Повідомлення про будь-якого носія інформації. Велика енциклопедія нафти та газу. Давні носії інформації

• Носії інформації.

Носій інформації

• будь-який матеріальний об'єкт або середовище, що містить інформацію, і здатний досить тривалий час зберігати в своїй структурі занесену на нього інформацію - камінь, дерево, папір, метал, стрічка з намагніченим шаром (в бобінах та касетах), пластик зі спеціальними властивостями (для оптичного запису - CD, DVD тощо) і т.д. і т.п.

• Носієм інформації може бути будь-який об'єкт, з якого можливе читання наявної на ньому інформації.

• Найчастіше сам носій інформації міститься в захисну оболонку, що підвищує його збереження і, відповідно, надійність збереження (наприклад: паперові листи - в обкладинку, мікросхему пам'яті - в пластик, магнітну стрічку - в корпус і т. д.).

:

• Носії інформації застосовуються :

• Для запису інформації

• Її зберігання

• Читання

• Передачі (розповсюдження)

• Створення творів комп'ютерного мистецтва

• У суспільстві можна назвати три основних види носіїв інформації:

• 1) Паперовий;

• 2) Магнітний;

• 3) Оптичний.

Паперові носії інформації.

• Одним із найпоширеніших носіїв інформації є папір. У школі ми записуємо інформацію у зошиті, теоретичний матеріал вивчаємо за підручниками, при розробці повідомлення необхідні відомості ми знаходимо в інших джерелах (книгах, енциклопедіях, словниках тощо), які є паперовими носіями інформації.

• Перші обчислювальні машини працювали на перфокартах. Перфокарти робили із щільного паперу-картону, на які за певним правилом за допомогою спеціального «верстата» - перфоратора наносили отвори у вигляді невеликих дірочок.

• Пізніше з'явився досконаліший варіант - перфострічки

Перфострічка

• Застарілий носій інформації у вигляді паперової, нітроцелюлозної стрічки з отворами. Перші перфострічки використовувалися з середини ХІХ століття телеграфії.

Завдяки простоті пристроїв введення/виведення, перфострічка набула поширення в комп'ютерній техніці. Пізні комп'ютерні перфострічки мали ширину 7 або 8 рядів і використовували для запису кодування ASCII. Існували стрічки та з іншою кількістю рядів. Використовувалися в мінікомп'ютерах для введення/виведення інформації до середини 1980-х років. Були витіснені магнітними носіями інформації.

Для великомасштабної мініатюризації такої пам'яті важко отримати конденсатори з високою ємністю за їх високих внутрішніх опорах. Тому необхідно оновити фізичний стан кожної пам'яті, хоча час, що витрачається на обробку процесу, зазвичай оцінюється виробником експериментально.

З магнітною стрічкою, яку називали «Бабіна»

Для постійної пам'яті процес оновлення називатиметься регенерацією станів фізичної пам'яті. Наразі ми розглянемо процедуру читання. Ми робимо це за допомогою вольтметра, який лише трохи змінює стан, тому що його внутрішній опір дуже великий.

Магнітні носії інформації

Технологія запису інформації на магнітні носіїз'явилася порівняно недавно - приблизно середині 20-го століття. Але вже через кілька десятиліть - 60 - 70 роки - ця технологія стала дуже поширеною в усьому світі. Дуже давно з'явилася на світ перша грамплатівка. Яка використовувалася як носій різних звукових даних - на неї записували різні музичні мелодії, мова людини, пісні.

Фотографічні носії інформації

Звичайно, вольтметри завжди побудовані з максимально можливим внутрішнім опором, щоб не заважати виміряним напругам. Використовуючи просту модельосередки пам'яті, ми дослідили три важливих процесу: запис, читання та регенерація фізичних станів інформації. У другій частині статті ми розширюватимемо локальні мережі передачі даних до великих структур мережі передачі даних, які будуть використовуватися для створення електронних довгострокових архівів. На кресленні багато паралельних ліній, що говорить про те, що ми перейшли до повністю цифрової системи, де є лише два значення амплітуди сигналу, що символізують логічний нуль та один.

плавно пливла по канавках зверху шаром магнітних частинок

Сама технологія запису на платівки була досить простою. За допомогою спеціального апарату у спеціальному м'якому матеріалі, вінілі, робилися засічки, ямки, смужки. І з цього виходила платівка, яку можна було прослухати за допомогою спеціального апарату – патефона чи програвача. Приводився в дію механізм, що обертає платівку і ставилася голка на платівку. Голка плавно пливла канавками , прорубаним у платівці, видаючи у своїй різні звуки - залежно від глибини канавки, її ширини, нахилу тощо., використовуючи явище резонансу. А потім труба, що знаходилася біля самої голки, посилювала звук, що “висікається” голкою. Майже така сама система і використовується у сучасних пристроях зчитування магнітного запису. Функції складових частин залишилися колишніми, тільки змінилися самі складові - замість вінілових пластинок тепер використовуються стрічки з напиленим на них зверху шаром магнітних частинок; а замість голки - спеціальний пристрій для зчитування.

В принципі, тільки один активний дріт і контрольний дріт може передаватися на короткі відстані. Такий виклик називається асиметричним. Для великих відстаней – до кількох десятків метрів – найкращим рішеннямє симетрична лінія, що складається з трьох дротів, де ми маємо два дроти для передачі сигналу і один для так званого щита.

В результаті перешкоди, викликані у проводах, будуть віднімаються на вході пристрою. Передача сигналів ще більші відстані, очевидно, вимагає використання великих телекомунікаційних мереж. Ми залишили спостереження за роботою простого осередку пам'яті, а потім пройшли конструкцію структурованих структур, що складаються з кількох осередків пам'яті.

з магнітною стрічкою, яку називали «Бабіна».

• У 1928 році була виготовлена ​​перша магнітна стрічка. Наші бабусі та дідусі слухали музику на магнітофонах з магнітною стрічкою, яку називали «Бабіна».

• Магнітна стрічка виявилася досить надійним, довговічним і доступним для кожного носія інформації. У перших ЕОМ (електронно-обчислювальних машинах) інформація зберігалася на магнітних стрічках та магнітних дисках.

Використання оптичних дисків та флеш пам'яті

У 1980 роках з'являються перші лазерні диски, а також таке поняття, як флеш-пам'ять. Ці винахід стали можливі після того, як винайшли лазер, тоді більш відомий як квантовий генератор. Лазер – промінь високої енергії, який здатний випалювати на поверхні металу (зверніть увагу, що тільки плавкий метал) двійковий (машинний) код. Оптичні дискимають набагато більше обсягу, ніж магнітна стрічка. Інформаційний об'єм, який можна записати на сучасний компакт-диск, дорівнює 700 Мб – на CD диску, а на DVD диску- 4.7 Гб

Чинники старіння паперу

У разі копіювання аналогових записів ми не маємо ідеальних пристроїв, тому що вони не існують на практиці. Точне визначення аналогової інформації досить складне. Його форма завжди пов'язана з сигналом та його математичною моделлю. Якщо ми рухаємося в абстрактній моделі, ми не маємо проблем, але коли ми переходимо до фізичних аспектів інформації, обмеження стають очевидними. Але відразу постає питання: наскільки далеко цей процес може бути в матеріальному світі і чи є межа точності? Войцех Журек, Вільям Уоттерс та Денис Дікс надали докази, що показують граничну межу для копіювання у мікросфері.

відеокамер він буде на компакт-диску

Останнім часом з'явилося безліч фотоапаратів, мобільних телефонів, нетбуків, відеокамер, МР3 плеєрів. Ці пристрої природно теж потребують своїх носіїв інформації. Погодьтеся, мобільний телефонне стане зручним якщо зберігати інформацію він буде на компакт-диску, саме з цієї причини винайшли флеш - карти або як їх тепер називають - флешки. Інформаційний обсяг сучасних флешок може мати десятки гігабайт. Масовий випуск флеш карт почав проводитися в 2001 році, але ті флешки мали дуже невеликий об'єм, до 512 Мб.

Ми могли б подовжити його уявлення, але на практиці аналого-цифрове перетворення виміряних сигналів обмежується точністю перетворювачів і конструкцією устаткування, що залишилося. Технології не стоять на місці, і пристрої виконують перетворення з дедалі більшою точністю. На жаль, це збільшує кількість цифрових даних. Через кінцеве подання цифрової інформації кожна цифрова форма інформації легко відтворюється з повною точністю за умови, що процес виконується з обережністю.

Мікрографічні носії інформації

Іншою проблемою є гіркота, що генерується під час передачі інформації, що частково усувається механізмами корекції. Крім того, запис інформації на носій може бути неточним, оскільки певні області можуть бути пошкоджені під час процесу. Такий випадок може бути видалено остаточною перевіркою стану запису після копіювання. У разі копіювання великих обсягів даних можуть виникати деякі неконтрольовані явища, такі як несправність програми копіювання мікропроцесором.

• Останнім часом створюються більш компактні носії інформації. Вчені задіяли для цього технології нано. Ефект від цього буде величезний, оскільки за прогнозом один такий нано диск зможе замінити десятки тисяч звичайних лазерних дисків.

Зараз електронні документипри супроводі процесів управління застосовуються поряд із паперовими. При цьому є ряд суттєвих відмінних характеристик електронного документа порівняно з паперовим, які диктують необхідність вироблення нових підходів до організації документообігу та управління.

Насамперед зазначимо, що і паперові, і електронні документи як предмет управлінської праці мають свої переваги та одночасно обмеження, пов'язані з носієм інформації. Розглянемо деякі з них.

1. Вимоги до оформлення документів.Вимоги до оформлення паперових документів визначено стандартами та уніфікованими формами. В окремих випадках (коли не мається на увазі машинна обробка інформації) припустиме деяке розмаїття в оформленні, яке не стосується реквізитів, що визначають юридичну силу документа. Для документів на паперовому носіївирішено практично всі питання надання їм юридичної сили. Специфічні вимоги до окремих категорій документів закріплюються спеціальними нормативними актами.

Вимоги до оформлення електронних управлінських документів визначені поки що значно меншою мірою і стосуються переважно питань використання ЕЦП.

Крім ЕЦП та інших форм електронного підписуз метою контролю правомочного використання електронних документів можливе також застосування про «цифрових водяних знаків» . Водночас застосування цього технологічного нововведення в управлінському документообігу поки що нормативно не регламентовано.

У принципі вимоги до складу та оформлення реквізитів електронних документів можуть бути більш жорсткими, ніж для паперових документів, оскільки при передачі каналами зв'язку та обміну інформацією між різними інформаційними системами (якщо не забезпечена сумісність програмно- технічних засобів) передача інформації може не відбутися або інформація не буде доступною для сприйняття людиною.

2. Час транспортування документа.Це одна з найголовніших характеристик, оскільки забезпечує обмін інформацією та її своєчасне надання. Критичність часу доставки документа викликала появу поняття «прискорення документообігу». Для паперових документів ця характеристика залежить від використовуваних способів доставки (віднести, відвезти, переслати пневмопоштою, доставити літаком тощо).

Електронні документи тут мають незаперечна перевага, оскільки використання електронних каналівзв'язку дозволяє обчислювати час передачі або ознайомлення з файлом документа в базі даних секундами і хвилинами.

3. Довідково-інформаційна робота (пошук інформації в інформаційному фонді за атрибутами документа та за змістом).Для паперових документів вона може бути досить трудомісткою, якщо немає продуманої системи класифікації інформації та документів.

Для електронних документів завдання максимально спрощується та скорочується за часом. Використання посилань дозволяє знайти як один документ, а й інші, пов'язані з ним тематично чи з формальними ознаками. Разом з тим, відпадає необхідність дублювання масивів інформації для різних завдань. Корпоративні інформаційні системидають можливість користуватися інформацією відповідно до посадових обов'язків та прав доступу до системи.

4. Зручність сприйняття інформації.Ця якість поки що більшою мірою виражена у паперових документів. За століття існування писемності якісні характеристики паперових документів (розмір шрифту, формати паперу, якість друку тощо) постійно вдосконалювалися.

Стосовно електронних документів також можна відзначити їх постійне вдосконалення, але за часом цей період набагато менш тривалий (обчислюється лише кількома десятиліттями) і оптимізації сприйняття інформації ще далекий від завершення. По сприйняттю деякі електронні документи частково можна порівняти з середньовічними сувої: для перегляду документа його файл «прокручується» перед очима. За даними американських дослідників, текст з екрану комп'ютера (монітора) сприймається на 25% повільніше, ніж під час читання з аркуша паперу, що необхідно враховувати під час підготовки текстів для інтернет-реклами.

5. Можливість працювати з кількома документами одночасно.Для керівників та фахівців, зайнятих аналітичною та творчою роботою, ця обставина є досить суттєвою. Згадаймо ситуації, коли, працюючи з документами та друкованими виданнями, зіставляючи їхню інформацію, людина нерідко виявляє особливості та деталі, що вислизають від сприйняття під час послідовного перегляду документів.

«Багатовіконна» робота з файлами також дає можливість одночасно працювати з кількома документами, хоча при цьому в кожний момент доступна лише частина інформації на моніторі. Сприйняття у своїй носить переважно логічний характер, і завжди виникає цілісний погляд на документ. Можливо, що в міру вдосконалення комп'ютерної технікиможливості одночасно працювати з кількома документами розширюватимуться. У зв'язку з цим навіть легендарна особистість комп'ютерного бізнесу Б. Гейтс змушений був зізнатися, що він не є ортодоксальним антипапером, оскільки сам роздруковує багатосторінкові документи. На його думку, «поки не відбудуться революційні зміни в технології плоских екранів… – друковані книги та журнали, як і раніше, буде зручніше читати і носити з собою, ніж електронні носії інформації» .

6. Можливість ознайомлення з документами виділити потрібний фрагмент.Цю можливість дають і паперовий та електронний носії інформації документа. Натомість є й особливості. На паперовому документі сліди від позначок, зроблених чорнилом, пастою, олівцем тощо, зазвичай залишаються. Наприклад, згадаємо рядки з Євгена Онєгіна А.С. Пушкіна у тому, що «зберігали багато сторінок позначку різку нігтів».

У випадку електронного документа, якщо дозволяє формат його запису, необхідний фрагмент можна виділити (наприклад, кольором, шрифтом), а потім виділення видалити. При цьому слідів на документі при сприйнятті людиною не залишиться.

7. Можливість зробити копію документа.У разі виготовлення копії документа на паперовому носії можна використовувати кілька варіантів залежно від технічних засобів, що застосовуються. Так, на паперовому носії копії можуть бути отримані засобами репрографії та оперативної поліграфії. На фото-, мікрофотоплівці копії можуть бути отримані за допомогою засобів фотографування мікрофільмування. Електронну копіюпаперового документа можна отримати за допомогою сканування.

У разі отримання копії з електронного документа трудомісткість та витрати часу на отримання копії значно зменшуються. Так, можна або скопіювати файл, або додатково роздрукувати документ, або вивести інформацію на мікрофотоносії і т.п. (наприклад, корпоративні системидокументообігу, корпоративні портали тощо). У такому разі може відпасти необхідність виготовлення паперових копій документа для ознайомлення великої кількостіспівробітників.

8. Стомлюваність під час роботи з документами (без урахування характеру та змісту інформації).З паперовими документами можна працювати кілька годин поспіль та міняти позу. У цьому задіяні кілька органів чуття: як зір, а й дотик, інколи ж навіть нюх (згадаємо, що у минулому і позаминулому столітті світські жінки нерідко завдавали духи свої листи).

Вважається, що стомлюваність під час роботи з комп'ютером більше, ніж під час роботи з паперовими документами. З органів чуття основне навантаження посідає зір. Існують рекомендації щодо оптимальної тривалості часу, що проводиться за комп'ютером, та перерв у роботі . Разом з тим у міру вдосконалення комп'ютерної техніки, зокрема моніторів, стомлюваність під час роботи з електронними документами дещо зменшується.

9. Необхідність спеціального устаткування робочого місця сприйняття інформації.Для сприйняття інформації звичайного документа на паперовому носії спеціальних умов не потрібно: достатньо прийнятного висвітлення.

p align="justify"> Для роботи з електронними документами потрібен комп'ютер, а при необхідності їх передачі адресату - телекомунікаційні канали. В даний час використання портативних комп'ютерівта мобільних засобів зв'язку знімає частину проблем.

10. Збереження інформації та її доступність для сприйняття людиною. Збереження документів на паперовому носії визначається досить тривалим періодом її старіння та руйнування, що залежить від якості паперу (наприклад, існує так званий «безкислотний» папір, термін стійкості якого обчислюється століттями). Крім того, важливою є якість засобів нанесення інформації на папір (чорнила, паста, а також засоби, що використовуються в матричних, струминних або лазерних принтерів, і т.п.) . Для сприйняття інформації через тривалий час не потрібні спеціальні пристроїдля її перетворення, достатньо знання мови, якою написаний текст документа.

При роботі з електронними документами важливо враховувати, що життєвий циклпрограмних засобів та носіїв запису (моральне та фізичне старіння) може бути меншим, ніж необхідний термін зберігання документа. Окремий комплекс питань пов'язаний із застосуванням ЕЦП та терміном дії сертифікату підпису. Звідси виникає проблема перезапису інформації на інший носій (міграції та конверсії) та підтвердження цілісності та достовірності електронних документів. Серед інших можливих (але не означає, що завжди прийнятних) способів зберігання електронних документів іноді пропонують зберігати також відповідні технічні та програмні засобидля відтворення інформації (і відповідно навчати персонал користування цими засобами для виконання інформаційних запитів) або роздруковувати електронні документи на папері та завіряти зроблені копії.

При роботі з паперовими документами для забезпечення їхньої фізичної безпеки в архівах може створюватися фонд користування (як на паперових, так і на інших носіях інформації) або страховий фонд. Аналогічно для забезпечення збереження бази даних та підвищення стійкості комп'ютерної системиможна виконувати резервне копіюванняінформації.

11. Інформаційна безпеката захист інформації.Для паперових документів захист інформації від несанкціонованого доступу може бути забезпечений фізичною недоступністю документа (наприклад, зберігання в сейфі, в ящику столу, що замикається тощо), фіксацією факту передачі документа в спеціальних облікових формах (передача під розписку), а також іншими організаційними заходами.

Для електронних документів це завдання вирішується використанням засобів регламентації доступу користувачів до комп'ютерів та баз даних, використанням засобів криптографічного захисту інформації, протоколюванням дій користувачів тощо. технічний захистінформації, у тому числі від комп'ютерних вірусівта хакерських атак.

12. Сфера застосування (побутування) документів.Документи на паперових носіях зараз застосовуються повсюдно. Електронні документи використовуються тими учасниками комунікацій (організаціями та фізичними особами), які мають відповідну комп'ютерну техніку. При цьому сфера застосування електронних документів постійно розширюється з розвитком технічної оснащеності, накопичення досвіду та створення нормативної бази.

З урахуванням перелічених характеристик паперових та електронних документів можна досить аргументовано відповісти на такі питання, які часто є предметом жвавих дискусій:

під час отримання електронних документів адресатами чи слід роздруковувати їх у паперовому носії?

Чи не є процедура роздруківки електронного документа надмірною?

При впровадженні інформаційних технологійскорочення паперового документообігу не відбувається автоматично. Так, за оцінками зарубіжних фахівців, при впровадженні електронної поштивитрати паперу в деяких офісах збільшувалися приблизно на 40%. Це було пов'язано з не завжди виправданою роздруківкою електронних повідомленьчерез звичку співробітників працювати з паперовими документами. Тому бажано, щоб у комплексі заходів щодо впровадження електронного документообігу в організації передбачалися також заходи щодо оптимізації використання паперу.

Окремо виділимо ситуації щодо документаційного забезпечення керівників. Проблема не лише в тому, щоб привчити керівників працювати з електронними документами. Вона набагато складніша і глибша.

Управлінський документообіг включає у собі ті операції, які можна автоматизувати, а й ті, котрим обов'язкові сприйняття інформації людиною, її оцінка. Тут важливо брати до уваги психологічні аспекти сприйняття, функціональну асиметрію правої та лівої півкуль головного мозку, поєднання образного та логічного мислення. Іноді керівнику високого рангу під час роботи із слабоструктурованою інформацією, що відображає багатоаспектну управлінську ситуацію, краще працювати з паперовим документом. І, навпаки, для сприйняття структурованої та фактографічної інформації електронний документ може бути зручнішим за паперовий. Тому при впровадженні електронного документообігу має бути передбачена можливість при необхідності здійснювати роздрук документів, отриманих в електронній формі, для доповіді керівництву.

Водночас в умовах активізації застосування сучасних інформаційних технологій дедалі більше керівників різних рангів віддають перевагу безпосередній роботі із системами електронного документообігу, включаючи власноручне введення доручень (резолюцій), віз та використання електронних аналогів підпису.

Таким чином, традиційні документи мають переваги, пов'язані з папером як носієм інформації, що важливо для довготривалого зберігання інформації зі збереженням можливості її сприйняття. Відповідно, не можна відкидати застосування паперових документів, коли потрібно забезпечити тривале зберіганняінформації (так звані документи з терміном зберігання «Постійно», які потім надходять до державних архівів). З іншого боку, можна використовувати переваги електронних документів під час роботи з копіями документів, оригінали яких існують на паперових носіях. Для оперативного інформаційного забезпечення(Насамперед доведення інформації та її пошуку в інформаційному фонді) електронні документи мають незаперечні переваги.

У той час як за багатовікову історію свого існування документи на паперовому носії набули відносної стійкості своїх характеристик, електронні документи як явище та предмет управлінської праці знаходяться ще у початкових фазах свого розвитку, тому їх характеристики розвиватимуться далі. І, як можна було спостерігати за останні два десятиліття, цей розвиток відбувається дедалі більшими темпами (синхронно розвитку сучасних інформаційних технологій).

Однак, як і раніше, при проектуванні документопотоків на практиці, а також при розробці проектів нормативних та інших актів, що регламентують цю сферу, як правило, домінує принцип подібності електронного та традиційного документів. При цьому мають на увазі, що електронний документ відрізняється від паперового лише тим, що «інформація на ньому закріплена в електронно-цифровій формі». З цього зазвичай робиться висновок, що управлінський документообіг в електронній формі повинен бути організований аналогічним чином з урахуванням спільного застосування паперових та електронних документів в одних і тих же завданнях і процесах управління.

Безумовно, певну позитивну роль такі погляди відіграли у плані деякого сприяння розширенню застосування електронних документів, оскільки під час вирішення питань нормативного регулювання не зводився жорсткий «бар'єр» між традиційним та електронним документообігом. Однак, на наш погляд, цей підхід був виправданий на тих стадіях, коли застосування електронних документів мало локальний характер, а їхня кількість була невелика. Нині цей підхід себе вичерпав.

Підтвердженням цьому є деякі рекомендації про те, що, наприклад: візуально електронні документи мають виглядати паперовими, при цьому склад реквізитів та їх розташування повинні бути аналогічними; резолюції за наслідками розгляду електронних документів повинні оформлятися на паперовому носії або як окремий електронний документ; доцільно ведення єдиного реєстру (журналу) для всіх документів, а «по закінченні календарного року… згруповані в електронні папки на тематику електронні документи повинні переноситися на CD-диски» . Ці або їм подібні форми та способи роботи можуть бути зрозумілі працівникам апарату управління, які звикли до паперового документообігу. Водночас такі рекомендації не враховують реальні можливості сучасних систем та технологій електронного документообігу, а подальше їх застосування на практиці (не кажучи вже про закріплення в нормативних документах) не просто стримуватиме впровадження нових технологій роботи, а означатиме повернення до старого (що нерідко і відбувається).

Принципове значення, на наш погляд, має те, що за останні роки відбулися якісні зміни у двох головних аспектах:

від використання комп'ютерної техніки лише для підготовки управлінських документів (по суті як досконалішого засобу, що замінює друкарську машинку) до можливості побудувати цілісні технології, засновані на застосуванні електронних документів та електронного обміну інформацією;

цій основі здійснюється перехід від застосування окремих документів на машинному носії до масового застосування електронних документів.

З урахуванням цих обставин необхідно скоригувати існуючу або навіть збудувати нову системуконцептуальних положень, що становлять основу подальшого розвиткуелектронного документообігу.

Тому, на наш погляд, важливо доповнити наведене вище зіставлення паперових та електронних управлінських документів рядом характеристик, які зумовлені більш загальними факторами їх існування. До них насамперед можна віднести такі.

1. Зв'язок документа з носієм інформації.Важливою характеристикою є дуалізм документа - як інформації, що міститься в документі, і як матеріального носія цієї інформації. Це однаково стосується і паперових, і електронних документів, але проявляється по-різному.

Паперовий документ від носія інформації невіддільний. Кожен паперовий документ має власний носій інформації.

Електронний документ в силу своєї фізичної природи має динамічний характер, не пов'язаний жорстко з єдиним носієм інформації, існує у двох формах: пасивної (зберігання) та активної (передача та обробка, у тому числі візуалізація для його сприйняття людиною). Крім того, якщо раніше можна було вважати електронним документом (за аналогією з паперовим документом) відповідним чином оформлену інформацію, записану, наприклад, на дискеті, то в умовах застосування сучасних інформаційних систем та технологій електронний документ як об'єкт має набагато складніший, багатокомпонентний характер .

2. Форма подання інформації.У паперових документах, а також у кіно- та фотодокументах інформація представлена ​​у формі, що безпосередньо сприймається людиною (аналоговою формою, через що такі документи, на відміну від електронних, іноді називають аналоговими).

В електронному документі інформація міститься не просто в електронно-цифровій формі. Істотно те, що ця інформація не може безпосередньо сприйматися людиною. Більше того, електронна форма подання інформації дає можливість вибудовувати процеси її обробки без участі людини, тобто залежно від ступеня структурованості та формалізації інформації процес роботи з документами може бути максимально автоматизований (наприклад, як це здійснюється в системах банківських електронних платежів та розрахунків). При необхідності сприйняття інформації людиною вона візуалізується на екрані монітора (документ при цьому набуває також віртуальної форми) або шляхом роздруківки на паперовому носії (за образним виразом виходить «тверда копія»).

3. Подання метаданих документа.Метадані паперового документа можуть відбиватися тому ж носії інформації.

Структура подання метаданих електронних документів у сучасних інформаційних системах носить принципово інший характер, компоненти метаданих пов'язані з документом, але вони можуть безпосередньо не входити до його «тіло». Метадані документа в електронному середовищі мають бути чітко визначеними та відповідати вищим вимогам, ніж у процесах роботи з паперовими документами. У ДСТУ ISO 23081-1-2008 констатується, що електронне середовище «.. вимагає іншого вираження традиційних вимог та інших механізмів для ідентифікації, введення, визначення властивостей та використання метаданих» і водночас «надає нові можливості для визначення та створення метаданих» .

Можна відзначити низку інших специфічних характеристик, пов'язаних із фізичною природою електронного документа, які були предметом аналізу у роботах вчених – фахівців з обчислювальної технікиВ.А. Гадасіна та В.А. Конявського. Не заглиблюючись у розгляд специфічних характеристик, відзначимо ту обставину, яка є найбільш загальним. Це особливості середовища існування (звернення та зберігання) паперових та електронних документів.

3. Середовище існування документа.На відміну від паперового документа, що існує в аналоговому фізичному середовищі (дозволяє безпосередньо сприймати документ як фізичний об'єкт та зафіксовану інформацію), електронний документ існує в електронному середовищі, що створюється сукупністю програмних та технічних засобів забезпечення інформаційних процесів. Поняття аналогової та електронного середовищазважаючи на їх важливість для здійснення електронного обміну інформацією увійшли до ГОСТ Р 52292 -2004. Перетворення форми відображення документа (сканування паперового документа або візуалізація електронного документа на екрані монітора або його роздрук) здійснюється на основі інтерфейсних пристроїв на межі електронного та неелектронного середовища. Крім того, останні роки відзначені появою гібридних документів, що містять на паперовому носії фрагменти (наприклад, штрих-коди, елементи електронних носіїв із цифровим та біометричною інформацією), які можуть зчитуватися інтерфейсними пристроями. Однак це не змінює загальної закономірності, що між електронним та неелектронним (аналоговим) середовищами існує межа, що не дозволяє документу переміщатися з одного середовища в інше без зміни форми подання інформації. Водночас інформаційні системи (маючи належність або до електронного, або до неелектронного середовища) можуть включати метаінформацію як про електронні, так і про неелектронні документи одночасно.

Наведемо деякі приклади, що показують кардинальний характер зазначених відмінностей паперового та електронного документів.

Так, зокрема, під час обговорення невирішених проблем у галузі електронного документообігу та організації зберігання електронних документів висловлюються критичні зауваження, що в нашій країні «…досі немає жодного федерального електронного архіву», а також пропозиції щодо «.створення федерального державного архіву електронної документації як полігон для апробації прийомів та методів роботи з цими документами» .

При виробленні рішень у цій галузі важливо брати до уваги, що електронні документи, що належать до сучасних систем документообігу, неможливо передати на державне зберігання за аналогією з паперовими документами, тобто просто як матеріальний носійінформації. Необхідно не лише визнавати сам факт існування цих документів в електронному середовищі, а й враховувати, що це середовище в цілому створюється та забезпечується сукупністю програмно-технічних засобів (які перебувають у володінні державного архіву, а конкретної організації), а також діяльністю служби супроводу ( що входить у структуру організації чи що функціонує за принципами аутсорсинга). Без наявності цих умов, як зазначено нами вище, не буде можливості знайти документ, ні прочитати його, ні вчинити з ним будь-які дії. Це свідчить, що потрібні нові концептуальні підходи, зокрема у організаційно-управлінській сфері.

Тому завдання розширення застосування електронного документообігу не може вирішуватися тільки в руслі розвитку програмнотехнічних засобів (хоча саме поняття «електронний документообіг» спочатку пов'язувалося саме із засобами передачі інформації) або в руслі юридичних та документознавчих аспектів (без розробки яких неможливе подальше вдосконалення електронних документів та юридично значуще їх застосування та зберігання).

Безперечно, потрібне поєднання цих напрямів роботи, їхня синхронізація. Разом з тим кардинальні зміниу цій сфері пов'язані також із ув'язкою цих напрямів, з розробкою та реалізацією нових організаційно-управлінських підходів, що враховують взаємовплив систем та технологій електронного документообігу та основних елементів системи управління.

Крім того, зростаючий рівень системності (порівняно з паперовими документами) потрібен при вирішенні завдань захисту інформації, що міститься в електронних документах. Тут недостатньо вживати заходів лише щодо захисту носія інформації: з урахуванням динамічного характеру електронного документа, його існування в електронному середовищі захисту потребує весь комплекс задіяних програмно-технічних засобів, включаючи канали зв'язку.

Зазначені фактори дозволяють зробити низку висновків щодо особливостей застосування паперових та електронних документів у сфері соціально-економічного управління:

1. Відмінності електронного та паперового документів мають багатоаспектний, системний характер, що зумовлено особливостями не тільки носія інформації, а й форми подання інформації та метаданих документів, а також відмінностями середовища існування паперових та електронних документів.

2. Безперспективно будувати роботу з електронними управлінськими документами, повністю уподібнюючи її процедур роботи з паперовими документами. При спільності основних стадій життєвого циклу паперового та електронного документів особливості електронного середовища створюють нові можливості для їх здійснення і вимагають концептуальної розробки.

3. Сучасні системиелектронного документообігу, по суті, є середовищем існування та обігу електронних документів, при цьому також забезпечується зберігання комплексу метаданих, що відображають життєвий цикл документа.

4. Необхідно розглядати електронні документи та електронний документообіг як якісно нове системне явище, пов'язане не лише з техніко-технологічною, документознавчою та юридичною складовими, а й з розвитком системи соціально-економічного управління загалом.