Стандартна ширина стовпців не завжди підходить для стовпців на робочому аркуші.
Наприклад, ширину стовпців необхідно змінювати при наступних умовах:
- ширина недостатня, щоб показати текст без усічення;
- ширина недостатня, щоб показати цифрову інформацію (в цьому випадку осередок заповнюватимуть символи # # # #);
- ширина занадто велика для даної таблиці, і її необхідно скоротити.
Якщо ширина стовпця занадто маленька, дані не втрачаються; вони просто не показуються повністю.
Ширина стовпчика і групстовпців може бути змінена при використанні команд Формат, Стовпець (Format, Column).
форматування стовпця
- Виділіть стовпці для форматування.
- Виберіть в меню команду Формат, Стовпець (Format, Column)і потім необхідну операцію (табл. 29).
Таблиця 29. Форматування стовпця
Зміна ширини стовпців за допомогою миші
- .Виделіте стовпці для зміни ширину.
- Наведіть курсор миші на праву межу одного з обраних стовпців в область заголовків стовпців. Покажчик миші зміниться на двонаправлену стрілку.
- Перетягніть праву межу стовпця на нове місце. Ширина колонки буде показана в поле підказки в ході цього процесу.
Для автопідбору ширини шпальти клацніть двічі по правій межі стовпця.
Висота обраних рядків може бути змінена для того, щоб забезпечити збільшена відстань між лініями.
Висота рядків, автоматично привласнюється Excel, базується на розмірі найбільшого шрифту, що знаходиться в рядку. Автоматично розрахована висота рядка приблизно на 25% більше, ніж розмір шрифту в пунктах(1/72 дюйма).
форматування рядків
- Виділіть необхідні рядки.
- Виберіть Формат, Рядок (Format, Row) і необхідні операції (табл. 30).
Таблиця 30. Форматування рядка
Висоту рядка також можна змінити за допомогою миші. Перетягніть нижню межу рядка на нове місце. Висота рядка буде показана в поле підказки в ході цього процесу.
Для автопідбору висоти рядка клацніть двічі по нижній межі рядка.
форматування осередків
Вміст елементів таблиці може бути відформатовано для поліпшення зовнішнього вигляду таблиці на робочому аркуші. Всі опції форматування осередків можуть бути знайдені в вікні діалогу команди осередкив меню Формат (Format, Cells). Крім того, деякі кнопки доступні в панелі інструментів Форматування для швидкого застосування найбільш загальних текстових і цифрових форматів.
Параметри форматування діалогового вікна формат ячеек(Рис. 90) розділені закладками і представлені в табл. 31.
Таблиця 31. Закладання діалогового вікна Формат ячеек
форматування чисел
Дані в таблицях Excel можуть бути представлені в різних числових форматах, в залежності від того, які обчислення потрібно зробити (ріс.92).
В полі числові форматипредставлений список форматів. Можна задати необхідну кількість знаків після коми і вибрати спосіб представлення негативних чисел у відповідних полях.
Існує різниця між тим, що осередок "реально" містить, і способом показу її вмісту. Рядок формул показує неформатований вміст, в той час як осередок показує форматований версію. поле зразок показує вбрання форматування.
При роботі з новою таблицею по Замовчуванням встановлений цифровий формат Загальний(General), який показує числа без певного форматування (тобто 145123; 0,37; 31 і т. Д.).
Введення деяких символів автоматично встановить потрібне форматування. наприклад; введення 40 р. або 5% в осередок автоматично встановить грошовий або процентний формат введених даних відповідно.
Форматування може також виконуватися при введенні значень на робочий лист.
Рис. 92. Закладка Число
Вирівнювання даних в осередку
Для установки нових значень вирівнювання або зміни значень прийнятих за замовчуванням можуть використовуватися опції закладки Вирівнювання (Alignment) у вікні діалогу Формат, Осередки (Format, Cells)(Рис. 93).
Зміни будуть застосовані для всіх обраних осередків, областей робочого листа. За замовчуванням вирівнювання тексту, введеного в осередок, здійснюється по лівому краю, а цифри вирівнюються вправо.
Опції вирівнювань по горизонталі і по вертикалі визначають положення тексту в комірці. Для зміни напрямку тексту потрібно повернути стрілку зі словом написв поле Орієнтація.
Якщо текст в осередку складається з декількох слів, для зручності читання задайте опита Переносити по словах.
Рис. 93. Закладка Вирівнювання
Центрування тексту по стовпцях
Вміст комірки може бути вирівняно по стовпцях в обраній галузі. Ця можливість використовується для центрування заголовків на робочому аркуші. В цьому випадку текст повиненперебувати в самій лівій клітинці виділеної області.
Установка шрифтів і їх атрибутів
Опції закладки Шрифт (Font) вікна діалогу Формат, Осередки (Format /Cells) використовуються для установки шрифтів і їх стилів для виділених осередків.
Засоби форматування з використанням шрифтів в Excel аналогічні засобам Word, описаним в попередньому розділі.
Межі і вид осередку або області
Рамки можуть застосовуватися для осередку або виділеної області. Опції рамок можуть бути встановлені при використанні закладки Кордон (Border) (рис. 94).
Рис. 94. Закладка Кордон
Деякі з доступних стилів рамок представлені в прихованому переліку Тип линии.
- Виділіть комірки для форматування.
- Відкрийте панель діалогу Формат, Осередки (Format, Cells)і виберіть закладку Кордон (Border).
- Виберіть боку для осередків, в яких буде встановлена \u200b\u200bрамка.
- Виберіть Тип і колір лінії.
- натисніть ОК.
Зовнішній вигляд осередків може бути поліпшений при заповненні їх кольором і / або візерунком. Кольори та візерунки (включаючи колір візерунка) можуть бути встановлені при використанні закладки Вид (Patterns)вікна діалогу Формат, Осередки (Format, Cells).
Обрана заливка і узор показуються в поле Зразок.
захист осередків
Захист корисна в таблицях, що містять складні формули і заздалегідь задані константи. В Excel використовується дворівнева система захисту. У робочому аркуші кожна клітинка за замовчуванням заблокована, але, якщо захист аркуша вимкнена, дані можна вводити в усі осередки.
Закладка Захист (Protection)містить опції Захищається ланка (Locked) і Приховати формули (Hidden).
Щоб заборонити зміну осередків листа для збереження формул або даних, слід розблокувати комірки для введення і встановити захист аркуша.
- Виділіть, щоб розблокувати всі осередки, які потрібно змінювати після захисту аркуша, знявши опцію Захищається ланка (Locked).
- Сховайте все формули, які не повинні бути видимі, встановивши опцію Приховати формули (Hidden).
- У меню сервісвиберіть команду Захист (Tools, Options), а потім команду Захистити лист (Protect Sheet).
Щоб ніхто інший не зміг зняти захист з листа, введіть пароль, але врахуйте, що при втраті пароля отримати доступ до захищених елементів листа буде неможливо.
Перед відправкою на друк або на екран проектора сторінок MS Excel для додання їм красивого і презентабельного вигляду слід виконати форматування. Робиться це з метою підвищення інформативності даних, тобто для полегшення сприйняття інформації всіма користувачами.
Форматування таблиць в Excel - це:
1. Установка формату чисел.
2. Налаштування типу, виду, розміру і кольору використовуваних шрифтів.
3. Установка необхідних розмірів рядків і стовпців.
4. Об'єднання (якщо необхідно) груп осередків.
5. Додавання відповідних зовнішніх кордонів і квітів заливки для діапазонів осередків.
6. Виконання вирівнювання записів щодо кордонів осередків.
7. Захист записів від випадкових змін.
Багато з цих дій (але не всі) виконуються за допомогою кнопок панелі інструментів MS Excel «Форматування» і знайомі всім, навіть початківцям користувачам. У мене, наприклад, панель «Форматування» виглядає так, як на скріншоті, розташованому нижче.
Якщо клацнути мишею по стрілці, розташованої на сірому тлі, на правому кінці панелі, то можна додати нові або відключити існуючі кнопки, тобто налаштувати панель так, як вам зручно.
Можна (а часто і потрібно) зайнятися налаштуванням панелі, подивитися і вибрати варіанти, але сьогодні мова трохи про інше. Я розповім про один варіант, який часто сам використовую. Він не якийсь особливий, просто один з тисячі можливих варіантів форматування таблиць в Excel. Початківці користувачі MS Excel можуть просто його повторити і, зрозумівши логіку і послідовність дій, вибрати свій шлях вирішення цього завдання.
Приклад форматування таблиці.
Створюючи таблицю в Excel, наповнюючи її даними і формулами, не відволікайтеся на зовнішній вигляд !!! Зробіть таблицю, перевірте правильність формул і тільки потім займіться її форматуванням! При такому підході ви витратите набагато менше часу, наробите менше помилок і уникнете багатьох повторних маніпуляцій.
Припустимо, ви створили таблицю для розрахунку маси прямокутних заготовок із сталевого листа.
1. Форматуємо заголовок таблиці.
1.1. Виділяємо область A1 ... E1, натискаємо на кнопку «Об'єднати і помістити в центрі» на панелі «Форматування». Осередки об'єдналися в одну, текст заголовка розташувався по центру.
1.2. Вибираємо шрифт - «Arial», розмір - «16», «Жирний», «Підкреслений», колір шрифту - «Фіолетовий».
2. Форматуємо заголовки стовпців.
2.1. Виділяємо комірки A2 і B2, натискаємо на кнопку «Об'єднати осередки».
2.2. Виділяємо комірки A7 і B7, натискаємо на кнопку «Об'єднати осередки».
2.3. Виділяємо комірки A2 і B2, натискаємо і утримуємо на клавіатурі кнопку «Ctrl» і виділяємо комірки A7 і B7 - в результаті маємо дві виділені об'єднані осередки.
2.4. Вибираємо шрифт - «Arial Black», розмір - «12», вирівнювання - «По лівому краю», колір шрифту - «Ліловий».
2.5. Виділяємо діапазон C2 ... E2, натискаємо і утримуємо на клавіатурі кнопку «Ctrl», виділяємо область C7 ... E7.
2.6. Вибираємо шрифт - «Arial Black», розмір - «8», вирівнювання - «По центру», колір шрифту - «Ліловий».
2.7. Для зменшення горизонтального розміру таблиці розташуємо написи в осередках C2, C7, E2, E7 в двох рядках. Для цього в комірці C2 в слові «Позначення» після букви «а» ставимо знак перенесення «-» і натискаємо на клавіатурі комбінацію клавіш «Alt» і «Enter». Друга частина слова - «чення» - залишилася в тому ж осередку, але розташувалася на рядку нижче. Аналогічно робимо з записами в осередках C7, E2, E7.
3. Форматуємо записи.
3.1. Виділяємо записи вихідних даних і результату розрахунків - діапазон A3 ... E6 і діапазон A8 ... E8.
3.2. Вибираємо шрифт - «Arial», «11», «Жирний», «По центру», «Синій».
3.3. Виділяємо діапазон B3 ... B6 і осередок B8 і вирівнюємо «По лівому краю».
3.4. Виділяємо діапазон A8 ... E8, змінюємо колір шрифту на «Червоний».
3.5. Виділяємо діапазон D3 ... D6 і робимо клацання правої кнопки миші. У випадаючому контекстному меню вибираємо «Формат ячеек ...». У вікні «Формат ячеек» налаштовуємо числовий формат вихідних даних.
3.6. Виділяємо осередок D8 і так само, як в попередньому пункті через вікно «Формат ячеек» налаштовуємо числовий формат результату розрахунку, встановивши три знака після коми.
Вікно «Формат ячеек» містить шість вкладок, що дозволяють виконати безліч дій зі зміни зовнішнього вигляду вмісту осередків. Ряд команд доступні тільки з цього вікна і ви не виконаєте їх за допомогою кнопок панелі «Форматування».
4. Встановлюємо розміри рядків і стовпців.
Встановлюємо курсор миші на заголовок стовпчика «A» поблизу с кордоном стовпчика «B». Як тільки курсор миші набуде вигляду хреста що складається з вертикальної лінії і горизонтальної різноспрямованою стрілки робимо подвійне клацання лівою кнопкою. Ширина стовпчика «A» стала за розміром дорівнює максимальній записи в стовпці - 15 піксель.
Поклацувати по всіх стовпцях і рядках таблиці, отримаємо прийнятні розміри. Якщо необхідно, то можна встановити ширину стовпця або висоту рядка вручну. Для цього після прийняття курсором миші виду хреста потрібно натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи її натиснутою, пересунути кордон в бажаному напрямку. Я в прикладі збільшив ширинустовпця «A» вручну до розміру 21 піксель.
5. Оформляємо кордону.
5.1. Виділяємо область A2 ... E8 і натискаємо на кнопку панелі «Все кордону» і слідом, не знімаючи виділення, натискаємо на кнопку «Товста зовнішня межа».
5.2. Виділяємо комірки A2 ... E2 і натискаємо на кнопку панелі «Форматування» «Товста зовнішня межа». Аналогічно обрамляемо діапазон A7 ... E7.
6. Виконуємо заливку діапазонів кольором.
6.1. Виділяємо область D3 ... D6, вибираємо колір заливки - «Світло-бірюзовий». В таких осередках зберігаються вихідні дані.
6.2. Виділяємо осередок D8, вибираємо колір заливки - «Світло-жовтий». У цьому осередку виводиться результат розрахунків.
7. Виконуємо захист формул від випадкових змін.
7.1. Виділяємо осередок D8, клацаємо правою кнопкою миші, вибираємо у випадаючому вікні «Формат ячеек» вкладку «Захист» та встановлюємо галочку навпроти напису «Що Захищається ланка».
7.2. Переходимо до головного меню MS Excel і виконуємо: «Сервіс» - «Захист» - «Захистити лист». Пароль можна не ставити. Осередок від випадкових змін захищена. Захист від зловмисників - це інша тема.
На цьому прикладі ми докладно розглянули, як можна виконати форматування таблиць в Excel. Результат - на малюнку внизу.
Зовнішній вигляд таблиці істотно змінився. Порівняйте з початковим варіантом. Можливо, таблиця надмірно рясніє фарбами, поєднання яких - несмак. Але те, що інформація тепер легше сприймається - це, я думаю, безперечно.
Одним з найважливіших процесів при роботі в програмі Excel є форматування. З його допомогою не тільки оформляється зовнішній вигляд таблиці, але і задається вказівку того, як програму сприймати дані, розташовані в конкретній комірці або діапазоні. Без розуміння принципів роботи даного інструменту можна добре освоїти цю програму. Давайте детально з'ясуємо, що ж являє собою форматування в Ексель і як їм слід користуватися.
Форматування - це цілий комплекс заходів регулювання візуального вмісту таблиць і розрахункових даних. До цієї область входить зміна величезної кількості параметрів: розмір, тип і колір шрифту, величина осередків, заливка, кордони, формат даних, вирівнювання і багато іншого. Детальніше про ці властивості ми поговоримо нижче.
автоформатування
До будь-якого діапазону листа з даними можна застосувати автоматичне форматування. Програма отформатирует зазначену область як таблицю і присвоїть йому ряд попередньо встановлених властивостей.
Після цього, таблиця буде мати обраний формат. Але його можна завжди відредагувати за допомогою більш точних інструментів форматування.
Перехід до форматування
Користувачів не у всіх випадках задовольняє той набір характеристик, який представлений в Автоформатування. В цьому випадку, є можливість відформатувати таблицю вручну за допомогою спеціальних інструментів.
Перейти до форматування таблиць, тобто, до зміни їх зовнішнього вигляду, можна через контекстне меню або виконавши дії за допомогою інструментів на стрічці.
Для того, щоб перейти до можливості форматування через контекстне меню, потрібно виконати наступні дії.
Інструменти форматування на стрічці знаходяться в різних вкладках, але найбільше їх у вкладці «Головна». Для того, щоб ними скористатися, потрібно виділити відповідний елемент на аркуші, а потім натиснути на кнопку інструменту на стрічці.
форматування даних
Одним з найважливіших видів форматування є формат типу даних. Це обумовлено тим, що він визначає не стільки зовнішній вигляд, що відображається, скільки вказує програмі, як її обробляти. Ексель зовсім по різному виробляє обробку числових, текстових, грошових значень, форматів дати і часу. Відформатувати тип даних виділеного діапазону можна як через контекстне меню, так і за допомогою інструменту на стрічці.
Якщо ви відкриєте вікно «Формат ячеек» через контекстне меню, то потрібні налаштування будуть розташовуватися у вкладці «Число» в блоці параметрів «Числові формати». Власне, це єдиний блок в даній вкладці. Тут виробляється вибір одного з форматів даних:
- числовий;
- текстовий;
- час;
- Дата;
- грошовий;
- Загальний і т.д.
Після того, як вибір зроблений, потрібно натиснути на кнопку «OK».
Крім того, для деяких параметрів доступні додаткові налаштування. Наприклад, для числового формату в правій частині вікна можна встановити, скільки знаків після коми буде відображатися у дрібних чисел і показувати чи роздільник між розрядами в числах.
для параметра «Дата» доступна можливість встановити, в якому вигляді дата відобразиться на екран (тільки числами, числами і найменуваннями місяців і т.д.).
Аналогічні настройки є і у формату «Час».
Якщо вибрати пункт «Все формати», То в одному списку будуть показані всі доступні підтипи форматування даних.
Якщо ви хочете відформатувати дані через стрічку, то перебуваючи у вкладці «Головна», Потрібно клікнути по випадному списку, розташованому в блоці інструментів «Число». Після цього розкривається перелік основних форматів. Правда, він все-таки менш докладний, ніж в раніше описаному варіанті.
Втім, якщо ви хочете більш точно провести форматування, то в цьому списку потрібно клікнути по пункту «Інші числові формати ...». Відкриється вже знайоме нам вікно «Формат ячеек» з повним переліком зміни налаштувань.
вирівнювання
Цілий блок інструментів представлений у вкладці «Вирівнювання» у вікні «Формат ячеек».
Шляхом установки пташки близько відповідного параметра можна об'єднувати виділені осередки, проводити автоматичний підбір ширини і переносити текст за словами, якщо він не вміщається в межі осередку.
Крім того, в цій же вкладці можна позиціонувати текст всередині осередку по горизонталі і вертикалі.
У параметрі «Орієнтація» проводиться настройка кута розташування тексту в комірці таблиці.
блок інструментів «Вирівнювання» є так само на стрічці у вкладці «Головна». Там представлені всі ті ж можливості, що і в вікні «Формат ячеек», Але в більш усіченому варіанті.
шрифт
у вкладці «Шрифт» вікна форматування є широкі можливості по налаштуванню шрифту виділеного діапазону. До цих можливостей відносяться зміна наступних параметрів:
- тип шрифту;
- накреслення (курсив, напівжирний, звичайний)
- розмір;
- колір;
- видозміна (підрядковий, надрядковий, закреслений).
На стрічці теж є блок інструментів з аналогічними можливостями, який також називається «Шрифт».
кордон
у вкладці «Кордон» вікна форматування можна налаштувати тип лінії і її колір. Тут же визначається, який межа буде: внутрішньої чи зовнішньої. Можна взагалі прибрати кордон, навіть якщо вона вже є в таблиці.
А ось на стрічці немає окремого блоку інструментів для налаштувань кордону. Для цих цілей у вкладці «Головна» виділена тільки одна кнопка, яка розташовується в групі інструментів «Шрифт».
заливка
у вкладці «Заливка» вікна форматування можна робити настроювання кольору елементів таблиці. Додатково можна встановлювати візерунки.
На стрічці, як і для попередньої функції для заливки виділена всього одна кнопка. Вона також розміщується в блоці інструментів «Шрифт».
Якщо представлених стандартних кольорів вам не вистачає і ви хочете додати оригінальності в забарвлення таблиці, тоді слід перейти за пунктом «Інші кольори ...».
Після цього відкривається вікно, призначене для більш точного підбору кольорів і відтінків.
захист
У Ексель навіть захист відноситься до області форматування. У вікні «Формат ячеек» є вкладка з однойменною назвою. У ній можна позначити, чи буде захищатися від змін виділений діапазон чи ні, в разі установки блокування листа. Тут же можна включити приховування формул.
На стрічці аналогічні функції можна побачити після кліка по кнопці «Формат», Яка розташована у вкладці «Головна» в блоці інструментів «Осередки». Як бачимо, з'являється список, в якому є група налаштувань «Захист». Причому тут можна не тільки налаштувати поведінку осередки в разі блокування, як це було у вікні форматування, але і відразу заблокувати лист, клікнувши по пункту «Захистити лист ...». Так що це один з тих рідкісних випадків, коли група налаштувань форматування на стрічці має більш широкий функціонал, ніж аналогічна вкладка у вікні «Формат ячеек».
.
урок: Як захистити осередок від змін в Excel
Як бачимо, програма Excel має дуже широким функціоналом щодо форматування таблиць. При цьому, можна скористатися кількома варіантами стилів з попередньо встановленими властивостями. Також можна зробити більш точні настройки за допомогою цілого набору інструментів у вікні «Формат ячеек» і на стрічці. За рідкісним винятком у вікні форматування представлені ширші можливості зміни формату, ніж на стрічці.
Під форматуванням таблиці розуміється процес зміни зовнішнього вигляду таблиці.
Форматування здійснюється шляхом:
- зміни формату відображення даних;
- об'єднання осередків;
- зміни характеристик шрифту;
- зміни способу вирівнювання вмісту осередків;
- промальовування кордонів осередків;
- визначення кольору зафарбовування осередків.
Форматування таблиці здійснюється як форматуванням окремих осередків, так і форматуванням цілих діапазонів. Як діапазону можуть виступати: окремий рядок або стовпець таблиці, кілька рядків або стовпців таблиці, рядок або стовпець аркуша, прямокутна область листа, весь лист.
Операції форматування діють на поточний осередок або на виділену область. Поточна комірка виділена рамкою, діапазон - кольором.
Щоб виділити частину таблиці (рядок, стовпець або прямокутну область), потрібно встановити курсор миші в стартову осередок діапазону, натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи її натиснутою, перемістити курсор в кінцеву осередок діапазону (рис. 4.1) і відпустити кнопку миші.
Якщо потрібно виділити рядок або стовпець аркуша Microsoft Excel, то треба клацнути лівою кнопкою миші відповідно на номері рядка або в заголовку стовпця (на букві) листа. Щоб виділити весь аркуш цілком, потрібно клацнути в лівому верхньому куті аркуша (рис. 4.2).
Формат - це спосіб відображення вмісту вічка. Для кожного елементу таблиці користувач може задати формат, тим самим вказати, в якому вигляді вміст комірки має бути виведено на екран і, відповідно, на принтер.
У новій таблиці, на новому аркуші для всіх осередків встановлений формат Загальний. У цьому форматі числа відображаються так, як їх ввів користувач, а в значеннях, обчислених за формулами, відображається стільки десяткових знаків, скільки обчислено, але не більше, ніж можливо відобразити в осередку.
Для того щоб задати формат відображення числової інформації або дати для осередку (діапазону), потрібно:
1. Вибрати клітинку (клацнути в осередку лівою кнопкою миші) або виділити діапазон.
2. У меню Формат вибрати команду Ячейки.
3. У діалоговому вікні (рис. 4.3) у вкладці Число в списку Числові формати вибрати потрібний формат і встановити його характеристики.
Основні формати
Найбільш часто в таблицях Excel використовуються наступні формати: загальний, числовий, грошовий, фінансовий і дата. Нижче наведено короткий опис цих форматів.
Загальний формат
Для всіх осередків нового аркуша Microsoft Excel встановлений формат Загальний. У цьому форматі числа відображаються так, як їх ввів користувач. Якщо значенням осередки є дробове число (введене користувачем або обчислене за формулою), то кількість відображуваних знаків дробової частини залежить як від ширини осередку, так і від характеристик шрифту, який використовується для відображення вмісту вічка. При відображенні дрібних значень виконується округлення цифр дробової частини, які не можуть бути відображені через недостатньої ширини осередку.
числовий формат
Числовий формат Microsoft Excel є найбільш універсальним (рис. 4.4).
На відміну від загального формату, в числовому форматі можна задати кількість відображуваних цифр дробової частини (число десяткових знаків). При відображенні дрібних чисел виконується округлення відповідно до заданого кількістю цифр дробової частини. Наприклад, якщо встановлено формат з відображенням двох чисел дробової частини, то число 567,897 буде представлено як 567,90. Це ж число буде відображено як 568, якщо задати формат без відображення цифр дробової частини (встановити значення лічильника Число десяткових знаків рівним нулю).
Якщо знаходяться в осередках таблиці числа досить великі (більше 1000), то для зручності їх сприйняття можна задати режим відображення роздільника груп розрядів. Для цього треба встановити прапорець Роздільник груп розрядів.
Вибором в списку Негативні числа можна задати спосіб відображення негативних чисел.
грошовий формат
Грошовий формат Microsoft Excel використовують для представлення значень, що позначають грошові величини. При зображенні числа в грошовому форматі після числа виводиться позначення грошової одиниці. Крім того, для зручності сприйняття групи розрядів чисел розділені.
Для грошового формату можна задати (рис. 4.5) кількість цифр дробової частини, грошову одиницю та спосіб відображення від'ємних значень.
Робота з малюнками
вставка малюнків
Інструмент роботи з таблицями з'явився вExcel досить давно (в попередніх версіях програми він називався списками). Однак саме в Excel 2007, 2010 кошти роботи з таблицями знайшли риси по-справжньому закінченого інструменту. До того ж, дуже корисного для роботи з бухгалтерськими базами даних. Особливості роботи з таблицями в Excel 2010 я покажу на прикладі бази, зображеної на рис. 1. Це фрагмент реєстру податкових накладних. У ньому я залишив всього 10 записів. А сама база складається з таких полів:
- «№Док »- номер документа (накладної). Зовні номер виглядає як число, однак він представлений в текстовому форматі;
- «Дата »- дата реєстрації документа. Відформатована вона у вигляді дати;
- «НаімПредпр »- найменування підприємства (контрагента). Це текстова колонка;
- «ІПН " - індивідуальний податковий номер. Колонка теж відформатована як текст;
- «ОбщСум »- загальна сума за накладною, включаючи ПДВ. Ці значення визначаються за формулою. Наприклад, для осередку «E2 »Формула буде такою«\u003d F2 + G2 »(Сума по товару плюс ПДВ);
- «СумБезНДС " - Сума без ПДВ. Це значення представлено як число;
- «ПДВ »- сума ПДВ. Для осередку «G2 »Формула виглядає так:«\u003d F2 / 5 ».
Думаю, з базою все зрозуміло. Тепер наше завдання - перетворити її в таблицю Excel і подивитися, які переваги дає таке перетворення при обробці даних.
Щоб створити таблицю з довільною бази даних в Excel 2010, робимо так.
1. Викликаємо Excel 2010, в ньому відкриваємо документ, як на рис. 1.
Створення таблиць в Excel 2010
2. Ставимо покажчик активної клітинки всередині області з базою даних. Для нашого прикладу це може бути будь-яка осередок в межах блоку «
A2: G10 ». При бажанні діапазон комірок можна вказати і вручну, виділивши його на робочому аркуші. Це може бути блок будь-якого розміру, але краще вказувати тільки адреси колонок. Справа в тому, що з часом кількість записів в базі даних може рости. Тому немає сенсу обмежувати її розмір конкретним номером рядка на робочому аркуші. Виходячи з цього, в нашому прикладі діапазон комірок для перетворення в таблицю міг би виглядати так «A: G ».3. Переходимо до меню «Головна ».
4. На стрічці цього меню в розділі «стилі »Клацаємо по іконці«Форматувати як таблицю»(Рис. 2). Відкриється вікно з варіантами форматування, зображене на рис. 3.
5. Подвійним клацанням мишки вибираємо будь-який варіант. Я обрав "Стиль таблиці: світлий 1». З'явиться вікно, зображене на рис. 4. У ньому Excel 2010 покаже діапазон комірок, який він передбачає перетворити в базу даних.
6. Включаємо прапорець «Таблиця із заголовками». База даних на рис. 1 містить заголовки, і ми повинні повідомити про це програмі Excel.
7. Перевіряємо діапазон комірок, які Excel пропонує включити в таблицю. Якщо діапазон Excel визначив правильно, натискаємо «ОК ». Якщо діапазон вибраний невірно, коригуємо його (це можна зробити прямо на робочому аркуші). І тільки після цього натискаємо «ОК ». Таблиця набуде вигляду, як на рис. 5.
щоб скасувати форматування блоку осередків у вигляді таблиці робимо так.
1. Ставимо покажчик активної клітинки всередину таблиці.
2. Клацаємо на кнопці «конструктор »Головного меню програми.
3. У розділі «Сервіс »Клацаємо на кнопці«Перетворити в діапазон».
Однак повернемося до таблиці на рис. 5 і подивимося, що ми отримали насправді. В результаті наших дій Excel 2010 проаналізував вміст робочого листа навколо активної комірки. У блоці «A1: G11 »Він виявив базу даних, виділив її і застосував до осередків параметри форматування з стилю«Стиль таблиці: світлий 1». В результаті заголовки таблиці придбали напівжирний шрифт, а рядки з парними номерами відформатовані на сірому фоні (таке оформлення робить таблицю більш читабельною).
Порада Щоб повною мірою скористатися перевагами таблиць, зберігайте файли в форматі Excel 2007, 2010 (c розширенням «* .Xlsx »).
Але це не все. Крім форматування, Excel 2010 забезпечив таблицю рядом унікальних властивостей, які роблять роботу з нею набагато зручніше, ніж із звичайними осередками робочого листа. Подивимося на ці особливості докладніше.
Фільтрація даних в таблицях Excel
Подивіться на перший рядок блоку осередків, перетвореного в таблицю. У ній з'явилися значки вибору, характерні для інструменту «Автофільтр ». Excel включив його на етапі перетворення блоку осередків в таблицю. Клацання на будь-якому з цих значків розкриває спеціальне меню, через яке можна зробити вибірку записів з бази даних по заданій умові. Для прикладу виберемо з бази даних відомості по контрагенту «ТОВ "xPeria" ». Робимо так.
1. Клацаємо на значку списку в колонці «НаімПредпр ». Відкриється вікно, як на рис. 6.
2. У ньому залишаємо галочку тільки біля елемента «ТОВ "xPeria" ». Решта галочки прибираємо.
3. Натискаємо «ОК ». На екрані залишаться тільки записи по контрагенту «ТОВ "xPeria" ».
Зрозуміло, при роботі з Автофільтри можна використовувати і інші умови: «містить »,« не містить »,« більше »,« менше »і т. д.
Автоматичне застосування фільтра - важливе, але не єдина перевага таблиць Excel 2010. Є й інші можливості, які допоможуть бухгалтеру працювати з великими обсягами даних.
Відразу після створення таблиці Excel привласнює їй унікальне ім'я. За замовчуванням імена будуть такими: «Таблиця 1 »,« Таблица2 »І т. Д. Щоб дізнатися ім'я поточної таблиці, робимо так.
1. Ставимо покажчик активної клітинки всередину області з даними. Чи стане доступно меню «Конструктор »(рис. 7).
2. Клацаємо на цьому меню лівою кнопкою мишки. Відкриється стрічка для роботи з таблицями.
3. У розділі «Властивості »Знаходимо параметр«Ім'я таблиці: ». У нашому конкретному випадку базі даних податкових накладних Excel присвоїв назву «Таблиця 1 »(рис. 7).
Ім'я таблиці можна відкоригувати. Для цього потрібно увійти в режим Конструктора і в поле «Ім'я таблиці: »(група« Властивості ») Ввести нову назву і натиснути«Enter ».
Ім'я таблиці можна вказувати в формулах, випадних списках, вбудовані функції або при визначенні джерела даних для зведеного звіту.
Порада використовуйте таблиці Excel як джерело даних для зведених звітів. Оскільки таблиці самі змінюють розміри в міру їх заповнення, новостворені записи потраплять до зведеного звіту автоматично. Перевизначати джерело даних в цьому випадку не доведеться - достатньо буде просто оновити зведену таблицю.
Дуже зручно використовувати ім'я таблиці в поєднанні з функціями пошуку «ВПР () »,« ГПР () ». На мій погляд, саме цей випадок представляє для бухгалтера найбільший інтерес. Виходячи з цього, наведу невеликий приклад.
Ми хочемо за номером накладної вибрати з бази даних назву підприємства і записати його в осередок «J1 ». Робимо так.
1. У осередок «I1 »Вводимо номер накладної. Наприклад, значення «003 ».
2. У осередок «J1 »Вводимо формулу«\u003d ВПР (I1; Таблица1; 3) ». У цьому виразі «I1 »- осередок з шуканим значенням. параметр «Таблиця 1 »Означає посилання на базу даних. число «3 »-Номер колонки в базі, з якої«ВПР () »Поверне результат. Для накладної з номером «003 »Таким результатом буде«ТОВ "xPeria" ».
Порада Використовуйте замість посилань на осередки імена таблиць. Це зменшить ризик помилки в адресації осередків. Крім того, при зміні розмірів бази даних вам не доведеться коригувати посилання на таблицю всередині функції «ВПР () ».
Створення формул в таблицях Excel
При додаванні даних до готової таблиці її розмір Excel змінить автоматично. Так, якщо в кінці таблиці ввести новий рядок, вона розтягнеться вниз. Якщо збоку від таблиці додати колонки, вона збільшиться в ширину. У правому нижньому кутку таблиці є спеціальний маркер (рис. 5). Він показує місце розташування крайній правій осередку поточної таблиці. Положення маркера можна змінити, перетягнувши його мишкою на нове місце робочого листа. Діапазон таблиці при цьому теж зміниться. Практично це виглядає так.
1. Відкриваємо документ, який ви бачите на рис. 5.
2. Ставимо покажчик активної клітинки на «B12 »(Перша вільна комірка в колонці«Дата »).
3. Вводимо значення. Наприклад, «17/01/2012 ».
4. Натискаємо «Enter». В осередках «E10» і «G10 »З'являться формули, як ніби вони були скопійовані з вищестоящої рядки.
Повторимо таку ж дію, але тепер залишимо між покажчиком активного осередку і останнім записом в базі даних порожній рядок. Іншими словами, поставимо покажчик на осередок «B13 »І введемо значення дати. Діапазон таблиці не зміниться, і формули в осередках не з'являться.
Важливо! При поповненні таблиці новими записами не залишайте порожніх проміжків між базою даних і заповнюється рядком.
Заповнення осередків формулами відбувається не тільки при додаванні нових записів до існуючої таблиці. таку операцію Excel також зробить при зміні діапазону, де розташована поточна таблиця. Робимо так.
1. Відкриваємо базу даних, як на рис. 5. Переходимо в кінець таблиці.
2. Ставимо курсор мишки на маркер в правому нижньому кутку останньої клітинки бази даних (рис. 5).
3. Коли курсор прийме форму двонаправленої стрілки, тримаємо ліву кнопку мишки і перетягуємо маркер вниз на кілька рядків.
4. Відпускаємо кнопку мишки. Excel додасть до бази нові записи. Причому в ці записи він відразу скопіює розрахункові формули. У нашому прикладі такі формули з'являться в колонках «E »і« G ».
При додаванні нових колонок Excel автоматично приєднає їх до існуючої таблиці. Якщо нова колонка буде містити формули, копіювати їх зовсім не обов'язково. Досить ввести формулу один раз, а Excel сам скопіює її на всю висоту таблиці. На практиці це виглядає так.
2. У осередок «H1 »Вводимо заголовок нової колонки. У нашому прикладі це буде «Контроль ».
3. Переходимо на осередок «H2 »І вводимо формулу«\u003d G2-ОКРУГЛ (F2 / 5; 2) ». Ця формула перевіряє правильність округлення значень з колонки «G ».
4. Натискаємо «Enter ». Всі елементи таблиці по колонці «H »Будуть заповнені формулами.
Заголовки в таблицях Excel
При роботі з великими таблицями прийнято фіксувати рядок заголовків так, щоб вона завжди залишалася на екрані. В Excel 2010 для цього призначена іконка «закріпити області», Яка розташована на стрічці меню«Вид »в групі« Вікно ». Після перетворення блоку значень в таблицю Excel необхідність в цій іконі відпадає. При гортанні таблиці вниз Excel замість літерних позначень колонок ( «A »,« B »,« C »І т. Д.) Підставить назви полів з рядка заголовків. Щоб подивитися на роботу цього інструменту робимо так.
1. Відкриваємо документ з таблицею, як на рис. 5.
2. Додаємо до бази даних кілька записів так, щоб вона не поміщалася на одному екрані в висоту.
3. Перегортаємо базу «вниз», щоб заголовки вийшли за межі верхньої частини робочого вікна. Рядок з позначеннями колонок Excel 2010 набуде вигляду, як на рис. 8. Таким чином, при роботі з таблицями необхідність в примусовому закріпленні рядків і колонок відпадає.
Підсумки в таблицях Excel
Підсумкові значення за даними таблиці Excel можна одержувати буквально одним рухом мишки. Наприклад, для бази на рис. 5 це виглядає так.
1. Відкриваємо документ, ставимо покажчик активної клітинки всередину таблиці.
2. Переходимо в меню «Конструктор ».
3. У групі « Параметри стилів таблиць»Включаємо прапорець«Показати підсумковий рядок». В кінці таблиці з'явиться рядок із загальним підсумком (рис. 9).
4. Клацаємо лівою кнопкою на значенні підсумку або на слові «підсумок ». Поруч з осередком з'явиться значок списку.
5. Клацанням мишки розкриваємо цей список. З'явиться меню з 10 пунктів. У них перераховані можливі функції для визначення підсумку ( «Середнє »,« Кількість »,« Максимум »,« Мінімум " і т.д.). Варіант "Інші функції ...»Відкриває доступ до всіх вбудованим функціям з бібліотеки Excel 2010.
6. У списку вибираємо відповідну функцію і клацаємо на ній лівою кнопкою мишки. Excel 2010 тут же перерахує підсумок.
Прийоми адресації в таблицях Excel
При зверненні до даних усередині таблиці замість діапазону значень зручно використовувати імена полів. Наприклад, щоб підсумувати все числа в стовпці «ПДВ »В таблиці на рис. 5, можна скористатися формулою «\u003d СУММ (Таблиця 1 [ПДВ])». Ця формула робить те ж саме, що і «\u003d СУММ (F2: F10) ». Але робота з іменами має суттєві переваги. Зокрема, в формулах з іменами не доведеться вказувати фізичні адреси осередків. Дописуючи дані в кінці таблиці, діапазон підсумовування буде змінюватися автоматично.
Крім того, при роботі з таблицями можна застосовувати спеціальні способи адресації. В Excel 2010 передбачено п'ять таких способів, а саме:
- «\u003d Таблица1 [# Все] »- посилання на всю таблицю, включаючи заголовки стовпців, дані і рядок підсумків;
— « \u003d Таблица1 [# Дані]»- посилання на дані без урахування рядка заголовків;
— « \u003d Таблица1 [# Заголовки]»- посилання на перший рядок таблиці разом з заголовками стовпців;
- «\u003d Таблица1 [# Підсумки] »- посилання на рядок підсумків (якщо вона включена в активній таблиці);
— « \u003d Таблица1 [# Цей рядок]»- посилання на поточний рядок. Наприклад, формула «\u003d Таблица1 »Буде посилатися на значення ПДВ з поточного рядка таблиці.
Ось кілька прикладів формул з використанням спеціальної адресації стосовно таблиці на рис. 5. Формула «\u003d СУММ (Таблиця 1 [# Дані])»Вважатиме суму всіх чисел в базі даних. У нашому випадку вона дорівнює «42641,85». Той же результат можна отримати за формулою «\u003d СУММ (Таблиця 1 [# Все]) ». Щоб визначити суму ПДВ для накладної з номером «001 »(Другий рядок таблиці), можна скористатися формулою«\u003d Таблица1 [@ ПДВ] ». Її потрібно ввести в будь-яку вільну осередок другого рядка робочого аркуша (наприклад, в «I2 »).
Мабуть, це все, що потрібно знати про роботу з таблицями в Excel 2010. На мій погляд, інструмент вийшов зручний, простий в застосуванні. І, що найголовніше, - він відмінно пристосований для роботи з таблицями великого обсягу. А це значить, що в роботі бухгалтера «розумні» таблиці напевно знайдуть своє застосування.
Успішної роботи! Чекаю на ваші листи, пропозицій і зауважень на[Email protected] , [Email protected] .