Informační nosiče.
Informační nosič
jakýkoli hmotný předmět nebo médium, které obsahuje informace a je schopné uchovávat informace na něm zadané dostatečně dlouho ve své struktuře - kámen, dřevo, papír, kov, páska se zmagnetizovanou vrstvou (v cívkách a kazetách), plast se speciálními vlastnostmi (pro optický záznam) - CD, DVD atd.) Atd. Atd.
Nosičem informací může být jakýkoli objekt, ze kterého je možné číst informace na něm dostupné.
Samotný nosič informací je často umístěn v ochranném obalu, což zvyšuje jeho bezpečnost a tím i spolehlivost uchování (například: listy papíru - v krytu, paměťový čip - v plastu, magnetická páska - v pouzdře atd.).
:
Používají se informační nosiče :
Chcete-li zaznamenat informace
Její úložiště
Čtení
Přenosy (distribuce)
Tvorba děl počítačového umění
V moderní společnosti existují tři hlavní typy nosičů informací:
1) papír;
2) magnetické;
3) Optické.
Papírové nosiče informací.
Jedním z nejběžnějších médií je papír. Ve škole si zapisujeme informace do sešitu, studujeme teoretické materiály z učebnic, při tvorbě zprávy nalézáme potřebné informace v dalších zdrojích (knihy, encyklopedie, slovníky atd.), Které jsou zase papírovými nosiči informací.
Cokoli nás zajímá, najdeme v jakémkoli jiném designu paměti. Pojďme k analýze zařízení viditelného v náčrtu. To vede k tomu, že elektrický náboj nahromaděný na kondenzátoru po určité době prochází jeho uzávěry, což vede ke skoku, například z nuly na nulu, nebo úplnému vybití. Tato podmínka byla dříve označována jako odstranění položky v paměťovém modelu. Pojďme k životnímu cyklu nahrávání. Víme, že kondenzátor připojený k rezistoru se vybije, jak je znázorněno na obrázku.
Bezpečný čas pro ukládání dat lze určit provedením jednoduchých výpočtů zadáním z oblasti gama záření. Proto je u tohoto jednoduchého modelu bezpečná doba skladování. Může se zdát, že diagram lze ještě zjednodušit. Ano, při skutečné implementaci tohoto typu struktury paměťové buňky může být vstup připojen k výstupu, a tak získáme jednosměrné připojení ke sběrnici zvané datová sběrnice. Ovládání jističe je samostatný obvod, který se nazývá sběrnice nebo paměť sběrnice.
První počítače používaly děrovací karty. Děrované karty byly vyrobeny ze silné papírové lepenky, na které se podle určitého pravidla pomocí zvláštního "stroje" - razníku děrovaly otvory ve formě malých otvorů.
Později se objevila dokonalejší verze - děrná páska
Děrovaná páska
Zastaralé médium ve formě papírové nitrocelulózové pásky s otvory. První děrované pásky se používaly v telegrafii od poloviny 19. století.
Díky jednoduchosti vstupních / výstupních zařízení se děrná páska rozšířila v počítačové technologii. Později pásky děrované počítačem měly šířku 7 nebo 8 řádků a pro nahrávání používaly kódování ASCII. Byly tam stužky s různým počtem řádků. Používá se v minipočítačích pro vstup / výstup informací až do poloviny 80. let. Byly nahrazeny magnetickými paměťovými médii.
Pro rozsáhlou miniaturizaci takové paměti je obtížné získat kondenzátory s vysokou kapacitou při jejich vysokých vnitřních odporech. Z tohoto důvodu je nutné aktualizovat fyzický stav každé paměti, ačkoli čas potřebný ke zpracování procesu je výrobcem obvykle odhadován experimentálně.
S magnetickou páskou zvanou Babina
U trvalé paměti se proces aktualizace bude nazývat regenerace stavu fyzické paměti. Nyní se podíváme na postup čtení. Děláme to voltmetrem, který mění stav jen nepatrně, protože jeho vnitřní odpor je velmi vysoký.
Magnetické paměťové médium
Technologie pro záznam informací o magnetická média se objevily relativně nedávno - kolem poloviny 20. století. Ale již o několik desetiletí později - 60 - 70 let - se tato technologie velmi rozšířila po celém světě. První gramofonová deska se zrodila už dávno. Který byl používán jako nosič různých zvukových dat - byly na něj zaznamenány různé hudební melodie, lidská řeč, písně.
Fotografická paměťová média
Voltmetry jsou samozřejmě vždy konstruovány s nejvyšším možným vnitřním odporem, aby nerušily měřené napětí. Pomocí jednoduchého modelu paměťové buňky jsme zkoumali tři důležité procesy: psaní, čtení a regeneraci fyzických stavů informací. Ve druhé části článku rozšíříme lokální datové sítě do rozsáhlých struktur datových sítí, které budou použity k vytváření dlouhodobých elektronických archivů. Na výkresu je mnoho paralelních čar, což naznačuje, že jsme se přesunuli do plně digitálního systému, kde jsou pouze dvě hodnoty amplitudy signálu, symbolizující logickou nulu a jedna.
hladce plaval podél drážek nahoře vrstvou magnetických částic
Informace lze zadávat a vydávat jako řetězce jako posloupnost nebo záznam. V tomto případě je položkou délka bajtu. Pokud přečteme obsah buněk vybraného řádku, můžeme udělat totéž s dalším atd. pro široké datové sítě by bylo velké množství připojení ve vyšší struktuře nepohodlné, takže provádíme určité zlepšení. Více signálních linek bude nahrazeno jednou linkou sériového spojení. Půjde o postupný přenos adres, dat a řízení zápisu.
Samotná technologie nahrávání byla docela jednoduchá. Pomocí speciálního zařízení ze speciálního měkkého materiálu byly vyrobeny vinyl, patky, jámy, pruhy. A z toho byl získán záznam, který lze poslouchat pomocí speciálního aparátu - gramofonu nebo gramofonu. Mechanismus, který otáčí deskou, byl uveden do pohybu a jehla byla umístěna na desku. Jehla hladce plavala podél drážek vyřezaných v desce a vydávala různé zvuky, v závislosti na hloubce drážky, její šířce, sklonu atd., Pomocí fenoménu rezonance. A poté trubka, která byla poblíž samotné jehly, zesílila zvuk „řezaný“ jehlou. Téměř stejný systém se používá v moderních čtečkách magnetických zapisovačů. Funkce jednotlivých komponent zůstaly stejné, změnily se pouze samotné komponenty - místo vinylových desek jsou nyní použity pásky s vrstvou magnetických částic nastříkanou nahoře; a místo jehly - speciální čtecí zařízení.
V zásadě lze na krátké vzdálenosti přenést pouze jeden aktivní vodič a ovládací vodič. Tento hovor se nazývá asymetrický. Na dlouhé vzdálenosti - až několik desítek metrů - nejlepší řešení je vyvážená linka skládající se ze tří vodičů, kde máme dva vodiče pro přenos signálu a jeden pro takzvaný štít.
Ve výsledku bude šum způsobený vodiči odečten na vstupu zařízení. Přenos signálů na ještě větší vzdálenosti samozřejmě vyžaduje použití rozsáhlých telekomunikačních sítí. Opustili jsme pozorování provozu jednoduché paměťové buňky a poté jsme prošli konstrukcí strukturovaných struktur skládajících se z několika paměťových buněk.
Až dosud naše místní síť přenos dat ještě nebyl plně vybaven a funguje jako jednoduchý stroj. Je dobře známo, že charakteristickým znakem psaní analogových a digitální informace je schopnost přesně kopírovat digitální informace. To bude pro nás užitečné v procesu ochrany fyzického stavu dat. Následující obrázek ukazuje hlavní zdroje interference, které způsobují rozdíly mezi originálem a kopií. Při vytváření kopie analogových kopií z kopie jsme vždy zaznamenali prudký pokles hodnoty záznamu.
magnetickou páskou zvanou Babina.
V roce 1928 byla vyrobena první magnetická páska. Naši prarodiče poslouchali hudbu na magnetofonech zvaných Babina.
Ukázalo se, že magnetická páska je docela spolehlivá, odolná a přístupná každému nosiči informací. V prvních počítačích (elektronických počítačích) byly informace ukládány na magnetické pásky a magnetické disky.
Používání optických disků a flash paměti
V 80. letech se objevily první laserové disky a také něco jako flash paměť. Tyto vynálezy se staly možnými po vynálezu laseru, později známého jako kvantový generátor. Laser je paprsek s vysokou energií, který je schopen vypalovat binární (strojový) kód na povrchu kovu (všimněte si, že pouze tavitelný kov). Optické disky jsou mnohem větší než magnetické pásky. Objem informací, který lze zaznamenat na moderní CD, je 700 MB - na CD atd DVD disk - 4,7 GB
Faktory stárnutí papíru
V případě kopírování analogových nahrávek nemáme ideální zařízení, protože v praxi neexistují. Přesná definice analogových informací je poměrně obtížná. Jeho tvar je vždy spojen se signálem a jeho matematickým modelem. Pokud se pohybujeme v abstraktním modelu, nemáme problém, ale když přejdeme k fyzickým aspektům informací, projeví se omezení. Okamžitě však vyvstává otázka: jak daleko může být tento proces v hmotném světě a existuje hranice přesnosti? Wojciech urek, William Watters a Denis Dix poskytli důkazy ukazující limit pro kopírování v mikrosféře.
videokamery bude na CD
Ukázali, že kopírování informací se šíří v kvantových stavech, superpozice, ničí původní informace. To znamená, že kvantové zákony upravující mikrokosmos vylučují jakýkoli proces získávání dvou originálů současně. Jinými slovy, kopírování na úrovni mikrokosmu je možné, ale po procesu se kopie bude vždy lišit od originálu. Ve fyzických zprávách se tento proces nazývá teleportace.
Důkazy poskytnuté V. Turkou a dalšími jsou silným omezením, ale zatím se jedná o informační klony velmi malých objektů, jako jsou elementární částice. Klonování větších kvantových objektů, jako je atom, není v současnosti technologicky možné. V naší oblasti zájmu zůstanou digitální informace představované jejich „atomy“ s přísně definovanými hodnotami 1, nebo například přesnost znázornění digitálního signálu je omezena počtem použitých bitů.
V poslední době se objevilo obrovské množství fotoaparátů, mobilních telefonů, netbooků, videokamer, MP3 přehrávačů. Tato zařízení přirozeně potřebují také svá úložná média. Souhlasit mobilní telefon nebude to pohodlné, pokud bude uloženo na kompaktním disku, z tohoto důvodu byly vynalezeny flash karty nebo, jak se jim nyní říká, flash disky. Informační objem moderních flash disků může být desítky gigabajtů. Hromadná výroba flash karet začala v roce 2001, ale tyto flash disky měly velmi malý objem, až 512 MB.
Mohli bychom jeho zastoupení prodloužit, ale v praxi je analogově-digitální převod měřených signálů omezen přesností převodníků a konstrukcí zbývajícího zařízení. Technologie nezůstává stát a zařízení provádějí převody se stále větší přesností. To bohužel zvyšuje množství digitálních dat. Kvůli konečnému zastoupení digitálních informací je každá digitální forma informací snadno reprodukována s úplnou věrností, pokud je proces prováděn s opatrností.
Mikrografická paměťová média
Dalším problémem je hořkost, která je generována během přenosu informací, což je částečně eliminováno korekčními mechanismy. Kromě toho může být záznam informací na médium nepřesný, protože během procesu může dojít k poškození určitých oblastí. Takový případ lze odstranit finální kontrolou stavu záznamu po dokončení kopírování. Při kopírování velkého množství dat mohou nastat některé nekontrolovatelné jevy, například nesprávná funkce programu kopírování prováděného mikroprocesorem.
V takovém případě může být zdroj chyby obtížné najít kvůli náhodným událostem, nebo může být obtížné detekovat chybu v komplexním algoritmu. Specializovanou oblastí vývoje softwaru je analýza příčin chyb a jejich odstranění. Dnes software velmi obtížné. Například náhodné a okamžité selhání napájení může přerušit provádění algoritmu, což je obzvláště nepříjemné během operací zápisu. Například pomocí souborový systém Post-processing částečně řeší problém kopírování souborů, ale při streamování dat z měřicích zařízení, jako jsou digitální fotoaparáty, ztráta energie záznam úplně zničí.
Nedávno bylo vytvořeno stále více kompaktních úložných médií. Vědci k tomu použili nanotechnologie. Účinek bude obrovský, protože se předpokládá, že jeden takový nano disk bude schopen nahradit desítky tisíc konvenčních laserových disků.
Nyní se elektronické dokumenty používají společně s papírovými dokumenty jako doprovodné procesy správy. Současně existuje řada významných charakteristických vlastností elektronického dokumentu ve srovnání s papírovým dokumentem, které diktují potřebu vyvinout nové přístupy k organizaci oběhu dokumentů a procesů jejich správy.
Archivujte procesy ochrany zdraví
Některé chyby vyplývající z poškození paměti lze opravit téměř na sto procent, což je také vlastnost digitálních reprezentací informací. Než probereme mechanismy ochrany proti chybám zápisu a jejich implementaci, podívejme se na paměťový model z trochu jiné stránky, abychom se mohli podívat na mechanismus generování chyb.
Každá implementace paměti je čistě fyzická. V tomto paměťovém modelu oddělujeme abstraktní proces extrakce informací z ideálního zdroje ze stránky fyzické paměti, kde jsou čtení identifikována přenosem dat přes hlučný telekomunikační kanál. Může se zdát, že tímto způsobem jsme neřekli nic nového, ale není to tak. Model jasně odděluje dvě prostředí. Jedním z nich je prostředí fyzické paměti, které se bude vždy chovat jako skutečné fyzický systém... Druhá je dokonalá, kde můžeme plně kontrolovat přesnost procesů.
Nejprve si povšimneme, že papírové i elektronické dokumenty, jako předmět manažerské práce, mají své výhody a současně omezení spojená s informačním nosičem. Podívejme se zde na některé z nich.
1. Požadavky na papírování. Požadavky na papírování jsou definovány standardy a jednotnými formuláři. V některých případech (pokud není implikováno strojové zpracování informací) je povolena určitá rozmanitost designu, která nemá vliv na podrobnosti, které určují právní sílu dokumentu. Pro dokumenty na tištěná kopie téměř všechny otázky týkající se získání právní síly byly vyřešeny. Zvláštní požadavky na určité kategorie dokumentů jsou zakotveny ve zvláštních předpisech.
Shannon ve své „Matematické teorii komunikace“. Claude Shannon, vzhledem k problému přenosu informací v reálných sítích s hlukem, položil následující otázku: je možné vytvořit jeden nebo více algoritmů pro korekci chyb, dokud nebude počet chyb tak malý, že lze proces přerušit? Samozřejmě nemůžete vytvořit postup, při kterém se chyby již nebudou vůbec objevovat, protože vždy bude rozdíl nula od pravděpodobnosti záznamu chyb ve skutečném hlučném telekomunikačním kanálu.
Když uvažujeme o úvahách, položme si raději otázku: kolik korekčních bitů potřebujeme a kolik nahrávky bude původní informací? Pokud délka záznamu není omezena, lze chybovost snížit co nejméně. Toto je výsledek Shannonovy věty napsané ve vzorci zobrazeném na obrázku. Nebudeme se zabývat podrobnou analýzou rozšíření Shannonovy věty; omezíme se na diskuzi o praktických aspektech této věty. Podívejme se na následující tabulku.
Požadavky na provádění elektronických dokumentů pro správu byly stanoveny v mnohem menší míře a týkají se zejména používání digitálních podpisů.
Kromě EDS a dalších forem elektronického podpisu je možné za účelem kontroly legitimního používání elektronických dokumentů použít také tzv. „Digitální vodoznaky“. Současně použití této technologické inovace v toku dokumentů řízení ještě není normativně upraveno.
Zvýšením počtu korekčních bitů v záznamu jsme načetli 99% informací s 1% pravděpodobností chybného čtení. Je třeba zdůraznit, že věta označuje maximální limity účinnosti korekčního algoritmu. Při implementaci Shannonovy věty je skutečná účinnost kódování nižší, což vede k potřebě zvýšit počet korekčních bitů. Pak jsou „standardní“ realizace Shannonovy věty dostatečné.
První postup se nazývá. Chyby „proplachování“ nebo „čištění“. Na anglický jazyk tento proces se nazývá čištění. Spočívá ve čtení informací a opravě chyby a její opravě a správné informace se zapíší zpět do paměti. Tato metoda je hojně využívána operační paměť na víceprocesorových počítačích. Samozřejmě lze použít jako „ zpětná vazba", jak je znázorněno na obrázku. Hlavním úkolem „vyplachování“ chyb je zabránit jejich hromadění, které po určité době může překročit možnost následné opravy.
V zásadě mohou být požadavky na složení a design podrobností elektronických dokumentů přísnější než u papírových dokumentů, protože při přenosu prostřednictvím komunikačních kanálů a při výměně informací mezi různými informačními systémy (pokud není zajištěna kompatibilita softwaru a hardwaru) nemusí k přenosu informací dojít nebo informace nebudou k dispozici pro lidské vnímání.
2. Čas přepravy dokumentů. Toto je jedna z nejdůležitějších charakteristik, protože zajišťuje výměnu informací a jejich včasné poskytnutí. Kritičnost dodací lhůty dokumentu způsobila vznik konceptu „zrychlení toku dokumentů“. U papírových dokumentů tato vlastnost závisí na použitých způsobech doručení (přeprava, převzetí, odeslání pneumatickou poštou, doručení letadlem atd.).
Elektronické dokumenty zde mají nepopiratelná výhoda, protože použití elektronických komunikačních kanálů umožňuje vypočítat čas přenosu zprávy nebo seznámení se souborem dokumentu v databázi v sekundách a minutách.
3. Referenční a informační práce (vyhledávání informací v informačním fondu podle atributů dokumentu a podle obsahu).U papírových dokumentů to může být docela časově náročné, zejména pokud neexistuje dobře promyšlený systém pro klasifikaci informací a dokumentů.
U elektronických dokumentů je úkol maximálně zjednodušený a časově omezený. Pomocí odkazů můžete najít nejen jeden dokument, ale také další související tematicky nebo podle formálních kritérií. Zároveň není nutné duplikovat pole informací pro různé úkoly. Firemní informační systémy umožňují používat informace v souladu s pracovními povinnostmi a přístupovými právy k systému.
4. Pohodlí vnímání informací. Tato kvalita je ještě výraznější u papírových dokumentů. Během staletí existence psaní se charakteristiky kvality papírových dokumentů (velikost písma, formáty papíru, kvalita tisku atd.) Neustále zlepšovaly.
U elektronických dokumentů lze také zaznamenat jejich neustálé zlepšování, ale toto období je časově mnohem kratší (počítáno pouze na několik desetiletí) a proces optimalizace vnímání informací není zdaleka dokončen. Pokud jde o vnímání, některé elektronické dokumenty jsou částečně srovnatelné se středověkými svitky: pro zobrazení dokumentu se nám jeho soubor „svitky“ před očima. Podle amerických vědců je text z obrazovky počítače (monitoru) vnímán o 25% pomaleji než čtení z listu papíru, což je třeba vzít v úvahu při přípravě textů pro online reklamu.
5. Schopnost pracovat s několika dokumenty současně. Pro manažery a odborníky zabývající se analytickou a kreativní prací je tato okolnost poměrně významná. Připomeňme si situace, kdy při práci s dokumenty a tištěnými publikacemi při porovnávání jejich informací člověk často objevuje rysy a detaily, které unikají vnímání při prohlížení dokumentů jeden po druhém.
Práce „více oken“ se soubory také umožňuje současnou práci s několika dokumenty, i když je současně viditelná pouze část informací na monitoru. Zároveň je vnímání převážně logické a holistický pohled na dokument nemusí vždy vzniknout. Je možné, že jak se budete zlepšovat počítačová technologie rozšíří se možnosti současné práce s více dokumenty. V tomto ohledu byla i legendární osobnost počítačového podnikání B. Gates nucena přiznat, že není ortodoxním „antipapermanem“, protože sám tiskne vícestránkové dokumenty. Podle jeho názoru „dokud nedojde k revoluční změně v technologii plochých obrazovek ... - tištěné knihy a časopisy budou i nadále pohodlnější ke čtení a přenášení než elektronická média.“
6. Možnost vybrat požadovaný fragment při kontrole dokumentů. Tuto příležitost poskytuje papírové i elektronické médium dokumentu. Existují však některé zvláštnosti. Na papírových dokumentech obvykle zůstávají značky inkoustem, pastou, tužkou atd. Například si připomeňme řádky z „Eugene Onegin“ od A.S. Puškin, že „mnoho stránek si zachovalo ostrou stopu po hřebíku“.
V případě elektronického dokumentu, pokud to umožňuje formát jeho záznamu, lze požadovaný fragment zvýraznit (například barvou, písmem) a poté tento výběr odebrat. V takovém případě nebudou na dokumentu žádné stopy, pokud je osobou vnímána.
7. Schopnost pořídit kopii dokumentu. V případě vytvoření kopie dokumentu na papír lze použít několik možností v závislosti na použitých technických prostředcích. Papírové kopie lze tedy získat pomocí reprografie a provozní tisk... Kopie fotografií a mikrofilmů lze získat pomocí fotografie a mikrofilmu. Elektronickou kopii papírového dokumentu lze získat skenováním.
V případě přijetí kopie z elektronického dokumentu se výrazně sníží náročnost práce a čas strávený získáním kopie. Soubor tedy můžete buď zkopírovat, nebo dodatečně vytisknout, nebo zobrazit informace na mikrofilmovém médiu atd. Soubor dokumentu lze přiložit k e-mailu a odeslat e-mailem, lze jej umístit do informačního systému, kde je možné poskytnout k němu přístup pro zaměstnance (např, podnikové systémy pracovní tok, firemní portály atd.). V takovém případě nemusí být nutné pořizovat papírové kopie dokumentu pro seznámení velkého počtu zaměstnanců.
8. Únava při práci s dokumenty (bez ohledu na povahu a obsah informací). S papírovými dokumenty můžete pracovat několik hodin po sobě a změnit své držení těla. V tomto případě jde o několik smyslů: nejen zrak, ale také dotek a někdy dokonce i vůně (pamatujte, že v minulosti a v předminulém století světské dámy často na svá písmena používaly parfémy).
Předpokládá se, že únava při práci s počítačem je větší než při práci s papírovými dokumenty. Ze smyslů hlavní břemeno padá na vidění. Existují pokyny pro optimální množství času stráveného u počítače a přestávek v práci. Zároveň se zdokonalením výpočetní techniky, včetně monitorů, se trochu snižuje únava při práci s elektronickými dokumenty.
9. Potřeba speciálního vybavení pracoviště pro vnímání informací. Pro vnímání informací v běžném dokumentu na papíře nejsou vyžadovány zvláštní podmínky: postačuje pouze přijatelné osvětlení.
Pro práci s elektronickými dokumenty potřebujete počítač a v případě potřeby je přeneste na adresáta - telekomunikační kanály. Některé problémy dnes řeší používání přenosných počítačů a mobilní komunikace.
10. Bezpečnost informací a jejich přístupnost pro lidské vnímání... O uchování papírových dokumentů rozhoduje poměrně dlouhá doba jeho stárnutí a zničení, která závisí na kvalitě papíru (například existuje takzvaný „bezkyselinový“ papír, jehož životnost se počítá po staletí). Kromě toho kvalita prostředků pro aplikaci informací na papír (inkoust, pasta, stejně jako prostředky používané v matici, inkoustovém nebo laserové tiskárny, atd.) . Pro vnímání informací po delší době nejsou pro jejich transformaci zapotřebí speciální zařízení, postačuje znalost jazyka, ve kterém je text dokumentu napsán.
Při práci s elektronickými dokumenty je důležité vzít v úvahu, že životní cyklus softwaru a záznamových médií (morální a fyzické stárnutí) může být kratší než požadovaná doba uchovávání dokumentu. Samostatná sada otázek souvisí s používáním EDS a dobou platnosti podpisového certifikátu. To vyvolává problém s přepisováním informací na jiné médium (migrace a převod) a potvrzením integrity a spolehlivosti elektronických dokumentů. Mezi další možné (ale neznamená to vždy přijatelné) způsoby ukládání elektronických dokumentů se někdy navrhuje uložit také příslušné technické a softwarové nástroje pro reprodukci informací (a podle toho vyškolit personál, aby tyto nástroje používal ke splnění požadavků na informace) nebo tisknout elektronické dokumenty na papír a certifikovat vytvořené kopie.
Při práci s papírovými dokumenty lze za účelem zajištění jejich fyzické bezpečnosti v archivech vytvořit fond užívání (na papíře i na jiných médiích) nebo fond pojištění. Podobně můžete zajistit bezpečnost databáze a zvýšit stabilitu počítačového systému záloha informace.
11. Informační bezpečnost a ochrana informací. U papírových dokumentů lze ochranu informací před neoprávněným přístupem zajistit fyzickou nepřístupností dokumentu (například uložením v trezoru, v uzamykatelné zásuvce stolu apod.), Opravou faktu o přenosu dokumentu ve zvláštních účetních formulářích (převod proti přijetí) a dalších organizačních opatření.
U elektronických dokumentů je tento problém řešen pomocí regulací přístupu uživatelů k počítačům a databázím, pomocí nástrojů na ochranu kryptografických informací, protokolování akcí uživatelů atd. Samostatným problémem je technická ochrana informace, včetně počítačových virů a útoků hackerů.
12. Rozsah použití (existence) dokumentů. Papírové dokumenty jsou nyní široce používány. Elektronické dokumenty používají ti účastníci komunikace (organizace a jednotlivci), kteří mají příslušnou výpočetní technologii. Současně se rozsah použití elektronických dokumentů neustále rozšiřuje s rozvojem technického vybavení, hromaděním zkušeností a vytvářením regulačního rámce.
S ohledem na uvedené charakteristiky papírových a elektronických dokumentů je možné s dostatečným odůvodněním odpovědět na následující otázky, které jsou často předmětem živých diskusí:
měly by být při přijímání elektronických dokumentů adresáty vytištěny na papíře?
je postup při tisku elektronického dokumentu nadbytečný?
Se zavedením informační technologie nedochází ke snížení pracovního toku papíru automaticky. Takže podle zahraničních odborníků při zavádění e-mailem spotřeba papíru v některých kancelářích vzrostla asi o 40%. To bylo způsobeno ne vždy oprávněným tiskem e-mailů kvůli zvyku zaměstnanců pracovat s papírovými dokumenty. Proto je žádoucí, aby v komplexu opatření pro zavedení elektronické správy dokumentů v organizaci byla rovněž poskytována opatření k optimalizaci využití papíru.
Vyjmenujme situace související s dokumentační podporou manažerů. Úkolem není jen přimět manažery pracovat s elektronickými dokumenty. Je to mnohem složitější a hlubší.
Tok dokumentů správy zahrnuje nejen ty operace, které lze automatizovat, ale také ty, u nichž je vnímání informací osobou a její hodnocení povinné. Je důležité vzít v úvahu psychologické aspekty vnímání, funkční asymetrii pravé a levé hemisféry mozku, kombinaci obrazného a logického myšlení. Někdy je vysoce postavený výkonný pracovník při práci s polostrukturovanými informacemi, které odrážejí mnohostrannou situaci v řízení, lépe pracovat s papírovým dokumentem. Naopak, pro vnímání strukturovaných a faktických informací může být elektronický dokument pohodlnější než papírový. Při zavedení elektronické správy dokumentů by proto mělo být možné v případě potřeby vytisknout dokumenty přijaté v elektronické podobě pro hlášení vedení.
Zároveň v kontextu intenzifikace využívání moderních informačních technologií stále více správců z různých řad upřednostňuje přímou práci se systémy pro správu elektronických dokumentů, včetně ručně psaného zadávání pokynů (rezolucí), víz a používání elektronických analogů podpisu.
Tradiční dokumenty tedy mají výhody spojené s papírem jako nosičem informací, což je důležité pro dlouhodobé ukládání informací při zachování možnosti jejich vnímání. Nelze tedy odmítnout použití papírových dokumentů, pokud je nutné zajistit dlouhodobé uchovávání informací (tzv. Dokumenty s dobou uchovávání „Neustále“, které poté vstupují do státních archivů). Na druhou stranu můžete při práci s kopiemi dokumentů, jejichž originály existují na papíře, využít výhody elektronických dokumentů. Pro provozní informační podporu (především poskytování informací a jejich vyhledávání v informačním fondu) mají elektronické dokumenty nepopiratelné výhody.
Zatímco v průběhu staletí staré historie své existence získaly papírové dokumenty relativní stabilitu svých charakteristik, elektronické dokumenty jako fenomén a předmět manažerské práce jsou stále v počátečních fázích svého vývoje, takže se jejich charakteristiky budou dále rozvíjet. A jak bylo možné pozorovat v posledních dvou desetiletích, tento vývoj probíhá stále zrychlujícím tempem (synchronně s vývojem moderních informačních technologií).
Stejně jako dříve však při navrhování toků dokumentů v praxi i při přípravě návrhů nařízení a dalších zákonů upravujících tuto oblast zpravidla dominuje princip podobnosti mezi elektronickými a tradičními dokumenty. To znamená, že elektronický dokument se liší od tištěného pouze v tom, že „informace o něm jsou zafixovány v elektronické digitální podobě“. Z toho se obvykle dospěje k závěru, že tok dokumentů správy v elektronické podobě by měl být organizován podobným způsobem, s přihlédnutím také ke společnému používání papírových a elektronických dokumentů ve stejných úkolech a procesech řízení.
Nepochybně tyto názory hrály určitou pozitivní roli, pokud jde o poněkud usnadnění rozšíření používání elektronických dokumentů, protože mezi tradičním a elektronickým oběhem dokumentů při řešení regulačních otázek nebyla vytvořena přísná „bariéra“. Podle našeho názoru však byl tento přístup oprávněný v těch fázích, kdy bylo používání elektronických dokumentů lokální povahy a jejich počet byl malý. Nyní se tento přístup vyčerpal.
Potvrzují to některá doporučení, která například: vizuálně elektronické dokumenty by měly vypadat jako papírové dokumenty, zatímco složení podrobností a jejich umístění by mělo být podobné; usnesení založená na výsledcích posuzování elektronických dokumentů by měla být vypracována v tištěné podobě nebo jako samostatný elektronický dokument; je vhodné vést jednotný registr (deník) pro všechny dokumenty a „na konci kalendářního roku ... by měly být elektronické dokumenty seskupené do elektronických složek podle subjektu přeneseny na CD.“ Těmto nebo podobným formám a metodám práce rozumí zaměstnanci administrativního aparátu, kteří jsou zvyklí na papírové pracovní postupy. Tato doporučení zároveň nebere v úvahu skutečné možnosti moderních systémů a technologií správy elektronických dokumentů a jejich další aplikace v praxi (nemluvě o jejich opravě v regulačních dokumentech) nejenže omezí zavádění nových pracovních technologií, ale bude znamenat návrat ke starým (což často se stává).
Podle našeho názoru má zásadní význam, že v posledních letech došlo ke kvalitativním změnám ve dvou hlavních aspektech:
od používání výpočetní techniky pouze k přípravě řídících dokumentů (ve skutečnosti jako dokonalejší nástroj nahrazující psací stroj) až po schopnost budovat integrované technologie založené na používání elektronických dokumentů a elektronické výměně informací;
na tomto základě se uskutečňuje přechod od používání jednotlivých dokumentů na strojovém nosiči k hromadnému používání elektronických dokumentů.
S přihlédnutím k těmto okolnostem je nutné opravit stávající nebo dokonce vybudovat nový systém koncepčních ustanovení, která tvoří základ pro další rozvoj správy elektronických dokumentů.
Proto je podle našeho názoru důležité doplnit výše uvedené srovnání papírových a elektronických řídících dokumentů o řadu charakteristik kvůli obecnějším faktorům jejich existence. Patří sem především následující.
1. Spojení dokumentu s nosičem informací. Důležitou charakteristikou je dualismus dokumentu - jak informací obsažených v dokumentu, tak i jako hmotného nositele těchto informací. To platí stejně pro papírové i elektronické dokumenty, ale projevuje se to různými způsoby.
Papírový dokument je neoddělitelný od datového nosiče. Každý papírový dokument má svůj vlastní nosič informací.
Na základě své fyzické povahy má elektronický dokument dynamický charakter, není pevně spojen s jediným informačním nosičem, existuje ve dvou formách: pasivní (ukládání) a aktivní (přenos a zpracování, včetně vizualizace pro lidské vnímání). Navíc, pokud dříve bylo možné považovat elektronický dokument (analogicky s papírovým dokumentem) za vhodně naformátované informace zaznamenané například na disketu, pak je v podmínkách používání moderních informačních systémů a technologií elektronický dokument jako objekt mnohem složitější, vícesložkový. ...
2. Forma prezentace informací. V papírových dokumentech i ve filmových a fotografických dokumentech jsou informace prezentovány ve formě, kterou osoba přímo vnímá (analogická forma, a proto se tyto dokumenty, na rozdíl od elektronických, někdy nazývají analogové).
Elektronický dokument obsahuje více než jen elektronické digitální informace. Je nezbytné, aby tyto informace nemohla osoba přímo vnímat. Elektronická forma prezentace informací navíc umožňuje budovat procesy jejich zpracování bez lidské účasti, tj. V závislosti na míře strukturovanosti a formalizace informací může být proces práce s dokumenty co nejvíce automatizován (například tak, jak se to děje v bankovních elektronických platebních systémech a výpočty). Pokud je nutné, aby osoba vnímala informace, jsou tyto vizualizovány na obrazovce monitoru (dokument získává také virtuální podobu) nebo tiskem na papír (v obrazovém vyjádření se získá „tištěná kopie“).
3. Prezentace metadat dokumentu. Metadata papírového dokumentu se mohou projevit na stejném médiu.
Struktura reprezentace metadat elektronických dokumentů v moderních informačních systémech je zásadně odlišná, komponenty metadat jsou spojeny s dokumentem, ale nemusí být přímo zahrnuty do jeho „těla“. Metadata dokumentu v elektronickém prostředí by měla být dobře definována a měla by splňovat vyšší požadavky než v procesech založených na papírech. GOST R ISO 23081-1-2008 uvádí, že elektronické prostředí „... vyžaduje jiné vyjádření tradičních požadavků a dalších mechanismů pro identifikaci, zadávání, definování vlastností a používání metadat“ a současně „poskytuje nové příležitosti pro definování a vytváření metadat“ ...
Lze zaznamenat řadu dalších specifických charakteristik souvisejících s fyzikální podstatou elektronického dokumentu, které byly předmětem analýzy v dílech vědců - specialistů na výpočetní V.A. Gadasin a V.A. Konyavsky. Aniž bychom se zabývali zvláštními charakteristikami, všimneme si okolností, které se jeví jako nejobecnější. To jsou vlastnosti prostředí existence (oběhu a skladování) papírových a elektronických dokumentů.
3. Prostředí pro existenci dokumentu. Na rozdíl od papírového dokumentu, který existuje v analogickém fyzickém prostředí (což vám umožňuje přímo vnímat dokument jako fyzický objekt a zaznamenané informace), elektronický dokument existuje v elektronickém prostředí vytvořeném sadou softwaru a hardwaru informační procesy... Pojmy analogového a elektronického prostředí byly vzhledem k jejich významu pro implementaci elektronické výměny informací zahrnuty do GOST R. 52292 -2004. Transformace formy zobrazení dokumentu (skenování papírového dokumentu nebo vizualizace elektronického dokumentu na obrazovce monitoru nebo jeho tisk) se provádí na základě zařízení rozhraní na hranici elektronického a neelektronického prostředí. Poslední roky se navíc vyznačovaly vznikem hybridních dokumentů obsahujících fragmenty na papíře (například čárové kódy, prvky elektronických médií s digitálními a biometrickými informacemi), které lze číst zařízeními rozhraní. To však nemění obecný vzorec, že \u200b\u200bexistuje hranice mezi elektronickým a neelektronickým (analogovým) médiem, která neumožňuje přesun dokumentu z jednoho prostředí do druhého, aniž by se změnila forma prezentace informací. Informační systémy (patřící buď do elektronického nebo neelektronického prostředí) mohou současně obsahovat meta informace o elektronických i neelektronických dokumentech současně.
Zde je několik příkladů ukazujících zásadní povahu těchto rozdílů mezi papírovými a elektronickými dokumenty.
Zejména při projednávání nevyřešených problémů v oblasti správy elektronických dokumentů a organizace uchovávání elektronických dokumentů tedy dochází ke kritickým poznámkám, že v naší zemi „... stále neexistuje jediný federální elektronický archiv“, stejně jako návrhy „vytvoření federálního státního archivu“ elektronická dokumentace jako testovací prostor pro testování technik a metod práce s těmito dokumenty. “
Při rozhodování v této oblasti je důležité vzít v úvahu, že elektronické dokumenty související s moderními systémy správy dokumentů nelze přenést do státního úložiště analogicky s papírovými dokumenty, tedy jednoduše jako materiálové médium informace. Je nutné nejen uznat samotnou skutečnost existence těchto dokumentů v elektronickém prostředí, ale také vzít v úvahu, že toto prostředí jako celek je vytvářeno a poskytováno souborem softwarových a hardwarových nástrojů (které nejsou vlastněny státním archivem, ale konkrétní organizací), jakož i činnostmi podpůrné služby ( zahrnuty do struktury organizace nebo fungující na principech outsourcingu). Bez přítomnosti těchto podmínek, jak jsme naznačili výše, nebude možné dokument najít, přečíst jej nebo s ním provádět jakékoli akce. To naznačuje, že jsou zapotřebí nové koncepční přístupy, a to i v organizační a manažerské sféře.
Úkol rozšířit využívání elektronické správy dokumentů proto nelze vyřešit pouze v souladu s vývojem softwaru a hardwaru (ačkoli samotný koncept „elektronické správy dokumentů“ byl původně spojen s prostředky přenosu informací) nebo v souladu s právními aspekty a aspekty správy dokumentů (bez jejichž rozvoje není možné další zdokonalování elektronických dokumentů a právně významné jejich používání a skladování).
Nepochybně je nutná kombinace těchto oblastí práce, jejich synchronizace. Kardinální změny v této oblasti jsou zároveň spojeny s propojením těchto oblastí, s vývojem a implementací nových organizačních a manažerských přístupů, které zohledňují vzájemný vliv systémů a technologií pro správu elektronických dokumentů a hlavních prvků systému řízení.
Kromě toho je při řešení problémů ochrany informací obsažených v elektronických dokumentech vyžadována rostoucí úroveň konzistence (ve srovnání s papírovými dokumenty). Nestačí přijmout opatření pouze na ochranu nosiče informací: s přihlédnutím k dynamické povaze elektronického dokumentu, jeho existenci v elektronickém prostředí potřebuje ochranu celý komplex softwarových a hardwarových nástrojů, včetně komunikačních kanálů.
Tyto faktory nám umožňují vyvodit řadu závěrů týkajících se rysů používání papírových a elektronických dokumentů v oblasti sociálně-ekonomického řízení:
1. Rozdíly mezi elektronickými a papírovými dokumenty jsou mnohostranné, systémové povahy, což je dáno zvláštnostmi nejen nosiče informací, ale také formy prezentace metadat informací a dokumentů, jakož i rozdílů v prostředí existence papírových a elektronických dokumentů.
2. Je neperspektivní budovat práci s elektronickými dokumenty pro správu, zcela ji přirovnávat k postupům pro práci s papírovými dokumenty. S obecností hlavních fází životního cyklu papírových a elektronických dokumentů vytvářejí vlastnosti elektronického prostředí zásadně nové příležitosti pro jejich implementaci a vyžadují koncepční rozvoj.
3. Moderní systémy pro správu elektronických dokumentů ve skutečnosti představují prostředí pro existenci a oběh elektronických dokumentů a zároveň poskytují úložiště komplexu metadat odrážejících životní cyklus dokumentu.
4. Je nutné považovat elektronické dokumenty a tok elektronických dokumentů za kvalitativně nový systémový jev spojený nejen s technickými, technologickými, správními a právními složkami dokumentů, ale také s rozvojem systému sociálně-ekonomického řízení jako celku.