Microsoft Access для чайників – що це за програма та як їй користуватися. Створення та наповнення баз даних у Microsoft Access Створення та оформлення форм

Ласкаво просимо у світ баз даних

У цьому розділі ... | Можливо, дивлячись на значок Microsoft Access у меню Пуск, ви намагалися зрозуміти, навіщо він потрібний. А комусь напевно на думку спала ідея про створення бази даних, проте незрозуміло, з чого почати. У будь-якому випадку, Access – це саме те, що вам потрібно!

Огляд основних функцій Access

У цьому розділі ... | Найчастіше саме початок роботи з Access викликає труднощі у новачків. Навіть читачам, яким доводилося використовувати електронні таблиці та текстові редакториАле ніколи раніше не доводилося стикатися з Access, не завжди зрозуміло, що робить база даних і як вона функціонує.

Вивчення головного вікна Access

У цьому розділі ... | У розділі 2, "Огляд основних функцій Access", вже розповідалося про інтерфейс користувача Access. Зокрема, описувалися такі елементи, як панель завдань, панелі інструментів та меню. Тепер приступимо до знайомства з головним його елементом – вікном База даних.

Планування бази даних

У цьому розділі ... | База даних - набір постійних чи взаємозалежних об'єктів. Наприклад, інформацію про побутової технікита іншому майні можна зберігати у звичайному зошит з клітинку. А особисті відомості про друзів та родичів, такі як їх адреси, дати водіння та телефони, можна містити в записниках або органайзерах. По суті, і записна книжка, і зошит - це бази даних спрощеного типу.

Створення перших таблиць

У цьому розділі ... | Настав час перейти від знайомства з Access до активної роботи з нею. Ми розглянули основні функції та можливості програми, розробили логічну концепцію бази даних і тепер можемо зайнятися створенням таблиць. Як відомо, саме таблиці містять дані Access.

Використання взаємозв'язків

У цьому розділі ... | Термін взаємозв'язок часто трактується неоднозначно. В світі реляційних базданих він означає зв'язок між двома записами. З одного боку, використання зв'язків у базах даних забезпечує абсолютно нові можливості, але з іншого, нерідко викликає утруднення навіть у досвідчених користувачів. Заплутані зв'язки Access можуть вивести з себе будь-кого.

Отримання даних за допомогою запитів

У цьому розділі ... | На цьому етапі введення інформації в таблицю не складе для вас жодних труднощів. Крім того, з попередніх розділів ви вже знаєте, як створювати таблиці та працювати з ними, як за допомогою зв'язків поєднувати між собою дані у різних таблицях.

Створення та використання форм даних

У цьому розділі ... | База даних здатна виконувати різні завдання, і зберігання інформації лише одне з них. Освоївши принципи створення таблиць, потрібно вивчити спосіб введення та зміни даних. Найбільш ефективним засобом роботи з ними є форми, які дозволяють визначити тип даних, що відображаються, і надати різні методиїх зміни.

Друк інформації за допомогою звітів

У цьому розділі ... | на Наразіви вже створили базу даних, а також кілька таблиць, що містять основні дані, навчилися створювати запити для отримання потрібних відомостей. Тепер ви знаєте, як за допомогою інтерфейсу форм Access можна вводити, відображати і шукати дані.

Публікація даних в Інтернеті за допомогою сторінок

У цьому розділі ... | Для одних людей Інтернет – це місце розваг чи улюблене хобі. Інші підключаються до Світової мережі з метою вирішення серйозних проблем. Читачі, які вивчають Access по цій книзі, навряд чи зможуть створити програму з підтримкою Інтернету, але це зовсім не привід для того, щоб навіть не поцікавитися такою можливістю.

Налаштування таблиць

У цьому розділі ... | До цього моменту користувальницький інтерфейс Access вже перестав бути для нас чимось загадковим. Ми навчилися створювати об'єкти, що формують основу бази даних, набули деякого досвіду в їхньому налаштуванні.

Розширення сфери використання запитів

У цьому розділі ... | У попередніх розділах описувалися методи створення та застосування практично всіх об'єктів Access. І хоча пройдено вже чималий шлях, до його кінця дуже далеко. | У цьому розділі ми поговоримо про запити, які дозволяють не лише отримувати дані.

У сучасному світіпотрібні інструменти, які дозволяли б зберігати, систематизувати і обробляти великі обсяги інформації, з якими складно працювати в Excel або Word.

Подібні сховища використовуються для розробки інформаційних сайтів, інтернет-магазинів та бухгалтерських доповнень. Основними засобами, що реалізують цей підхід, є MS SQL та MySQL.

Продукт від Microsoft Office є спрощеною версією у функціональному плані і більш зрозумілою для недосвідчених користувачів. Розглянемо покроково створення бази даних у Access 2007.

Опис MS Access

Microsoft Access 2007 – це система управління базами даних (СУБД), що реалізує повноцінний графічний інтерфейс користувача, принцип створення сутностей та зв'язків між ними, а також структурну мову запитів SQL. Єдиний мінус цієї СУБД – неможливість працювати у промислових масштабах. Вона не призначена для зберігання великих обсягів даних. Тому MS Access 2007 використовується для невеликих проектів та в особистих некомерційних цілях.

Але перш ніж покроково показувати створення БД, потрібно ознайомитися з базовими поняттямиз теорії баз даних

Визначення основних понять

Без базових знань про елементи управління та об'єкти, що використовуються при створенні та конфігурації БД, не можна успішно зрозуміти принцип та особливості налаштування предметної області. Тому зараз я постараюся простою мовою пояснити суть усіх важливих елементів. Тож почнемо:

1. Предметна область – безліч створених таблиць у базі даних, пов'язані між собою з допомогою первинних і вторинних ключів.
2. Сутність - окрема таблицябази даних.
3. Атрибут – заголовок окремого стовпця у таблиці.
4. Кортеж – це рядок, який приймає значення всіх атрибутів.
5. Первинний ключ – це унікальне значення(id), яке надається кожному кортежу.
6. Вторинний ключ таблиці "Б" - це унікальне значення таблиці "А", що використовується в таблиці "Б".
7. SQL запит - це спеціальний вираз, що виконує певну дію з базою даних: додавання, редагування, видалення полів, створення вибірок.

Тепер, коли загалом є уявлення про те, з чим ми працюватимемо, можна приступити до створення БД.

Створення БД

Для наочності всієї теорії створимо тренувальну базу даних «Студенти-Іспити», яка міститиме 2 таблиці: «Студенти» та «Іспити». Головним ключем буде поле "Номер заліковки", т.к. Цей параметр є унікальним для кожного студента. Інші поля призначені для більш повної інформаціїпро учнів.

Отже, виконайте таке:

Все тепер залишилося тільки створити, заповнити і зв'язати таблиці. Перейдіть до наступного пункту.

Створення та заповнення таблиць

Після створення БД на екрані з'явиться порожня таблиця. Для формування її структури та заповнення виконайте таке:

Порада! Для тонкого налаштування формату даних перейдіть на стрічці у вкладку «Режим таблиці» та зверніть увагу на блок «Форматування та тип даних». Там можна кастомізувати формат даних, що відображаються.

Створення та редагування схем даних

Перед тим, як розпочати зв'язування двох сутностей, за аналогією з попереднім пунктом потрібно створити та заповнити таблицю «Іспити». Вона має такі атрибути: "Номер заліковки", "Іспит1", "Іспит2", "Іспит3".

Для виконання запитів необхідно зв'язати наші таблиці. Іншими словами, це певна залежність, яка реалізується за допомогою ключових полів. Для цього потрібно:

Конструктор повинен автоматично створити зв'язок залежно від контексту. Якщо ж цього не сталося, то:

Виконання запитів

Що ж робити, якщо нам потрібні студенти, які навчаються лише у Москві? Так, у нашій БД лише 6 осіб, але що, якщо їх буде 6000? Без додаткових інструментів дізнатися це буде складно.

Саме в цій ситуації до нас на допомогу приходять запити SQL, які допомагають вилучити лише необхідну інформацію.

Види запитів

SQL синтаксис реалізує принцип CRUD (скор. від англ. create, read, update, delete – «створити, прочитати, оновити, видалити»). Тобто. за допомогою запитів ви зможете реалізувати всі ці функції.

На вибірку

І тут у хід вступає принцип «прочитати». Наприклад, нам потрібно знайти всіх студентів, які навчаються у Харкові. Для цього потрібно:

А що робити, якщо нас цікавлять студенти з Харкова, стипендії у яких понад 1000? Тоді наш запит буде виглядати так:

SELECT * FROM Студенти WHERE Адреса = "Харків" AND Стипендія > 1000;

а результуюча таблиця набуде наступного вигляду:

На створення сутності

Крім додавання таблиці за допомогою вбудованого конструктора, іноді може знадобитися виконання цієї операції за допомогою SQL запиту. У більшості випадків це потрібно під час виконання лабораторних чи курсових робіт у рамках університетського курсу, адже у реальному житті потреби в цьому немає. Якщо ви, звичайно, не займаєтеся професійною розробкою програм. Отже, для створення запиту потрібно:

1. Перейти до вкладки «Створення».
2. Натиснути кнопку «Конструктор запитів» у блоці «Інші».
3. У новому вікні натисніть кнопку SQL, після чого введіть в текстове поле команду:

CREATE TABLE Викладачі
(КодВикладача INT PRIMARY KEY,
Прізвище CHAR(20),
Ім'я CHAR (15),
По-батькові CHAR (15),
Підлога CHAR (1),
Дата_народження DATE,
Основний предмет CHAR (200));

де "CREATE TABLE" означає створення таблиці "Викладачі", а "CHAR", "DATE" та "INT" - типи даних для відповідних значень.

Увага! Наприкінці кожного запиту має бути символ «;». Без нього виконання скрипта призведе до помилки.

На додавання, видалення, редагування

Тут все набагато простіше. Знову перейдіть у поле для створення запиту та введіть такі команди:

Створення форми

При величезній кількості полів у таблиці заповнювати базу даних стає складно. Можна випадково пропустити значення, ввести неправильне чи іншого типу. У цій ситуації на допомогу приходять форми, за допомогою яких можна швидко заповнювати сутності, а можливість припуститися помилки мінімізується. Для цього будуть потрібні такі дії:

Усі базові функції MS Access 2007 ми вже розглянули. Залишився останній важливий компонент- формування звіту.

Формування звіту

Звіт – це спеціальна функція MS Access, що дозволяє оформити та підготувати для друку дані з бази даних. В основному це використовується для створення товарних накладних, бухгалтерських звітів та іншої офісної документації.

Якщо ви ніколи не стикалися з такою функцією, рекомендується скористатися вбудованим Майстром звітів. Для цього зробіть таке:

1. Перейдіть на вкладку «Створення».
2. Натисніть кнопку «Майстер звітів» у блоці «Звіти».
   
   
3. Виберіть цікаву таблицю та поля, потрібні для друку.
   
   
4. Додайте потрібний рівень угруповання.
   
   
5. Виберіть тип сортування кожного поля.
   
   

Якщо відображення вас не влаштовує, його можна трохи підкоригувати. Для цього:

Висновок

Отже, з упевненістю можна сказати, що створення бази даних в MS Access 2007 ми розібрали повністю. Тепер вам відомі всі основні функції СУБД: від створення та заповнення таблиць до написання запитів на вибірку та створення звітів. Цих знань вистачить для виконання нескладних лабораторних робітв рамках університетської програми або використання у невеликих особистих проектах.

Для проектування складніших БД необхідно розбиратися в об'єктно-орієнтованому програмуванні та вивчати такі СУБД, як MS SQL та MySQL. А для тих, кому потрібна практика складання запитів, рекомендую відвідати сайт SQL-EX, де ви знайдете безліч практичних цікавих завдань.

Успіхів у освоєнні нового матеріалу і якщо є якісь питання – милості прошу у коментарі!

Основним призначенням цієї програми є створення та робота з базами даних, які можуть бути підв'язані як під дрібні проекти, так і під великий бізнес. З її допомогою вам буде зручно керувати даними, редагувати та зберігати інформацію.

додаток пакета Microsoft Office - Access - служить для роботи з базами даних

Природно, перед початком роботи вам потрібно буде створити або відкрити вже існуючу базу даних.

Відкрийте програму та перейдіть до головного меню, натиснувши на команду «Файл», а там виберіть «Створити». Створюючи нову базу, вам на вибір буде представлена ​​порожня сторінка, яка матиме в собі одну таблицю або веб-база даних, що дозволяє вам користуватися вбудованими інструментами програми для, наприклад, ваших публікацій в інтернеті.

Крім того, для максимального спрощення створення нової бази користувачу на вибір надано шаблони, що дозволяють створити базу, орієнтовану на конкретне завдання. Це, між іншим, допоможе вам швидко створити необхідну форму таблицю, не налаштовуючи все вручну.

Наповнення бази даних інформацією

Створивши базу, необхідно заповнити її відповідною інформацією, структуру якої варто заздалегідь продумати, адже функціональність програми дозволяє оформляти дані в декількох формах:

1. Зараз найзручнішим і найпоширенішим видом структуризації інформації є таблиця. За своїми можливостями та виглядом, таблиці в Access не сильно відрізняються від таких у Excel, що, своєю чергою, значно спрощує перенесення даних із однієї програми до іншої.
2. Другим способом внесення інформації є форми, вони чимось схожі на таблиці, проте забезпечують більш наочне відображення даних.
3. Для підрахунку та виведення інформації з вашої бази передбачені звіти, які дозволять вам проаналізувати та вирахувати, наприклад, ваші доходи або кількість контрагентів, з якими ви працюєте. Вони дуже гнучкі і дозволяють робити будь-які розрахунки, залежно від внесених даних.
4. Отримання та сортування нових даних у програмі здійснюється за допомогою запитів. За допомогою них ви зможете знайти певні дані серед кількох таблиць, а також створити або оновити дані.

Всі перелічені вище функції знаходяться в панелі інструментів, у вкладці «Створення». Там ви можете вибрати який саме елемент бажаєте створити, а потім, у «Конструкторі», що відкрилося, налаштувати його під себе.

Створення бази даних та імпортування інформації

Створивши нову базу даних, єдиним, що ви побачите, буде пуста таблиця. Ви можете зайнятися її заповненням вручну або заповнити копіюючи необхідну інформацію з інтернету. Зверніть увагу, що кожна внесена вами частина інформації має бути розміщена в окремій колонці, а кожен запис матиме особистий рядок. До речі, колонки можна перейменувати, щоб краще орієнтуватися в їхньому вмісті.

Якщо ж вся необхідна інформація знаходиться в іншій програмі або джерелі, програма дозволяє налаштувати імпортування даних.

Усі параметри імпортування знаходяться в окремій вкладці, яка називається «Зовнішні дані». Тут, в області «Імпорт та зв'язки», перелічені доступні формати, серед яких документи Excel, Access, текстові та XML-файли, інтернет-сторінки, папки Outlookі т. д. Вибравши необхідний формат, з якого буде перенесена інформація, вам потрібно вказати шлях до розташування файлу. Якщо вона розміщена на якомусь сервері, програма вимагатиме від вас ввести адресу сервера. У міру імпорту ви зіткнетеся з різними налаштуваннями, які призначені для коректного перенесення даних до Access. Дотримуйтесь інструкцій програми.

Основні ключі та взаємозв'язки таблиць

При створенні таблиці програма автоматично наділяє кожен запис унікальним ключем. За замовчуванням у ній є колонка імен, яка розширюється у міру внесення нових даних. Саме ця стовпчик і є первинним ключем. Крім таких основних ключів, база даних також може містити поля, пов'язані з інформацією, що міститься в іншій таблиці.

Наприклад, у вас є дві таблиці, які містять взаємопов'язану інформацію. Наприклад, вони називаються «День» та «План». Вибравши в першій таблиці поле «понеділок», ви зможете пов'язати його з будь-яким полем у таблиці «План» і при наведенні курсору на одне з цих полів ви побачите інформацію та пов'язані осередки.

Подібні взаємозв'язки полегшать читання вашої бази даних і напевно збільшать її зручність та ефективність.

Щоб створити взаємозв'язок, перейдіть у вкладку «Робота з базами даних» та в області «Відносини» виберіть кнопку «Схема даних». У вікні ви побачите всі оброблювані бази даних. Слід звернути увагу на те, що в базах даних мають бути спеціальні поля, призначені для зовнішніх ключів. На нашому прикладі, якщо в другій таблиці ви хочете відобразити день тижня або число, залиште поле порожнім, назвавши його «День». Також налаштуйте формат полів, тому що він повинен бути однаковим для обох таблиць.

Потім, відкривши дві таблиці, перетягніть поле, яке потрібно зв'язати, у спеціально приготовлене поле для зовнішнього ключа. З'явиться вікно «Зміна зв'язків», де ви побачите окремо виділені поля. Щоб забезпечити зміну даних в обох пов'язаних полях та таблицях, поставте галочку навпроти пункту «Забезпечення цілісності даних».

Створення та види запитів

Запит є дією в програмі, завдяки якій користувач може редагувати або вносити інформацію до бази даних. Фактично запити поділяються на 2 види:

1. Вибірний запити, завдяки яким програма дістає певну інформацію та робить за нею розрахунки.
2. Запити впливу, додають інформацію до бази чи видаляють її.

Вибравши "Майстер запитів" у вкладці "Створення", програма проведе процес створення певного типу запиту. Дотримуйтесь інструкцій.

Запити можуть значно допомогти вам упорядкувати дані та завжди звертатися до конкретної інформації.

Наприклад, ви можете створити вибірковий запит за певними параметрами. Якщо ви бажаєте побачити інформацію за конкретною датою або днем ​​таблиці «День» за весь проміжок часу, ви можете налаштувати подібний запит. Виберіть "Конструктор запитів", а в ньому потрібну вам таблицю. За промовчанням запит буде виборним, це стає зрозумілим, якщо глянути на панель інструментів із виділеною там кнопкою «Вибірка». Для того, щоб програма шукала саме ту дату або день, який вам потрібен, знайдіть рядок «Умова відбору» і введіть фразу [який день?]. Запам'ятайте, запит повинен бути поміщений у квадратні дужки і закінчуватися на запитання або на двокрапку.

Це лише один із варіантів використання запитів. Насправді, з їх допомогою можна створювати нові таблиці, відбирати дані за критеріями і т.д.

Налаштування та використання форм

Завдяки застосуванню форм користувач зможе легко переглядати відомості по кожному полю і перемикатися між існуючими записами. При тривалих введення інформації використання форм спрощує роботу з даними.

Відкрийте вкладку «Створення» та знайдіть пункт «Форма», натиснувши на який з'явиться стандартна форма, яка базується на даних вашої таблиці. Поля з інформацією, що з'явилися, піддаються всіляким змінам, включаючи висоту, ширину і т. д. Зверніть увагу, що якщо в наведеній таблиці присутні взаємозв'язки, ви побачите їх і зможете переналаштувати в цьому ж вікні. У нижній частині програми ви побачите стрілки, які дозволять послідовно відкривати кожен стовпець вашої таблиці або відразу переміститися на перший і останній. Тепер кожна з них є окремим записом, поля якого ви можете налаштувати, клацнувши мишею на кнопку «Додати поля». Змінені та внесені таким чином відомості відобразяться у таблиці та у всіх приєднаних до неї таблицях. Після налаштування форма необхідно зберегти її, натиснувши комбінацію клавіш «Ctrl+S».

Створення звіту

Основним призначенням звітів є надання користувачеві загального зведення таблиці. Звіт можна створити абсолютно будь-який залежно від даних.

Програма дає вам вибрати тип звіту, надавши кілька на вибір:

1. Звіт - буде створено автозвіт, який використовує всю надану в таблиці інформацію, проте дані не будуть згруповані.
2. Порожній звіт - не заповнена форма, дані для якої ви можете вибрати самі з потрібних полів.
3. Майстер звітів - допоможе вам пройти процес створення звіту та проведе групування та форматування даних.

У порожній звіт ви можете додати, видалити або редагувати поля, наповнюючи їх необхідною інформацією, створювати спеціальні групи, які допоможуть відокремити певні дані від інших та багато іншого.

Вище наведені всі ази, які допоможуть вам впоратися і налаштувати під себе програму Access, однак її функціональність досить широка і передбачає більше тонке налаштуваннярозглянутих тут функцій.