На сьогоднішній день практично кожна людина має електронну пошту (email), а то й кілька. При цьому досить часто електронна пошта містить велику кількість важливої інформації. І її втрата може бути гіршою, ніж якщо взяти та відформатувати жорсткий диск вашого комп'ютера. Тому турбота про створення резервних копій, так званих бекапів, вашої пошти – не менш важливе завдання, ніж резервне копіювання ваших документів. Але її рішення не таке тривіальне, як копіювання файлів з одного місця в інше. Навіть якщо ви знайдете файли поштових програм, у яких зберігаються усі ваші листи, вам складно буде щось із ними зробити. Спробуйте відповісти собі на кілька запитань: "як ви відновлюватимете листи?", "як вам переглянути один із листів?", "як ви збираєтеся шукати потрібний вам лист у резервній копії?" і т.д. Практично на всі питання немає однозначної відповіді, або вона буде настільки складною, що ви швидко від неї відмовтеся.
Розглянутий в огляді клас утиліт дозволить вам не тільки зберегти ваші дорогоцінні листи в безпечному місці, а й виконувати з ними прості операції, такі як перегляд, пошук і т.д.
Огляд безкоштовних програм для створення бекапу пошти
MaiStore Home потужний інструмент резервування пошти
Дозволяє створювати резервні копії всіх повідомлень електронної пошти (email) з різних програм та онлайн-сервісів та зберігати їх в одному захищеному архіві . Утиліта справді вміє працювати з величезними розмірами. Це легко відчути, для цього достатньо спробувати щось пошукати, і ви переконаєтесь, що швидкість просто вражає. Вона відноситься до розряду "один раз налаштував - користуєшся". Утиліта має досить гнучкий інтерфейс налаштування відновлення із резервної копії. Так що ви завжди можете швидко відновити все необхідне. Завжди пам'ятайте, що утиліта не створює резервні копії налаштувань облікових записів та контактів, хоча останнє завжди можна відновити з листів.
Вміє створювати резервні копії:
- Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013
- Outlook Express, Windows Mail та Windows Live Mail
- Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013
- Mozilla Thunderbird та SeaMonkey
- POP3 та IMAP (включаючи веб-послуги, такі як Gmail і Yahoo)
- Microsoft Office 365 (Exchange Online)
- .eml та інші файли
Для таких продуктів, MailStore досить часто оновлюється. Це дає впевненість, що через рік вам не доведеться знову шукати відповідну утиліту, і по новій все налаштовувати. У деяких моментах інтерфейс користувача зроблений трохи незграбно. Проте, утиліту досить легко і просто використовувати. Ви можете читати листи прямо з резервної копії, при цьому це буде так само легко, як коли б ви читали їх з поштових клієнтів. Ви навіть можете відповідати на повідомлення прямо з MailStore. Можна сказати, що це програма підійде користувачам будь-якого рівня.
KLS Mail Backup проста та якісна програма для створення бекапу пошти
це проста та якісна утиліта, призначена для створення резервних копій електронної пошти (email) безлічі популярних поштових клієнтів. Вона також дозволяє бекапит профілі різних інтернет-програм. Утиліта використовує широко відомий формат Zip для стиснення та зберігання електронних повідомлень. Отже, ви завжди зможете безпосередньо отримати доступ до ваших повідомлень. Процеси створення та відновлення резервних копій представлені спеціальними майстрами налаштування. Навіть самий недосвідчений користувач зможе швидко розібратися, що до чого, і почати використовувати. KLS Mail Backup є безкоштовним лише для особистого використання.
KLS Mail Backup не вміє працювати з протоколами POP та IMAP. Це означає, що ви не зможете безпосередньо з сервера зробити бекап вашої пошти.
Різні продукти для створення бекапів.
MozBackup – це утиліта для створення резервних копій таких програм: MozSuite/SeaMonkey, Mozilla Firefox, Mozilla Thunderbird, Netscape, Flock, Sunbird, Spicebird, PostBox та Wyzo. Вона зберігає пошту, закладки, адресні книги, паролі тощо.
Comodo Backup це загального призначення утиліта резервного копіювання, яка дозволяє створювати бекапи електронної пошти (email). Також вам пропонується безкоштовно 5 Гб онлайн-сховища. Comodo працює за рахунок клієнтів, які використовують онлайн-сховища на комерційній основі. Вона підтримує Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Live Mail та OutLook Express. Вона також дозволяє створювати резервні копії файлів і папок.
MailBrowserBackup це проста портативна програма, яка виявляє та пропонує створити резервну копію Internet Explorer, Mozilla Firefox (профіль), Flock, Windows Mail, Windows Contacts (Win 7), Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Opera (браузер та пошта), Apple Safari , Google Chrome, SRWare Iron, FileZilla FTP-клієнт та Windows Live Messenger Plus.
У Windows 7 вам необхідно буде запускати програму від імені адміністратора або того облікового запису, який пов'язаний з Windows Contacts, в іншому випадку утиліта не зможе створити бекап для нього.
Microsoft надає безкоштовну програму резервного копіювання для Outlook, яка створює резервні копії ваших pst-файлів. Працює з Outlook 2002 та пізнішими версіями.
Gmail Backup (сайт більш недоступний) – це опенсурсне рішення, яке дозволяє за допомогою протоколу IMAP створювати резервні копії ваших електронних листів.
Посібник із швидкого вибору (посилання на завантаження безкоштовних програм для створення бекапів пошти)
MailStore Home
| Резервне копіювання всіх повідомлень електронної пошти з кількох програм та облікових записів. Швидкий пошук. Легкість роботи з бекапами. Резервне копіювання за протоколами POP3 та IMAP (включаючи веб-пошти, такі як Gmail та Yahoo! Mail). Дуже проста у використанні. | ||
| Потребує Microsoft .NET. | ||
| ------------- | ||
| http://www.mailstore.com/en/mailstore-home-email-archiving.aspx | ||
| 5,5 MB 8.1 Безкоштовно для приватного використання тільки Windows 2000 / XP / Vista / 7 / 8 | ||
KLS Mail Backup
| Безліч популярних поштових клієнтів. Зрозумілий та простий інструмент для створення бекапів. Використовує zip-архіви для зберігання пошти, так що у вас завжди є прямий доступ до листів. | ||
| Не підтримує протоколи POP та IMAP. Це означає, що ви не можете створити бекапи прямо з поштового сервера. | ||
Доброго часу! Сьогодні ми поговоримо про резервне копіювання СМС шляхом надсилання всіх повідомлень зі смартфона на електронну пошту. Це може знадобитися як просто для збереження листування, так і для подальшої обробки повідомлень, наприклад пошуку в повідомленнях потрібної інформації (контактів, імен, цін та іншого) сторонніми програмами, які в свою чергу працюють з E-Mail. Розберемо варіант такого копіювання з використанням смартфона, що працює на Android.
Створюємо поштову скриньку
Для надсилання та збереження всіх повідомлень на E-Mail, для початку потрібно зареєструвати поштову скриньку, для цього чудово підійде пошта від yandex.ru. Можна також використовувати свою діючу поштову скриньку, але я рекомендую зареєструвати нову. По-перше з часом у ньому накопичиться велика кількість СМС повідомлень, які можуть заважати при роботі зі звичайними листами, а по-друге у випадку якщо ви будете підключати поштову скриньку до стороннього сервісу для аналітики, не вказувати в ньому логін і пароль від основного E-Mail .
Встановлюємо на смартфон з Android додаток SMS Backup +
Для надсилання всіх SMS повідомлень на поштову скриньку потрібно встановити і налаштувати спеціальний додаток SMS Backup +, завантажити який можна на сайті play.goole.com або apk-dl.com (альтернатива для смартфонів не використовують Google Play) або .
Програма протестована на Android: 3. XX, 4. XX, 5. XX, 6. XX; Заявлено підтримку версії 2.xx.
Налаштовуємо SMS Backup +
- Запускаємо додаток;
- Після запуску програми, в меню вибираємо пункт: Advanced settings;
- Далі переходимо до Backup settings;
- Встановлюємо галочки на Backup SMS та Email subject prefix, знімаємо галочки з Backup MMS, Backup Call log (MMS та історія дзвінків нам не потрібні, хоча їх теж можете резервувати);
- Повертаємося в попереднє меню та переходимо до розділу IMAP Server settings;
- Вибираємо пункт меню Authentication,
встановлюємо значення параметра Plain text; 
- Вибираємо пункт меню Server address, прописуємо значення: imap.yandex.ru:993
- Вибираємо пункт меню Security прописуємо значення: SSL
- Вибираємо пункт меню Login (You IMAP account), вказуємо логін, потім вибравши пункт меню Password (You IMAP account password), вказуємо пароль від yandex.ru пошти;
- У головному меню встановлюємо галочку Auto backup;
- Далі переходимо в Auto backup settings, вибираємо пункт меню Regular schedule та встановлюємо часовий інтервал, з періодичністю якого SMS будуть відправляти на вказаний нами обліковий запис поштової скриньки (наприклад кожні 2 години).
Програма SMS Backup+ дозволяє не тільки робити резервні копії на E-Mail, але й відновлювати повідомлення з нього. Відповідні установки відновлення можна знайти в розділі Advanced settings -> Restore settings.
Після надсилання повідомлень на E-Mail, всі вони будуть розміщені у папці під назвою SMS.
Аналізуємо СМС, передані на Email
Після отримання списку СМС на адресу електронної пошти, можна за допомогою спеціального програмного забезпечення аналізувати дані, що містяться в них. Наприклад, можна відстежувати СМС від банку з повідомленнями про грошові надходження і списання, на підставі чого вести фінансовий облік в автоматичному режимі. Подібне рішення реалізовано мною для «сайту спільних покупок», коли всі SMS повідомлення від Банку отримані Організаторами СП збираються в одному місці, аналізуються і на підставі них, система в панелі управління виводить дані про те — який з користувачів зробив замовлення, зробив оплату.
magician_romanв Поняття "прихована копія", вчимося не робити дурниціНа подив, багато людей, коли їм вимагає відправити лист одразу кільком людям, просто перераховують адреси в полі "Кому", це нормально, коли цей лист адресований вашим колегам або друзям, але при розсилці листів групі клієнтів - ви таким чином показуєте всім адреси та інших одержувачів, фактично розкриваючи свою адресну базу.
Будь-якому з клієнтів достатньо переслати цей лист вашому конкуренту і ваші контакти відразу втечуть.
Дивно, але багато далеко не дурних людей, з подивом дізнаються, що якщо вам потрібно відправити лист безлічі адресатів, щоб вони не знали один про одного, то для цього існує поле "Прихована копія".
Наприклад, для mail.ru це буде виглядати так:
І так ще раз коротко:вказали адреси в "кому" - всім видно кому ви відправили листи, вказали в "прихована копія" - кожен думає, що лист тільки йому.
І кожен одержувач отримає лист, де в полі "кому" буде тільки його адреса . Для інших програм, якщо ви не можете знайти де вказати приховану копію, то попросіть когось вам показати. Ще маленький момент, обов'язково потрібно вказати одну адресу в полі "кому", більшість програм або поштових серверів вам не дадуть надіслати листа без цього параметра.
І так, коли йдеться про розсилку пропозиції, новин групі ваших клієнтів – тут практика використання прихованої копії однозначна, ви повинні приховувати вашу адресну базу. Цікавий момент із розсилкою листа вашим колегам, тут рекомендують надходити за ситуацією, наприклад розсилання листа з проханням надіслати пропозиції (наприклад, щодо вдосконалення обслуговування клієнтів) і якщо кожен колега побачить, що такий самий лист отримали й інші люди, то швидше за все відповідати не буде - надіється на інших, отже потрібно використовувати приховану копію. Якщо ж це доручення виконати, то, наприклад, вказівку в "кому" начальника вашого колеги - просто створить чудеса, і ваше доручення буде виконано.
Окреме питання із постачальниками. З одного боку вказівка всіх одержувачів у копії, має показати постачальнику, що ви маєте вибір і він повинен вам запропонувати хороші ціни. З іншого боку, менеджер, який отримав ваш лист, бачачи, що надіслано не тільки йому, швидше за все поставиться до вашого запиту "прохолодно". Особисто на мою думку, вважаю, що і у випадку з постачальниками потрібно використовувати приховану копію, хоча б для захисту комерційної таємниці, але швидше для хороших відносин з менеджером постачальника.
Можете почитати недавній випадок помилки фахівця, коли всі одержувачі побачили й інших адресатів: Всім чмоки в цьому чаті, там правда народ солідний був - директора, але все ж таки спаму багато хто отримав у відповідь.
Ну і як завжди обговорення у коментарях вітається.
У Microsoft Outlook можна вказати, що для всіх надісланих повідомлень автоматичне прихована копія (копія) буде надіслано інших списків розсилки або користувачів.
Один сценарій, в якому це правило корисний при відповіді всім учасникам групи для відповіді на вхідні повідомлення електронної пошти, наприклад центр технічної підтримки. Коли один член групи відповідей на повідомлення, іншим учасникам групи автоматично отримує копію відповіді, зберігаючи всі вихідні повідомлення в курсі.
клієнтські правила
Створення правила
Тепер щоразу при надсиланні повідомлення, будь то нове повідомлення, при пересиланні повідомлення або відповіді людей або груп, які вказані в правилі, будуть автоматично додаватися як одержувачів копії. Не відображаються імена людей або груп у рядку "Копія" Складіть повідомлення, але ці імена відображатимуться усі одержувачі повідомлення.
Вимкнення правила
У поданні пошта на вкладці Головнанатисніть кнопку правила > Управління правилами та оповіщеннями.
На вкладці у розділі Правило
Натисніть кнопку ОК.
Правила та оповіщення.
Порада:Додаткові відомості про те, як швидко вимкнути це правило для окремих повідомлень, див. у наступному розділі ("").
Використання категорії для вимкнення автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень
Якщо ви хочете гнучкість, щоб вимкнути автоматичне нові правила копія на основі одного повідомлення без необхідності переходити до діалогового вікна правила та оповіщення, можна використовувати функцію категорій в Outlook разом із правилом.
Порада:
Спочатку необхідно створити правило автоматично відправити приховану копію (Cc) для всіх повідомлень електронної пошти, що відправляються.
Це правило певного називається клієнтські правила. Клієнтські правила виконуються лише на комп'ютері, на якому вона створена та виконується, лише якщо програма Outlook запущена. Якщо ви надсилаєте повідомлення електронної пошти за допомогою облікового запису електронної пошти на іншому комп'ютері, правило не буде виконуватися з цього комп'ютера, щоб він був створений на цьому комп'ютері. У цьому правило необхідно створити кожному комп'ютері, який планується використовувати його.
Створення правила
Тепер щоразу при надсиланні повідомлення, будь то нове повідомлення, при пересиланні повідомлення або відповіді людей або розподіл списки, вказане у правилі буде автоматично додаватися як одержувачів копії. Не відображаються імена людей або розповсюдження списків у рядку "Копія" Складіть повідомлення, але ці імена відображатимуться усі одержувачі повідомлення.
Вимкнення правила
Щоб запобігти автоматичному надсиланню копії, необхідно спочатку вимкнути правило.
У Пошті в меню Сервіснатисніть кнопку Правила та оповіщення.
На вкладці Правила для електронної поштив розділі Правилозніміть прапорець, який відповідає правилу, яке ви створили.
Натисніть кнопку ОК.
Тепер ви можете надіслати повідомлення без автоматичного надсилання його копії іншим людям або спискам розсилки. Правило буде неактивним до його повторного включення в діалоговому вікні Правила та оповіщення.
Порада:
Використання категорії для вимкнення автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень
Якщо ви бажаєте вимкнути нове правило автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень без виклику діалогового вікна Правила та оповіщення, ви можете встановити для правила категорію, доступну в Office Outlook 2007.
Змініть створене раніше правило так, щоб при додаванні зазначеної категорії до повідомлення правило не надсилало копію автоматично.
Якщо ви бажаєте вимкнути правило автоматичного надсилання копії для повідомлення, застосуйте до нього категорію.
Порада:Можна скористатися поєднанням клавіш, якщо ви вказали його під час створення категорії.
При надсиланні повідомлення правило автоматичного надсилання копії не буде застосовуватись.
Щодня ми надсилаємо десятки електронних листів. Іноді це дуже короткі повідомлення, наприклад: «Підемо на обід?». Іноді - , за допомогою яких ви презентуєте свій бізнес чи сайт. Коли листів стає багато, а часу - мало, ми починаємо поспішати і робити помилки. Зазвичай дрібниці, на зразок друкарської помилки, але часом трапляються і такі, які можуть здорово нашкодити вашій репутації і зіпсувати відносини з клієнтом або співробітником.
Цього можна уникнути, просто потрібно бути зібраним і знати про деякі підводні камені. Ось найпоширеніші помилки, які здійснюються під час надсилання електронних листів. Уважно прочитайте і запам'ятайте, що спочатку потрібно зробити невелику паузу, перевірити, чи все гаразд, а потім натискати на кнопку «Відправити».
Ви набираєте не ту адресу
Найчастіша і найнеприємніша помилка. Уявіть, ви хочете надіслати досить особисті фотографії другові чи подружці, але машинально набираєте адресу свого начальника чи замовника. І тільки після того, як лист пішов, з жахом розумієте, що зараз сталося. Якщо вас це втішить, то в таку ситуацію кожен із нас потрапляв хоча б раз у житті: юристи відправляли конфіденційні документи протилежній стороні, дизайнери – макети сайтів не тому клієнту тощо. Але коли це відбувається з нами – здається, земля йде з-під ніг.
На щастя, у багатьох поштових сервісах, наприклад, у тому самому Gmail, є функція . Увімкніть її і вкажіть великий часовий інтервал - так, знаєте, спокійніше.
Ви забули про вкладення
Ви написали, що до листа додається файл, але забули його прикріпити. Ще одна поширена помилка, яка часто призводить до непорозуміння та вибачень. З одного боку, нічого страшного ніхто не ідеальний, але краще спочатку все перевірити, а вже потім відправляти листа. Щоб уникнути питань з боку одержувача, рекомендуємо перерахувати всі прикріплені файли прямо в тілі листа. Наприклад, так:
Привіт Максим! Надсилаю тобі кілька файлів, вони у вкладенні:
Договір про надання послуг
Гіфку з котиком
Ви не думаєте про оформлення
Зустрічають, як ви пам'ятаєте, по одязі. Якщо хочете, щоб ваш лист не викликав бажання негайно видалити його, попрацюйте над його формою. Кажуть, їй потрібно приділяти стільки ж часу, скільки змісту. На щастя сьогодні це просто. Для ми рекомендуємо скористатися програмою Wix ShoutOut, вибрати відповідний шаблон і додати до нього свій текст. Жодних спеціальних знань не потрібно, просто стежте, щоб все виглядало акуратно і красиво. До речі, хороша розсилка має свої секрети і правила, тому радимо прочитати нашого директора з email-маркетингу. Не дякуйте.
Ви не вказуєте тему листа
Тема листа виконує приблизно ту саму роль, що заголовок тексту. Вона з'являється поруч із вашим ім'ям, одержувач бачить її і розуміє, що ви йому надіслали: рахунок-фактуру, підсумки зустрічі, пропозицію про роботу, макет сайту тощо. Пам'ятайте, що тема має бути чітко сформульованою, щоб при необхідності людина швидко відшукала ваш лист, і переконливою, щоб вона зацікавилася, якщо йдеться, припустимо, про розсилку. Нещодавно ми писали про те, якщо ви призабули - варто перечитати.
Ви не зберігаєте чернетки
Якщо вам подобається писати листи в текстових редакторах, то зберігайтеся частіше, а то вийде, що ви весь день просиділи над листом, а тут раптово комп'ютер завис, і все зникло. Або пишіть відразу в поштовому сервісі – тоді всі ваші нариси автоматично збережуться у папці «Чернетки».
Ви поводитеся неввічливо
Ввічливість у листуванні важлива не менше, ніж у житті. Ось основні правила, яких потрібно дотримуватись усім і кожному:
Завжди дякуйте відправнику за лист, особливо якщо ви бачите, що він добре попрацював. Пам'ятаєте, у дитинстві нас усіх навчали «чарівним» словам? Давайте не забуватимемо їх, незважаючи на те, що ми вже дорослі.
Зберігайте спокій, навіть якщо справа вкрай термінова і важлива. Нервовість і закиди точно не приведуть ні до чого доброго.
Починайте та закінчуйте лист загальноприйнятими фразами. Ступінь формальності залежатиме від того, з ким ви листуєтеся. Якщо це ваш начальник або просто офіційна особа, не використовуйте «Привіт», «Поки що» або «Цілу». І навпаки, якщо пишете колезі чи приятелю – можна обійтися без традиційного «З повагою».
Ви не вичитуєте текст
Помилки можуть зіпсувати все враження, тому уважно перечитайте написаний лист, краще кілька разів. Сумніваєтеся щодо орфографії чи синтаксису – зайдіть на Грамоту.ру. Краще сім разів відміряти, тобто перевірити, ніж потім вибачатися за друкарські помилки і доводити, що ви насправді грамотний.
І до речі: якщо ви боїтеся випадково надіслати недописаний лист, спочатку напишіть весь текст повністю, а потім набирайте адресу одержувача.
Ви не ставите потрібних людей у копію листа
Давайте розберемося, хто може отримати ваш лист. Поле «Кому» – це основний отримувач. Поле «Сс» – людина, яка отримає копію. Він не відноситься до обговорюваного питання безпосередньо, але хоче чи має бути в курсі. Поле Bcc - це приховані одержувачі. Ви додаєте їх, але основний одержувач не бачить. І тут треба бути обережним: можна переплутати Cс та Bcc, і тоді одержувач подумає, що за ним шпигуть.
Майте на увазі, що деяким людям важливо бути в курсі того, що відбувається. Ви ж не хочете слухати закиди на тему «Як ти міг не додати мене до копії? Я ж працював над цим проектом два місяці! Якщо сумніваєтеся - додавайте всіх, хто має якесь відношення до питання. Може, не всі будуть задоволені, що їх відволікають, проте до вас не буде жодних претензій.
Ви не підписуєтеся
Ви написали «З повагою, Маша» і думаєте, що все гаразд, а одержувач листа сидить і ламає голову, що то за Маша. З друкарні? А може, ілюстратор? Щоб не примушувати його губитися в здогадах - налаштуйте підпис, і він автоматично додаватиметься в кінець кожного вашого повідомлення. Обов'язково вкажіть ім'я, прізвище, назву компанії, посаду та контактну інформацію, наприклад, скайп або номер телефону. Можете додати адресу – це хоч і реклама, але ненав'язлива.
Ви вибираєте невідповідний час
Писати листи ночами – не найкраща ідея. Причина перша: ви, напевно, жахливо втомилися за день, не дуже добре розумієте і ризикуєте зробити всі зазначені помилки. Причина друга: лавина ранкової пошти поховає під собою ваш північний лист і найближчим часом адресат його точно не побачить. І третя: судячи з усього, вам більше нічого робити, якщо ви пишете ділові листи о третій годині ночі.
Наша порада: якщо не трапилося нічого важливого та термінового, відправляйте повідомлення з понеділка по п'ятницю та в робочий час, як усі нормальні люди.
Потрібно для Вашого бізнесу? Створіть його самі на Wix – це просто та безкоштовно!