриньці маркетингом можуть, наприклад, знадобитися: блоки з аналізу ефективності реклами, з історії контактів з клієнтами і т.д.

Ці модулі розміщуються на комп'ютерах функціональних, лінійних підрозділі, у керівництва, утворюючи автоматизовані робочі місця (АРМ).

Швидкий розвиток інформаційних, технологій змушує постійно коригувати зміст багатьох понять і відповідних термінів. Зокрема, АРМи в даний час розуміються в основному як програмно-апаратне середовище стосовно до конкретного комп'ютера. Одиницею програмного забезпечення, як і раніше вважається модуль. Якщо програма (модуль, його частина або кілька модулів) встановлюється на одному комп'ютері з "ключем", що не допускає копіювання, кажуть, що є одне автоматизоване робоче місце (АРМ), якщо на п'яти - п'ять і т. Д. Зазвичай установка модулів без обмежень числа АРМів коштує дорожче.

Автоматизовані системи управління поступово розвиваються в напрямку вирішення все більш складних завдань і в перспективі повинні вивільняти людини не тільки в сфері його інформування, а й прийняття багатьох рішень. Однак, сучасні системи поки орієнтовані в основному на інформаційне обслуговування, бо негативний досвід "старих АСУС" показав, що з передачею комп'ютера функцій "прийняття рішень" поспішати не слід. Це повільний тривалий процес, який повинен розвиватися паралельно з підвищенням загальної культури виробництва.

В даний час киці забезпечують підвищення ефективності управління до такого рівня, який був абсолютно недосяжний при колишньому технічному оснащення. Однак вартість корпоративних систем поки досить висока (в 2000 р сягала 1 ... 1,5 млн. Рублів), і їх використання поки доступно лише великим, економічно сильним організаціям. Не слід ігнорувати і додаткові труднощі, пов'язані зі специфічними умовами будівельного виробництва. Лінійний персонал будівельних організацій в основному веде документацію у тимчасових приміщеннях (вагончиках, щитових будівлях), як правило, не пристосованих для експлуатації та зберігання дорогого електронного обладнання, яким є комп'ютерна техніка. Мабуть, рішення повинно бути пов'язане з використанням портативних комп'ютерів, хоча проблема їх збереження та охорони все одно не знімається. Іншими словами корпоративні інформаційні системи мають на увазі високу загальну культуру праці користувачів і надійну охорону, що на будівництві досягти значно важче, ніж на заводі і тим більше в банківській сфері. Проте подальші перспективи вдосконалення системи управління будівництвом безумовно пов'язані з автоматизованими системами, і їх використання лише питання часу.

1.2. Комплексна автоматизація будівельних компаній

Розвиток будівельної галузі можливо за певних умов: позитивному розвитку державної політики, вдосконаленні будівельних технологій, використанні стратегічного підходу, автоматизації бізнес-процесів, підвищення фінансової прозорості бізнесу.

Комплексна автоматизація будівельних організацій - напрямок молоде, тому процес прийняття рішення про впровадження спеціалізованих систем найчастіше супроводжується у руководительских складу компанії довгими коливаннями, ретельним вивченням пропозицій на ринку програмних продуктів, їх властивостей, а також користі продукту для компанії. Перше питання, що виникає у керівника: «А чи потрібна взагалі комплексна автоматизація бізнес процесів підприємства?».

Плюси і мінуси комплексної автоматизації допоможуть керівнику реально оцінити потребу в придбанні спеціалізованого програмного продукту і можливості реалізації впровадження на місцях експлуатації.

Що означає КОМПЛЕКСНА автоматизація будівельної організації?

Рух інформації та документації в будівельній організації, як і в будь-який інший, має безліч складних каналів:

Малюнок 1 - Інформаційні потоки в будівельній компанії

У кожного відділу і підрозділу є свій пакет інформації, який він створює в результаті своєї діяльності. Цю інформацію і документацію можуть використовувати в своїй роботі і інші відділи. Але, на жаль, практика показує, що на підприємствах використовується розрізнена система обміну інформацією. Наприклад, бухгалтерія працює в «1С: Бухгалтерія», кошторисний відділ працює в спеціальній програмі для складання кошторисів, підрозділи, що не мають спеціалізованих програмних засобів, працюють в стандартних офісних програмах. У зв'язку з цим неможлива інтеграція даних різних відділів, кожен користується «власним» джерелом однієї і тієї ж інформації, що призводить до невідповідності даних.

Комплексна автоматизація покликана об'єднати в єдиній базі всі інформаційні потоки, документації і користувачів різних підрозділів.

Малюнок 2 - Автоматизація будівельної компанії

Всі фахівці будівельної компанії працюють в одній системі «1С: Управління будівельною організації», але кожен відділ працює в тих модулях програми, які відповідаю його діяльності, а також мають доступ до інформаційних ресурсів інших відділів.

Відділи будівельної організації, працюючи в різних підсистемах одного програмного продукту, використовують вже наявну інформацію, замість дублювання. Аналітичні відділи і керівництво мають можливість своєчасно отримувати актуальну детальну інформацію про різні бізнес процесах підприємства, що сприяє прийняттю правильних управлінських рішень.

Таблиця 1 - Переваги і недоліки комплексної автоматизації

Мінуси комплексної автоматизації	Плюси комплексної автоматизації
1. Крім покупки програмного продукту, необхідні витрати на його впровадження і подальший супровід.	1. Один програмний продукт зручніше обслуговувати і супроводжувати, ніж кілька систем різних виробників.
2. Необхідно перед початком робіт привести в порядок існуючий масив інформації: нормативну базу, системи складського, управлінського, бухгалтерського обліку	2. Зручніше використовувати інформаційні ресурси однієї бази підприємства, ніж здійснювати завантаження-вивантаження даних з різних продуктів, що іноді є фактором помилок або взагалі неможливо.
3. Впровадження системи і навчання фахівців на увазі виділення для цього робочого часу.	3. Тимчасові витрати на пошук інформації та формування документів, звітів і т.д. значно скорочуються.

Продовження таблиці 1

Мінуси комплексної автоматизації	Плюси комплексної автоматизації
4. Комплексна автоматизація вимагає активної участі і зацікавленості, як руководительских складу, так і співробітників - майбутніх користувачів системи.	4. Збільшується обсяг аналітичної інформації, що допомагає в роботі фінансового, виробничого відділів.
	5. Збільшується обсяг достовірної інформації.
	6. Документообіг, грошовий оборот і всі господарські операції стають прозорими.
	7. Поліпшується самоорганізація персоналу, пов'язана з необхідністю планування, контролю і т.д.
	8. Прогнозування діяльності підприємства стає більш достовірним.
	9. Зникає проблема несанкціонованих складів і неврахованих матеріалів.
5. Необхідна наявність відповідного комп'ютерного парку.	10. Велика частина паперового документообігу замінюється електронним.

Таким чином, незважаючи на певні складнощі в здійсненні автоматизації бізнес-процесів, багато будівельних компаній прагнуть до оптимізації свого бізнесу, підвищенню ефективності функціонування організації, фінансової прозорості і в кінцевому підсумку до збільшення інвестиційної привабливості галузі в цілому.

1.3. Рішення в області автоматизації

1. 1С: Підприємство 8. Управління Будівельної Організацією і 1С: Будівництво

Програмний продукт для комплексної автоматизації будівництва. Продукт призначений для повноцінної автоматизації різних учасників будівельного процесу по всьому циклу процесів - управління фінансами, управління виробництвом і ресурсами, управління персоналом та ін.

«1С: Управління будівельною організацією» - програмний продукт для комплексної автоматизації будівництва. Продукт призначений для повноцінної автоматизації різних учасників будівельного процесу по всьому циклу процесів - управління фінансами, управління виробництвом і ресурсами, управління персоналом та ін.

Продукт розроблений на базі комплексного рішення «1С: Управління виробничим підприємством 8» і включає в себе наступні основні функціональні можливості (з урахуванням функціональних можливостей базового продукту):

Фінансове планування - бюджети, потоки грошових коштів, кредитні і касові плани, фінансові результати.

Фінансовий аналіз - розрахунок фінансових показників, динаміка по відношенню до інших періодів.

Бухгалтерський і податковий облік - облік фінансової діяльності організації, обов'язкова звітність.

Кошторисна ціноутворення - розрахунок вартості будівництва, складання всіх видів кошторисів, облік виконання, робота з нормативними збірками.

Управління персоналом - робота з претендентами, БД персоналу, система кваліфікації, посадові інструкції, системи ВІД, розрахунок ЗП і ЄСП.

Виробниче планування - календарні плани виконання робіт, планування ресурсів (робочі, матеріали, механізми, транспорт).

Облік виробничої діяльності - облік виконання СМР, споживання ресурсів, заявки з урахуванням коректувань.

Аналіз виробничих показників - розрахунок показників виконання, динаміка по відношенню до інших періодів.

Комплексність продукту дозволить будівельної організації працювати в єдиній інформаційній базі, де в єдиному просторі все управління організації може вводити інформацію без дублювання, використовувати напрацювання одного відділу в інтересах інших, оперативно отримувати різнопланові дані і підсумки про факти виробничої та фінансової діяльності.

Продукт може використовуватися в роботі бухгалтерії, податкового відділу, фінансового відділу, виробничого відділу, кошторисного відділу, відділу матеріально-технічного постачання, відділу механізації, відділу кадрів та інших підрозділів будівельної організації.

Найбільший ефект впровадження конфігурації «1С: Управління будівельною організацією» дає в будівельних організаціях з чисельністю від 100 зайнятих і від 10 робочих місць, там де потрібна організація єдиного інформаційного простору кількох відділів і підрозділів. Особливо актуальна конфігурація для розподілених структур в формі групі компаній або організацій з філіями.

Конфігурація «1С: Управління будівельною організацією» надає:

Керівництву підприємства й керівникам, відповідальним за розвиток бізнесу - широкі можливості аналізу, планування і гнучкого управління ресурсами компанії для підвищення її конкурентоспроможності;

Керівникам підрозділів, інженерам, лінійному персоналу - інструменти, що дозволяють підвищити ефективність щоденної роботи по своїх напрямках;

Працівникам облікових служб підприємства - засоби для автоматизованого ведення обліку в повній відповідності з вимогами законодавства і корпоративними стандартами підприємства.

1С: Будівництво

Використання програм 1С для будівництва дозволяє успішно реалізовувати проекти з комплексної автоматизації всіх гравців інвестиційно-будівельного ринку:

1. Девелоперів;

2. Замовників будівництва;

3. Проектні організації;

4. Генпідрядні організації;

5. Підрядні організації;

7. Управління механізації і автотранспорту;

8. Виробників будівельних матеріалів;

9. Експлуатуючі компанії.

Ціни на програми 1С по автоматизації будівництва невеликі. Повна поставка, що включає всі модулі і підсистеми, становить всього 132 тис. Руб.

2. Менеджер будівництва 2.0

Менеджер будівництва 2.0 призначений для ведення оперативного управлінського обліку в невеликих і середніх будівельних компаніях. Програмний продукт був розроблений спеціально для будівельної галузі і грунтується на потребах реальних будівельних фірм.

Менеджер будівництва 2.0 адресований керівникам і власникам, яким необхідно своєчасно отримувати достовірну інформацію про поточну діяльність компанії. Особлива увага в ньому приділена забезпеченню простоти і зручності використання, в тому числі неспеціалістам в області IT і управлінського обліку.

Основні принципи роботи системи

Принцип подвійного запису. Будь-яка господарська операція в Менеджері Будівництва 2.0 автоматично відбивається одночасним рухом на суму операції за дебетом одного рахунку і кредиту іншого рахунки управлінського плану рахунків. Завдяки цьому вдається виявляти розкрадання, втрати і помилки при введенні даних, що недосяжно при веденні обліку без подвійного запису;

Консолідований облік. У Менеджері Будівництва 2.0 вся необхідна інформація для управління бізнесом надається в цілому по фірмі незалежно від кількості юридичних осіб та підрозділів;

Звітність Менеджера будівництва 2.0 дозволяє отримувати всю необхідну інформацію в розрізі об'єктів / робіт / статей витрат у всіх підсистемах;

Конфіденційність фінансової інформації. У конфігурації реалізовано розмежування доступу користувачів до рахунків управлінського плану рахунків, статей витрат і до вске пов'язаної з ними інформації;

Ведення управлінського обліку окремо від бухгалтерського. Дані управлінського обліку зберігаються окремо від даних бухгалтерії.

переваги

Швидкий доступ до необхідної інформації за будь-який період

За допомогою звітів Менеджера будівництва 2.0 можна швидко, в наочній і зрозумілій формі отримати всю необхідну інформацію про діяльність фірми.

Комфортна робота кожен день

Менеджер будівництва 2.0 має продуманий інтерфейс, з зручними, інтуїтивно зрозумілими меню;

Завдяки зручності форм введення даних, на стандартні операції в системі витрачається мінімальний час;

Економія часу за рахунок автоматизованого формування документів

Менеджер будівництва 2.0 дозволяє істотно економити час користувачів за рахунок автоматизованого формування документів. Так, наприклад, на підставі введеної в систему кошторису можна автоматично сформувати календарний план.

Одночасне формування двох версій документів, довідників і звітів: для виробництва і для замовника

Щоб, наприклад, поставити більш жорсткі терміни здачі об'єкта виробництва і мати запас по часу до здачі об'єкта замовнику, Менеджер будівництва 2.0 може автоматично формувати дві версії документів, довідників і звітів: для замовника і для виробництва. В "версії для виробництва" будуть вказані внутрішні терміни здачі і вартість, а у версії "для замовника" кошторисна вартість і заявлені терміни замовнику здачі об'єкта. У двох версіях формуються: «Календарний графік робіт», «План потреби в матеріалах», «Акт виконаних робіт», «Кошторис» і ін.

Простий і швидкий перехід до автоматизованого обліку

Щоб перейти до обліку в Менеджері будівництва 2.0 потрібно мінімальний час. Зазвичай на початкове освоєння системи потрібно не більше тижня;

Почавши використовувати Менеджер будівництва 2.0 для вирішення окремих завдань, згодом можна перейти до повного обліку господарських операцій в системі, при цьому позитивний ефект від впровадження досягається вже на початковому етапі.

Максимальна гнучкість і зручні налаштування

Система успішно адаптується під особливості ведення обліку в конкретній будівельної компанії. Для цього передбачені настройки плану рахунків, параметрів аналітичного обліку, ведення обліку, звітності, прав доступу користувачів багатьох ін. Параметрів. Система впроваджена і працює в багатьох будівельних компаніях, кожна з яких має унікальні особливості обліку.

Робота з розподіленими інформаційними базами

Менеджер будівництва 2.0 дозволяє організувати обмін даними між територіально-розподіленими підрозділами компанії, навіть в тому випадку якщо вони не з'єднані локальною мережею. У конфігурації реалізований механізм розподілених інформаційних баз (РИБ), який вирішує цю задачу, мінімізуючи обсяг переданих даних.

Малюнок 3 - Фрагмент програмного продукту Менеджер будівництва

3. Респект: Облік договорів (для будівельних компаній)

У керівництва компанії теж можуть виникнути питання (що стосуються, скажімо, сукупності зобов'язань підприємства або зобов'язань перед ним, ходу реального виконання робіт за договором, відповідальних за виконання конкретних його етапів) - для цього система включає елементи управлінського обліку. Програмний продукт «Респект: Облік договорів» повністю автоматизує процес договірних відносин (операції з обліку, руху, контролю договорів) для підприємств різних форм власності та видів господарської діяльності, об'єднавши їх підрозділи навколо базисного елемента господарських взаємовідносин - договору.

Можливості підсистеми.

У програмному продукті «Облік договорів» передбачена наступна функціональність:

Введення і зберігання як загальної інформації за договорами, так і специфічних відомостей за договорами певного виду;

Введення і зберігання тексту договору, його додатків, додаткових угод і їх різних редакцій;

Введення і зберігання інформації про структуру договору, його суб'єктів та предмет договору, про зобов'язання за договором і їх погашення;

Введення, зберігання і аналіз інформації про етапи підготовки договору, моніторинг стану підготовки договору, автоматичну зміну стану договору при виконанні чергового етапу;

Введення, зберігання і аналіз розрахунково-грошових, товарно-грошових і товарно-розпорядчих документів за договором;

Введення і зберігання інформації про схемах бухгалтерського обліку за договором (рахунки, правила формування проводок);

Моніторинг стану виконання договору і автоматичну зміну стану договору при обробці або підготовці супутніх документів;

Введення умов і проведення розрахунку економічних санкцій за договорами;

Угруповання договорів за різними ознаками (групами, категоріями, центрам витрат і т.д.);

Зберігання шаблонів договорів і супутніх документів для швидкого введення однотипних договорів;

Збір і зберігання інформації про потреби підрозділів підприємства, об'єднання отриманих заявок та моніторинг їх виконання;

Поділ доступу до інформації за договорами серед відповідальних виконавців;

Проведення аналізу цін на основі раніше укладених договорів.

Технологічні особливості підсистеми

Схема роботи програмного продукту максимально наближена до звичних, сформованим в кредитній установі технологіям роботи з договорами і дозволяє зняти істотну частину рутинного тягаря з банківських працівників на кожному з етапів роботи з цими документами, що в кінцевому підсумку забезпечує для банку значну економію ресурсів. Перед початком експлуатації користувачеві рекомендується визначити набір найбільш часто використовуваних типів договорів, які значно спростять введення однотипних документів. Тут можна вказати більшу частину їх параметрів, які будуть автоматично встановлюватися при формуванні шаблону договору. Це особливо зручно при обробці повторюваних договорів або етапів договору, коли вони відрізняються тільки датою початку виконання. Тип договору може містити відомості про маршрут проходження договору по підрозділах організації та співробітникам, які працюють з ним в процесі підготовки і виконання. Природно, всі встановлені за умовчанням параметри договору можуть бути відкоректовані в період його підготовки. Ці особливості підсистеми забезпечують максимальну спільність, яка має на увазі ведення договорів різного виду, з одного боку, і простоту введення самого договору без необхідності вказівки великої кількості непотрібних або загальноприйнятих параметрів, з іншого. Необхідно відзначити, що підсистема «Облік договорів» надає користувачеві ефективні засоби по налаштуванню всіх етапів договору «з нуля», без використання заздалегідь підготовлених типів договору. Роботу над договором істотно полегшує використання різних довідників, які можна класифікувати на внутрішні, специфічні тільки для додатка «Облік договорів» (наприклад, «Ролі учасників договору», «Стану договорів»), і зовнішні, які уніфіковані для інших підсистем комплексу «Облік господарської діяльності банку »(« Товари та послуги »,« підрозділи »,« Співробітники »,« Контрагенти »).

Узгодження і підписання договорів

Текст договору зазвичай формулюється поступово. Спочатку відповідальний виконавець вибирає необхідний шаблон, коригує його параметри і вводить додаткову інформацію. Потім текст узгоджується відповідно до призначеного маршрутом, який представляє собою список співробітників банку, чий підпис необхідна для затвердження договору в цілому. У маршруті також закладається інформація про терміни візування документа кожним співробітником, про відмову візувати текст договору, додатки, специфікацій і т.д. При цьому для окремих етапів можна призначати власні маршрути узгодження, що дозволяє вести роботу над договором паралельно. Коли договір схвалений усіма співробітниками, зазначеними в маршруті, він «підписується в цілому», тобто формується параметр «Дата підписання».

Контроль і виконання підписаних договорів

Після того як договір підписаний, на перший план виходять завдання управлінського (контроль зобов'язань, термінів виконання та ін.) І бухгалтерського обліку. Для обох цих завдань ключовим є поняття «зобов'язання». Цивільний кодекс РФ констатує, що договір є завжди набір зустрічних зобов'язань декількох сторін. При цьому зобов'язання можуть бути як «товарні» (поставка будь-яких товарів або надання послуг в певні терміни і на певних умовах), так і «грошові» (здійснення оплати). Додаток «Облік договорів» підтримує всі можливі схеми зобов'язань - бартер, взаємні заліки, передача зобов'язань третім особам і т.д. Зобов'язання містить інформацію про те, до якого з учасників договору воно відноситься, а також відомості про суму, дату початку дії зобов'язання. На підставі зобов'язань формуються плановані платежі за договором - платіжний календар, який визначає, хто з учасників договору, коли, кому, скільки і в якій валюті повинен платити. Запланований платіж може проводитися за договором в цілому, за його етапу, списку етапів, частини етапу або за більш складною схемою (припустимо, 50% - за фактом закриття робіт на одному етапі і тим же платежем 50% - передоплата за наступного етапу). Вся ця інформація дозволяє не просто відстежувати кредиторську і дебіторську заборгованість по контрагентам, а й отримувати необхідну аналітику за зобов'язаннями - по датах, договорами, етапах договору, товарними позиціями і іншим параметрам. Крім того, коли в організації призначений співробітник, відповідальний за приймання та контроль робіт по етапах, застосовану в системі схему документообігу дуже зручно використовувати не тільки при укладенні договору, а й для контролю його виконання. З цією метою в маршруті договору або етапу вводяться елементи, що відносяться до процесу виконання. Керівництво може в будь-який момент отримати відомості про те, які договори або етапи закріплені за певним співробітником, які з них прострочені (тобто роботи не були закриті вчасно), і іншу управлінську інформацію. Програмний продукт «Респект: Облік договорів» дозволяє вести облік документів, які підтверджують виконання встановлених в договорі зобов'язань. Існують два види таких документів - «товарні» (Прибуткові накладні, акти виконаних робіт) і «платіжні». Ці документи можна вводити незалежно один від одного, що особливо зручно в тому випадку, коли з системою працює багато людей, а співробітники, що закривають Акти виконаних робіт або здійснюють оплату, до самих договорами доступу не мають. Пізніше система «прив'язує» ці платежі або акти до відповідних договорів. На підставі платіжних документів виконуються платіжні зобов'язання, з'являється або коригується кредиторсько-дебіторська заборгованість, формуються проводки по рахунках. Товарні документи «закривають» товарні зобов'язання.

Зручність для користувача інтерфейсу

Додаток «Респект: Облік договорів» підтримує Windows-інтерфейс, що забезпечує широкі можливості для настроювання модуля. Користувач може самостійно вирішувати, які дані виводити на екран і в якому порядку, змінювати шрифт і фон, робити різні операції над стовпцями - визначати їх ширину і колір, приховувати і відображати, міняти місцями. Все це дозволяє створювати найбільш зручні екранні форми.

2. Короткий аналіз діяльності компанії

Будівельна фірма ТОВ «Техтрон», є підприємством малого бізнесу м Кірова. Організаційно-правова форма - відкрите акціонерне товариство. Організовано з метою отримання прибутку. Основний вид діяльності - будівництво, ремонт і обслуговування об'єктів різного соціально-господарського призначення.

Будівельна фірма ТОВ «Техтрон», надає наступні послуги:

Будівництво об'єктів 1 і 2 категорії складності.

Оздоблювальні роботи фасадів і внутрішніх приміщень.

Земляні роботи.

фундаментні роботи

Прокладка зовнішніх інженерних мереж, каналізації та водопроводу.

Покрівельні роботи.

Монтаж металоконструкцій.

Електротехнічні роботи до 1000 КВт.

Будівництво, ремонт і утримання автомобільних доріг.

Оптова торгівля матеріалами, що мають відношення до будівельної індустрії.

Автоперевезення в межах Російської Федерації.

Надання ремонтно-будівельних послуг населенню.

Генеральні підрядники.

В структуру підприємства входять такі підрозділи рис.4.

Малюнок 4 - Структурна схема ТОВ «Техтрон»

На чолі підприємства знаходиться генеральний директор, якому безпосередньо підпорядковуються

Бухгалтерія.

Кошторисно-договірний відділ (який насправді входить до складу відділу постачання, так як функції виконує одна людина).

Головний інженер.

Планово-економічний відділ.

Відділ постачання.

Начальники ділянок.

Юрист-консул.

Однією з найважливіших економічних завдань підприємства є завдання обліку договорів (функції постачання), яка вирішується декількома підрозділами підприємства. У роботі над цим завданням задіяний відділ постачання, а також такі підрозділи:

Бухгалтерія.

Кошторисно-договірний відділ.

Планово-економічний відділ.

Дані підрозділи забезпечують контроль підготовки і виконання договорів, маршрутизацію і відстеження стан договорів, проводять облік документів, пов'язаних з договірними відносинами, веде підготовку проектно-кошторисної документації, облік матеріалів, готують акти виконаних робіт, прибуткові накладні, готують документи оплати за договором. Підготовку та узгодження договору проводить юрист-консул підприємства. Бухгалтерія повинна виробляє своєчасні платежі за договором або відстежувати їх отримання від контрагентів, готувати за фактом виконання робіт відповідні акти, формувати проводки по документам або витрат майбутніх періодів. Генеральний директор вирішує питання, що стосуються сукупності зобов'язань підприємства або зобов'язань перед ним, ходу реального виконання робіт за договором, відповідальних за виконання його етапів - веде управлінський облік.

Малюнок 5 - Схема реалізації завдань з обліку договорів

На рис.5 представлена \u200b\u200bсхема реалізації завдань з обліку договорів на підприємстві ТОВ «Техтрон», так як саме договірна система визначає роботу відділу постачання. І навіть постачання замовлення і відвантаження матеріалів і послуг також оформляється в договірній системі.

Завдання постачальника включає в себе всі аспекти роботи установи з господарськими договорами. Після підписання договору для задач бухгалтерського обліку ключовим стає поняття «зобов'язання», які можуть бути «товарними» або «грошовими». Завдання постачання підтримує всі можливі схеми зобов'язань - бартер, взаємні заліки, передача зобов'язань третім особам і т.д. На підставі зобов'язань формуються плановані платежі за договором. На підставі платіжних документів виконуються платіжні зобов'язання, з'являється або коригується кредитно-дебіторська заборгованість, формуються проводки по рахунках, товарні документи «закривають» товарні зобов'язання. Набір рішення бухгалтерських завдань дозволяє економісту - постачальнику отримувати інформацію, яка аналізується і дозволяє керівництву приймати правильні управлінські рішення, що призводить до рентабельної роботи підприємства. Тому що розробляється інформаційна система для АРМ є економічною інформаційною системою.

Обгрунтування необхідності і мети використання обчислювальної техніки для вирішення завдання

У будівельній фірмі ТОВ «Техтрон» традиційно використовується програмне забезпечення Microsoft Office і має наступні характеристики:

вся інформація знаходиться в текстових файлах формату Word, таблицях Excel або паперових носіях;

відсутня система захисту від несанкціонованого доступу;

відсутні програмні механізми розмежування доступу до інформації;

збір аналітичної інформації проводиться шляхом аналізу інформації, що зберігається на паперових носіях;

інформаційні технології застосовуються, в основному, для зберігання особистих даних співробітників, списків груп будівельників і створення атестаційних відомостей.

Всі перераховані вище недоліки дозволяють зробити висновок про необхідність автоматизації праці економіста - постачальника.

Метою використання обчислювальної техніки є усунення всіх перерахованих вище недоліків, а так само автоматизація обробки і аналізу первинної та проміжної інформації і подання підсумкової інформації у вигляді звітів. Робота економіста - постачальника планово-економічного відділу - це процес, що відбувається в часі, який можна розділити на послідовні етапи:

підготовчий етап;

етап оформлення договорів;

етап формування довідкової інформації;

етап обліку договорів;

етап контролю і виконання підписаних договорів

етап створення звітності.

На кожному етапі відбуваються інформаційні процеси, які зведені в таблицю 2.

Таблиця 2 - Інформаційні процеси етапів

	Інформаційні процеси
Підготовчий етап	прийом відомостей про замовника; визначення послуг педоставляемих замовнику
Етап оформлення документів	підготовка проектно-кошторисної документації; оформлення договору узгодження і підписання договору
Етап формування довідкової інформації	формування довідкової інформації про замовників; формування довідкової інформації по постачальникам матеріалів формування довідкової інформації по підрядникам;
Етап обліку договорів	реєстрація договорів з постачальниками, реєстрація проектно-кошторисної документації; реєстрація договорів з замовниками, реєстрація проектно-кошторисної документації; реєстрація договорів з підрядниками, реєстрація проектно-кошторисної документації;

Продовження таблиці 2

Необхідність більш комплексної автоматизації в будівельній компанії - це виконання таких функцій:

Створення бази даних для зберігання довідкової інформації з обліку виробничо-господарських договорів.

Забезпечення автоматизованого введення інформації посредствам екранних форм.

Реалізація основних функцій економіста-постачальника планово-економічного відділу будівельної фірми:

формування довідкової інформації,
ведення обліку договорів,
облік проектно-кошторисної документації,
облік виконання договірних зобов'язань,

Реалізація автоматизованого способу отримання оперативної та планової звітності.

Організація системи аналізу даних.

Організація автоматизованої системи звітності.

В існуючому процесі є ряд недоліків:

При автоматизації процесу дані недоліки можна усунути за допомогою:

Створення інформаційної системи, що містить ряд готових рішень, а також електронні версії всіх документів;

Автоматичної реєстрації нових документів;

Можливості створення потрібних запитів до інформаційної системи;

Вирішується проблема забезпечення захисту від несанкціонованого доступу, т. Е. Кожен користувач має свій власний логін і пароль, а також є групи користувачів: користувач, адміністратор, тільки перегляд;

Передачу документів здійснювати за допомогою персональних комп'ютерів, тим самим скоротити час на передачу документів відповідальним особам для підписання, аналізу та прийняття управлінських рішень.

Організація обліку договорів на основі «Респект: облік договорів» зможе вирішити поставлені завдання.

3. Пропозиції по автоматіізаціі процесу управління будівельною компанією

Для усунення недоліків пропонується впровадження програмного продукту «Респект: облік договорів». Впровадження програмного продукту «Респект: облік договорів» забезпечує:

Систематизацію обліку і зберігання документів;

Оперативний доступ до документів і звітам;

Ефективне управління процесами руху та обробки документів;

Скорочення часу процедур узгодження договорів і прийняття рішень;

Скорочення мимовільних витрат робочого часу співробітників;

Мінімізацію фінансових витрат на облік договорів.

«Респект: облік договорів» - універсальний програмний продукт для організації системи договірної роботи на підприємстві. Програма автоматизує облік договорів, і дозволяє інтегрувати ведення договорів в планово-фінансовий контур підприємства.

Основні можливості програми:

підготовка договорів:

На стадії підготовки договорів, програма дозволяє зафіксувати всю необхідну інформацію про контрагента, з яким буде укладено договір. А так же відобразити в картці договору інформацію про переддоговірних угодах з можливими контрагентами. Журнал договорів, дозволяє організувати систему планової роботи в рамках договірної кампанії, при великій кількості потенційних контрагентів.

Узгодження договорів:

Відповідальний за договори, формує в програмі лист погодження та передає його до відповідних підрозділів для узгодження. Потім інформація про узгодження реєструється в картці договору.

Формування бланків документів:

Гнучкий механізм формування бланків документів дозволяє без зайвих зусиль формувати бланки документів використовуючи звичайні текстові редактори Microsoft Word або OpenOffice Writer. При цьому є можливість задати групи бланків документів, в залежності від типів договорів, що укладаються.

Ведення журналу договорів підприємства:

Система дозволяє вести реєстр договорів в зручній для користувача формі, а так само формувати необхідні в роботі вибірки договорів. Журнал договорів в повній мірі може замінити всі інші реєстри договорів на підприємстві. Зручний механізм відбору даних дозволить формувати всі необхідні реєстри з одного місця, при цьому будуть доступні всі необхідні дані за договорами. Крім електронного варіанту журналу, в програмі є можливість сформувати друковану форму реєстру договорів.

планування:

Планування проводиться в розрізі платежів та виконання за договорами. Є можливість сформувати готові вибірки для відповідних служб підприємства. План - графік платежів для бухгалтерії, здійснення своєчасних платежів за договорами купівлі.

Формування універсальних звітів

Контроль виконання договорів:

Інтеграція в облікову систему дозволяє об'єднати планові дані модуля «Респект: Облік договорів» і фактичні дані відображені в 1С: Бухгалтерія. Програма дозволяє об'єднати дані по платежах з рахунків бухгалтерського обліку та дані про планові платежі з календарного плану картки договору. Аналогічно для плану виконання і даних по документам реалізації і надходження товарів і послуг. Гнучка система звітів дозволяє відобразити в одному звіті «відомість план-факт» отримати різні види угруповань при зіставленні планових і фактичних даних, а так само вибрати дані за довільним відбору. Система дозволяє контролювати не тільки відхилення дій контрагента, а й відхилення від графіків договору внутрішніх служб підприємства.

Аналіз результатів договірної роботи:

Система формування звітних даних, дозволять при аналізі роботи отримувати вибірку за довільними реквізитами, вказаними в картці договору. Гнучкість системи формування звітів дозволяє зробити зумовлені настройки для швидкого доступу до необхідних даних.

При необхідності звіти можуть бути збережені у форматі Excel для подальшого аналізу і оформлення. Крім формування бланків документів, система дозволяє зберігати всі супутні документи в картці договору. Тим самим значно полегшується пошук суміжних з договором документів різними службами підприємства.

Усередині картки договору у вигляді файлів можуть бути збережені, наприклад:

Відскановані оригінали договорів;

Схеми і специфікації;

Табличні документи;

Документи довільного змісту.

Інтеграція в 1С: Бухгалтерію 8

Інтеграція в 1С: Підприємство 8

Інтеграція в 1С: УПП 8

зберігання договорів

висновок

У цій роботі було розглянуто варіант пропозиції автоматизації будівельної компанії на базі впровадження програмного продукту «Респект: Облік договорів», який дозволить більш оптимального та ефективно організувати роботу даного підприємства, усуне виявлені недоліки:

Відсутність єдиної інформаційної бази, і, як наслідок, можлива надмірність інформації, що зберігається;

Відсутність автоматизованого обліку договорів призводить до постійним зверненням до «твердим» копіями документів, що істотно сповільнює процес;

Важко відслідковувати рух документа на всіх етапах його життєвого циклу;

Трудомісткість отримання зведених звітів;

Тривалість строків підготовки та узгодження документів;

У паперовому архіві немає можливості гнучкого управління правами доступу до документів.

бібліографічний список

Маклаков С.В. BPWin і ERWin. CASE засоби розробки інформаційних систем. -М .: 1999р. -297с.

Маклаков С.В. Моделювання бізнес-процесів з BPwin 4.0. - М .: 2002р.

Халянов Г.Н. Моделювання, аналіз, реорганізація та автоматизація бізнес процесів. -М .: 2006р. -309с.

2/2009 ВІСНИК

ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ будівельними ПРОЕКТАМИ

Є.Г. Пєнкіна

У сучасному будівельному бізнесі активно використовуються інформаційні технології та спеціалізоване програмне забезпечення. Це системи автоматизованого проектування (САПР), системи управління проектною документацією та кошторисна програмне забезпечення. Кошторисні системи дають оцінку проекту з точки зору обсягів робіт, вартості, загальної потреби в ресурсах по проекту, але не надають таких важливих для успішного виконання проекту відомостей, як календарний план робіт, графік потреби в ресурсах, календарний профіль затрат.

В організаціях будівельного комплексу існує висока потреба в програмному забезпеченні саме з планування та управління проектами. Знаходження оптимального за часом способу реалізації проекту при максимально ефективному використанні ресурсів є ключовими факторами успіху, а при зростаючій з кожним роком конкуренції - гарантом виживання організації.

Інформаційна система управління будівельними проектами (ІСУСП) являє собою організаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних і інформаційних засобів, спрямований на підтримку і підвищення ефективності процесів планування та управління проектами, в основі якого лежить комплекс спеціалізованого програмного забезпечення.

Впровадження системи планування і управління проектами може істотно підвищити ефективність реалізації будівельних проектів. Основними перевагами використання інформаційної системи управління проектами є:

Можливість регламентування процедур управління проектами;

Визначення та аналіз ефективності інвестицій;

Використання математичних методів розрахунку тимчасових, ресурсних, вартісних параметрів проектів;

Централізоване зберігання інформації за графіком робіт, ресурсів та вартості;

Можливість швидкого аналізу впливу змін в графіку, ресурсному забезпеченні та фінансуванні на план проекту;

Забезпечення контролю виконання робіт проектів;

Можливість автоматизованої генерації звітів і графічних діаграм, розробки документації по проекту;

Використання архіву проектів і накопичення знань.

На сьогоднішній день існує достатня кількість програмного забезпечення, для здійснення управління будівельними проектами. Однак далеко не завжди вдається вибрати саме те, що в достатній мірі задовольняє потребам будівельного підприємства. Крім того навіть виконавши це завдання і вибравши правильний комплекс засобів, в більшості випадків підприємству складно попередньо оцінити ефект від впровадження обраного програмного забезпечення.

ВІСНИК 2/2009

В даний час питання організаційного забезпечення ІСУСП опрацьовано недостатньо добре.

По-перше, відсутня відповідна система критеріїв, що дозволяє здійснювати вибір оптимальної для даної будівельної організації системи управління будівельними проектами (ІСУСП).

Необхідно розуміти, що ніякої програмний продукт не допоможе, якщо не поставлена \u200b\u200bсистема управління проектами в організації. Якщо не буде розроблений стандарт і регламенти. Тому первинна система, продукт повинен задовольняти вимогам проектованої системи. І ось тут може виникнути проблема - якщо програмне забезпечення (ПО) не забезпечує отримання необхідної інформації, то і користь від нього різко падає. Тому і вибір системи повинен бути усвідомлений. Потрібно визначити, який продукт необхідний для системи управління проектами, яка є в будівельній організації.

При цьому, алгоритм вибору виглядає наступним чином:

1. Сформулювати вимоги до пакету, попередньо визначивши необхідні функції. Це важливий етап, оскільки при відсутності належної уваги можуть бути втрачені вельми істотні вимоги до продукту.

2. Скласти таблицю порівняння специфікацій функцій різних систем. Один з можливих варіантів представлений в табл. 1.

3. Оцінити пропозиції постачальників програмного забезпечення, їх сервісу, допомоги при впровадженні тощо

Табл. 1. Порівняння специфікацій функцій різних систем

Вимоги при виборі ПО Функції, реалізовані в системі

Інтерфейс набудовується

Контекстна допомога

Зручність доступу до даних

графічні можливості

Поділ інтерфейсу за ролями

Стандартні майстри, шаблони та подання екрану

Управління даними Зручність доступу і передачі інформації

Захист від несанкціонованого доступу

Інтеграція даних з іншими додатками

Можливості розмежування прав доступу

Наявність функцій OLAP

Механізм планування Використання ієрархічної структури ресурсів

Часовий аналіз за методом критичного шляху

Аналіз вартості і освоєного обсягу

аналіз ризиків

Використання декількох вихідних планів

Використання шаблонів звітів

Забезпечення спільної роботи Наявність Web-додатків

Архітектура клієнт-сервер

Подання доступу до даних віддаленим користувачам

Сповіщення та нагадування про роботи

2/2009 ВІСНИК

Програмний продукт не є стрижнем системи управління проектами, але його можливості і недоліки цілком можуть бути серйозним фактором і обмеженням при виборі ПО. Не кожна компанія може дозволити собі займатися доопрацюванням програмного забезпечення під себе. Хоча, безумовно, настройка робочих місць, в залежності від виконуваних співробітником функцій, має місце бути.

По-друге, потрібні методичні та програмно-інформаційні засоби підтримки процесу оцінки ефективності інформаційної системи управління проектами з існуючого безлічі.

Оцінка ефективності ґрунтується на визначенні, виборі критеріїв для розгляду і оцінки системи за цими якостями. Деякі відмінності в наборі критеріїв, які безпосередньо впливають на ефективність проекту, існують і можуть залежати від характеристики будівельних проектів і складу системи, але в цілому вони єдині для всіх (рис. 1).

Управління часом проекту

Управління вартістю проекту

Управління якістю проекту

Управління цілями проекту

Основні

Управління інтеграцією (завершенням) _проекта_

Управління людським і ресурсами

Управління поставками і контрактами

Управління інформацією і комунікаціями

Управління ризиками проекту

допоміжні

Рис. 1. Критерії оцінки ефективності проекту

Вимоги при виборі ПОФункціі, реалізовані в сістемеПользовательскій ін-терфейсНастраіваемий інтерфейсКонтекстная помощьУдобство доступу до даннимГра-фические возможностіРазделеніе інтерфейсу по ролямСтандартние майстри, шаблони та подання екранаУправленіе данниміУдобство доступу і передачі інфор-іЗащіта від несанкціонованого доступаІнтеграція даних з іншими додатки-міВозможності розмежування прав доступаНалічіе функцій ОЬЛРМеханізм плани -рованіяІспользованіе ієрархічної структури ресурсовВременной аналіз за методом критичного путіАналіз вартості і освоєного об'емаАналіз рісковІспользованіе декількох вихідних плановІспользованіе шаблонів отчетовОбеспеченіе спільної работиНалічіе Web-пріложенійАрхітектура клієнт-серверПредставленіе доступу до даних віддаленим пользователямОповещенія і нагадування про роботи

Кількісна оцінка ефективності інформаційної системи може розраховуватися за такими основними критеріями:

Відхилення за часом - зрушення в розкладі проекту, викликані відставанням або випередженням робіт;

Відхилення по вартості проекту - відхилення бюджету проекту, викликані його перевитратою або недорасхода;

ВІСНИК 2/2009

Відхилення за якістю - усунення недоліків, виявлених при перевірці та оцінці якості - оцінка ефективності роботи команди проекту щодо усунення недоліків, виявлених в ході виконання проекту.

Для кожного певного критерію проекту виробляються вагові показники (к1, к2, к3 і т.д.), які відповідають важливості даного критерію.

Головною особливістю процесів будівельних організацій є їх стандартна структура і стандартні обмеження. Ці стандартні обмеження за часом, вартості реалізації проектів і за якістю результатів можуть бути використані для побудови узагальненого показника, що характеризує ефективність системи через оцінку виникаючих відхилень (1).

(К1 * АТ + до 2 * АС + до 3 * АТ) АЕ \u003d --- (1)

ДЕ - відхилення від застосування інформаційної системи управління

АТ - відхилення за часом

АС - відхилення по вартості проекту

АТ - відхилення за якістю

Значення коефіцієнтів АЕ відповідають розподілам спеціальної складеної шкали, що дозволяє класифікувати відхилення від застосування тієї чи іншої ІСУСП.

Це один з можливих методів кількісної оцінки ефективності інформаційних систем. Також можна використовувати і якісні. Наприклад, на основі експертної оцінки критичних чинників успіху (КФУ), виконання яких необхідне для успішної реалізації будівельного проекту.

Ефективність ИСУП залежить від таких факторів, як:

З боку вищого керівництва - розуміння важливості системи, готовність забезпечити необхідну підтримку за допомогою особистої участі або делегування відповідних повноважень членам команди;

Чітке планування робіт - розуміння шляхів досягнення цілей (за рахунок яких робіт будуть досягнуті цілі проекту, в які терміни, які ресурси для цього будуть потрібні);

Врахування вимог користувачів - визначає задоволеність системою в практичній роботі;

Наявність необхідних технологічних і фінансових коштів;

Наявність підготовленого персоналу (підготовленість співробітників до здійснення проекту конкретного профілю, готовність провести навчання співробітників або набір відповідних фахівців, іноді залучення консультантів).

Таким чином, використовуючи як систему критеріїв, так і методи оцінки ефективності, можна здійснювати вибір оптимальної системи управління будівельними проектами.

Рецензент: д.т.н., проф. С.А. Синенко, кафедра САПР в будівництві МГСУ