Při práci s velkým počtem e-mailových schránek, příp odlišné typy korespondence je velmi vhodné třídit písmena do různých složek. Tuto příležitost poskytuje poštovní program Microsoft Outlook. Pojďme zjistit, jak v této aplikaci vytvořit nový adresář.
V aplikaci Microsoft Outlook je vytvoření nové složky poměrně jednoduché. Nejprve přejděte do části „Složka“ v hlavní nabídce.
Z předloženého seznamu funkcí na pásu karet vyberte položku „Nová složka“.
V okně, které se otevře, zadejte název složky, pod kterou ji chceme v budoucnu vidět. Ve formuláři níže vyberte typ prvků, které budou uloženy v tomto adresáři. Může to být pošta, kontakty, úkoly, poznámky, kalendář, deník nebo formulář aplikace InfoPath.
Dále vyberte nadřazenou složku, kde bude nová složka umístěna. Může to být kterýkoli ze stávajících adresářů. Pokud nechceme novou složku znovu přiřadit jiné, vybereme jako umístění název účtu.
Jak vidíte, v aplikaci Microsoft Outlook byla vytvořena nová složka. Nyní sem můžete přesunout písmena, která uživatel považuje za nezbytná. Volitelně můžete také nastavit pravidlo automatického přesunu.
Druhý způsob vytvoření adresáře
Existuje další způsob, jak vytvořit složku v aplikaci Microsoft Outlook. Chcete-li to provést, klepněte v levé části okna na některý z již existujících adresářů, které jsou ve výchozím nastavení nainstalovány v programu. Jedná se o tyto složky: Doručená pošta, Odeslaná pošta, Koncepty, Odstraněná pošta, RSS kanály, Pošta k odeslání, Nevyžádaná pošta, Vyhledat složku. Zastavíme výběr na konkrétním adresáři na základě účelu, pro který je nová složka požadována.
Po kliknutí na vybranou složku se tedy zobrazí místní nabídka, ve které musíte přejít na položku „Nová složka ...“.
Vytvořte složku pro vyhledávání
Algoritmus pro vytvoření složky hledání se mírně liší. V části aplikace Microsoft Outlook „Složka“, o které jsme hovořili dříve, klikněte na pásu dostupných funkcí na položku „Vytvořit složku hledání“.
V okně, které se otevře, nakonfigurujeme vyhledávací složku. Vybíráme název typu pošty, pro který bude vyhledávání provedeno: „Nepřečtená písmena“, „Dopisy označené k provedení“, „Důležitá písmena“, „Dopisy od zadaného adresáta“ atd. Ve formuláři v dolní části okna uveďte účet, pro který bude vyhledávání provedeno, pokud jich je několik. Poté klikněte na tlačítko „OK“.
Poté se v adresáři „Hledat složky“ objeví nová složka s názvem, jehož typ vybral uživatel.
Jak vidíte, v aplikaci Microsoft Outlook existují dva typy adresářů: běžné a vyhledávací složky. Vytvoření každého z nich má svůj vlastní algoritmus. Složky lze vytvářet jak v hlavní nabídce, tak prostřednictvím adresářového stromu na levé straně rozhraní programu.
Pokryli jsme tedy hlavní aspekty práce s e-mailem: vytváření zpráv, odesílání a přijímání a také reakce, přeposílání a nastavení parametrů. e-mailem... To vše vám bezpochyby umožňuje organizovat vaše komunikační aktivity na slušné úrovni. Níže popsané funkce aplikace Outlook však umožňují nejen organizovat tento proces, ale také jej optimalizovat, což z aplikace Microsoft Outlook dělá lídra mezi poštou software.
Průvodce pravidly je vyhrazený nástroj aplikace Outlook, který vám pomáhá zpracovávat e-maily. Pravidla definují akce, které by se měly u určitých zpráv provádět automaticky. Vytvořené pravidlo se použije program Microsoft Outlook na příchozí nebo odchozí zprávy.
Pravidla aplikace Outlook
Pravidla - jedná se o soubor podmínek, akcí a výjimek pro zpracování a objednávání zpráv. Každé pravidlo se skládá ze tří prvků: jedna nebo více podmínek popisujících zprávy, na které se toto pravidlo vztahuje; jedna nebo více akcí, které definují operace, které mají být provedeny se zprávami, které odpovídají podmínkám, a jedna nebo více výjimek, které označují, na které zprávy by se toto pravidlo nemělo vztahovat. Například můžete automaticky přesunout všechny zprávy přijaté od vašeho nadřízeného (podmínka), s výjimkou těch zpráv, které jsou velmi důležité (výjimka), do samostatné složky (akce).
Tabulka 9.7 ukazuje standardní typy pravidel a jejich popis.
| Typ pravidla | Popis pravidla |
| Kontrola zpráv po přijetí | Toto pravidlo použijte při příjmu zpráv |
| Kontrola zpráv po odeslání | Toto pravidlo použijte při odesílání zpráv |
| Přesouvání nových zpráv od někoho | Toto pravidlo použijte při zprávách z<отправители или список рассылки> přesunout do složky<имя> |
| Všimněte si, kdy obdržíte důležité zprávy | Toto pravidlo použijte, když jsou přijímány zprávy, které jsou adresovány mně a jsou velmi důležité. Informujte mě pomocí oznámení<текст> |
| Přesouvání zpráv na základě obsahu | <текст> v textu nebo v poli Předmět. Přesunout do složky<имя> |
| Mazání diskuse | Toto pravidlo použijte při zprávách obsahujících<текст> v poli Předmět. Smažte je |
| Označování zpráv od někoho | Toto pravidlo použijte, když jsou zprávy přijímány od odesílatelů nebo ze seznamu adresátů\u003e. Nastavte jim značku<действие и срок> |
| Definování kategorií odesílaných zpráv | <получатель или список рассылки>... Zařaďte je do kategorie<имя> |
| Definice kategorie na základě obsahu | Toto pravidlo použijte při zprávách obsahujících<текст> v textu nebo v poli Předmět. Zařaďte je do kategorie<имя> |
| Přesouvání odeslaných zpráv | Toto pravidlo použijte při odesílání zpráv adresovaných uživateli<получатель или список рассыл-ки>... Přesunout kopii do složky<имя> |
| Zastavte zpracování všech následujících pravidel | Toto pravidlo použijte při přijetí zprávy. Zastavit další zpracování pravidel |
Tabulka 9.7. Standardní typy pravidel a jejich popis
Vytvořte pravidlo
Podívejme se, jak funguje Průvodce pravidly, s následujícím příkladem. Řekněme, že jste předplatitel internetu a každý den dostáváte zprávy z předplatitelského serveru (v mém případě se jedná o novinky dne od CityCat). Přirozenou touhou je automaticky přesouvat zprávy do složky speciálně vytvořené pro ně. Ale řekněme, že kromě zpráv z CityCat existují i \u200b\u200bzprávy o počasí. Navíc, pokud bude zpráva (novinky) obsahovat přílohu, nechtěl bych ji vložit do této složky.
Můžete tedy nastavit následující pravidlo: „Přesunout nové zprávy do složky CityCat za předpokladu, že odesílatelem je CityCat a předmět zprávy obsahuje text „novinky“, pokud zpráva neobsahuje přílohu “.
Příklad 9.31. Vytvořte pravidlo
\u003e Nástroje\u003e Průvodce pravidly ...
Vytvořit ...
Vytvořte pravidlo založené na šabloně
Druh pravidel Přesunout nové zprávy od někoho
Popis pravidla
název Město kat
Název: \u003d <Имя папки>
Přesunout do Doručené pošty
<Текст>
Přidat nové: \u003d<текст> (obr.9.47)
Název pravidla: \u003d <Имя правила>
Toto pravidlo proveďte u zpráv, které jsou již ve složce Doručená pošta
Po stisknutí tlačítka Hotovo (Dokončit) bude spuštěno pravidlo položky složky Vlastnosti uživatele (Osobní složky). Pravidlo je nyní plně funkční.
Práce s pravidly
Všechna vytvořená pravidla jsou v seznamu Použijte pravidla v následujícím pořadí Dialogové okno (Použít pravidla v následujícím pořadí) Průvodce pravidly (Průvodce pravidly). Pravidla můžete vytvářet, upravovat, přejmenovávat a mazat pomocí příslušných tlačítek.
V případě potřeby můžete režim provádění pravidla deaktivovat nebo povolit. Chcete-li to provést, zrušte zaškrtnutí nebo zaškrtněte políčko vedle názvu režimu.
Pokud existuje více než jedno pravidlo, můžete změnit pořadí jejich provádění pomocí tlačítek Nahoru (Posunout dolů) a Dolů (Posunout nahoru). V některých případech je důležité pořadí, ve kterém jsou pravidla prováděna.
Kromě automatického podporuje Průvodce pravidly také ruční provádění vytvořených pravidel.
Příklad 9.32. "Ruční" provedení pravidla
Spustit ...
Včetně podsložek
Použít na všechny zprávy
Vykonat
Na závěr této části bych chtěl poskytnout řadu poznámek a tipů pro práci s Rule Wizard.
- Velmi pečlivě přemýšlejte o tom, jak budete strukturovat své zprávy. Je důležité jasně pochopit outlook funguje s vámi zvolenou strukturou. Například můžete pro každý z kontaktů vytvořit složky stejného typu, které obsahují podsložky: Doručená pošta (Doručené) - pro zprávy přijaté od kontaktu a Odesláno (Sent Items) - pro odeslání.
- Při vytváření pravidla zvažte celý jeho algoritmus. Ujistěte se, že se pravidlo nepřekrývá s ostatními a neodporuje si, abyste později zprávu nehledali tam, kde není. Někdy v takových případech Průvodce pravidly vydá upozornění na nekompatibilitu.
- Pokud zpráva nesplňuje žádné z pravidel, je umístěna do složky Doručená pošta (Doručená pošta)
- Nezapomeňte na další obecný strukturovací nástroj - Kategorie (Kategorie). Vytvořte pravidla kategorizace pro typické zprávy.
Myslím, že všichni správci serveru Exchange a pracovníci technické podpory čelili nesprávně nakonfigurovaným pravidlům aplikace Outlook a často museli trávit spoustu času pokusem o vyřešení problému. Pokud by bylo možné spravovat pravidla na dálku bez přerušení práce uživatele, mnohým by to velmi pomohlo.
Naštěstí, pokud používáte Exchange Server 2010, máte štěstí. K provádění všech akcí s pravidly můžeme použít prostředí Exchange Management Shell a několik rutin. Máme možnost vytvářet, mazat, deaktivovat a upravovat pravidla poštovní schránka žádná interakce uživatele!
Porozumění pravidlům zpracování
Pravidla na straně serveru nevyžadují žádnou akci z místního počítače. Jako příklady takových pravidel lze uvést následující: změna důležitosti zprávy, přesun příchozí zprávy do konkrétní složky, odstranění zprávy atd.
Pravidla na straně klienta vyžadují zpracování aplikace Outlook, příkladem takového pravidla by bylo přesunutí konkrétní zprávy do složky PST. Toto pravidlo nelze zpracovat na straně serveru, protože server v tomto kontextu nepracuje se soubory PST.
Když vytvoříte pravidlo v Outlooku a některé z možností vyžadují zpracování na straně klienta, Outlook vás upozorní následující zprávou:
Proč je důležité znát rozdíl mezi typy zpracování pravidel? Když spravujeme pravidla pomocí prostředí Exchange Management Shell, všechna pravidla na straně klienta budou odstraněna.
Vytváření pravidel v aplikaci Outlook 2010 ...
Vytváření pravidel pomocí aplikace Outlook 2010 je snadné. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko Pravidla, nachází se v nabídce Domovpoté stiskněte Spravovat pravidla a upozornění ...a uvidíte seznam všech pravidel. Pokud máte nějaká vlastní pravidla, jsou označena jako (pouze klient)na konci každého pravidla.
Prohlížení pravidel prostřednictvím EMS
Nyní, když víme, jak vytvořit pravidla pomocí aplikace Outlook 2010, je čas se naučit, jak získat seznam všech pravidel pro konkrétního uživatele prostřednictvím prostředí Exchange Management Shell.
Rutina použitá k získání seznamu se nazývá Get-InboxRule:
Get-InboxRule –Mailbox
Chcete-li zobrazit konkrétní pravidlo, použijte příkaz
Get-InboxRule –Mailbox
Pro pohodlnější prohlížení pravidel použijte následující konstrukci:
Get-InboxRule –Mailbox
Změna pravidla
Předpokládejme, že váš manažer má pravidlo, které nastavuje modrou kategorii pro zprávy obsahující slovo Výplaty. Dnes ráno se však najednou rozhodl, že by bylo mnohem zábavnější, kdyby tyto e-maily dostaly červenou kategorii a byly označeny jako důležité.
Tento problém řešíme různými způsoby: můžeme poslat pracovníka technické podpory, který pravidlo na místě opraví za 10 sekund, nebo se můžeme ke správci připojit na dálku a provést tuto akcinebo můžeme použít tohoto průvodce a dělat vše rychle a krásně, aniž bychom přerušili práci uživatele.
Vypadá to, že řešení, které zabere minimum času a nebude vás znovu vystavovat tváří v tvář vašim nadřízeným, je výhodnější? Pojďme na to. Nejprve spusťte rutinu z předchozí části a zobrazte pravidla.
Nyní se podívejme na pravidlo podrobněji pomocí rutiny:
Get-InboxRule - Mailbox Anderson - Identita „Předmět obsahuje„ výplatu “
a na následujícím obrázku vidíme, že musíme změnit atributy ApplyCategory a MarkImportance.
Nyní známe atributy, které potřebujeme, od našeho manažera víme, jaké hodnoty je třeba jim přiřadit, pojďme na to:
Set-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains‘ Payroll '' "-ApplyCategory (Red Category) -MarkImportance 2
Pojďme zkontrolovat pravidlo a ujistit se, že vše funguje.
Zakažte nebo odeberte pravidla
Máme také možnost zakázat nebo odebrat pravidla. Předpokládejme, že náš vůdce znovu změnil názor (někdy mají co dělat) a teď nechce, co se zprávami obsahujícími slovo Výplatní páska došlo k jakýmkoli změnám. Můžeme toho dosáhnout jednoduše deaktivací pravidla pomocí následující rutiny:
Disable-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains‘ Payroll '"
Výsledek lze vidět na obrázku níže:
Pokud chcete pravidlo zcela odebrat, je proces velmi podobný, s výjimkou rutiny. Použití:
Remove-Inboxrule –Mailbox
Rutina vás požádá o potvrzení odstranění. Stiskněte Y a pravidlo bude odstraněno
Vytváření pravidel pomocí EMS
Spolu s úpravou, odstraněním a deaktivací pravidel můžeme také vytvořit nová pravidla pomocí prostředí Exchange Management Shell. Předpokládejme, že musíme vytvořit pravidlo, ve kterém každé zprávě pocházející z IT oddělení bude přiřazena oranžová kategorie a vysoká důležitost.
Pro tvorbu toto pravidlo použije se následující rutina:
New-InboxRule -Mailbox anderson -Name ADM_ITRule -From [chráněno e-mailem] -ApplyCategory „Orange Category“ - MarkImportance „High“
Pomocí tohoto konceptu můžeme vytvořit pravidla pro skupinu uživatelů. Řekněme, že chceme nastavit předchozí pravidlo pro všechny uživatele. Můžeme to udělat pomocí následující rutiny:
Získejte poštovní schránku | foreach (New-InboxRule -Mailbox $ _. Name -Name
Vzpomeňte si, co bylo řečeno na samém začátku článku. Po spuštění tohoto skriptu budou odstraněna všechna pravidla spuštěná na straně klienta. V případě tohoto konkrétního skriptu budou všechna pravidla odstraněna pro všechny uživatele. Buď opatrný.
Kvalitní a levná rekonstrukce bytu na klíč. Vynikající řemeslníci vyrobí cukrovinky z vašeho bytu nebo domu. Po zhlédnutí této renovace se otázka bydlení změní na zelenou závistí.
Podle mého názoru je nejdůležitější částí domu kuchyň. V tom chápeme moudrost vaření, obdivujeme výsledné pokrmy. A být ve ošklivé, špatně organizované kuchyni je pro mě prostě nechutné. Proto mi kuchyně Dolgoprudny dala přesně to, co jsem chtěl - krásnou, pohodlnou a funkční kuchyň.
Možná ne každý ví, že Outlook má velmi pohodlný systém pro třídění písmen do složek. Pokud obdržíte dopisy od různých společností / lidí, můžete vytvořit strukturu složek tak, aby dopisy od každé společnosti byly v samostatné složce.
Například (obr. 1) jsem vytvořil složky pro dopisy od kolegů.
Chcete-li vytvořit pravidlo pro automatické třídění zpráv, klikněte na klikněte pravým tlačítkem myši najeďte myší na písmeno, které chcete automaticky přesunout, a vyberte „ Vytvořit pravidlo"(Obr. 2).
Pokud taková složka neexistuje, klikněte na „ Vytvořit ...»Vytvoření složky. (Obr. 3)
Klikněte na „ OK". V okně, které se otevře, zaškrtněte políčko a klikněte na „ OK"(Obr. 4).
Poté nebudou všechna písmena od tohoto odesílatele odeslána do složky Doručená pošta, ale do vybrané.
Pokud potřebujete nakonfigurovat příjem dopisů od společnosti s adresami [email protected], můžete nakonfigurovat automatické třídění pro všechna písmena končící na @ compamy.ru.
Za tímto účelem zaškrtněte při vytváření pravidla pouze „ Přesunout položku do složky"A stiskněte tlačítko" dodatečně"(Obr. 5).
Poté zadejte konec emailová adresa (například company.ru) a klikněte na „Přidat“. Poté klikněte na „ OK"(Obr.7).
Všechno, pravidlo bylo vytvořeno. Nyní nebudou všechny dopisy od společnosti odeslány do složky Doručená pošta, ale do složky, kterou jste vybrali. Podobně můžete nakonfigurovat třídění písmen podle mnoha dalších parametrů (viz obr. 6).
Použijte pravidla doručené pošty k automatické provedení určité akce se zprávami, které k tomu přicházejí.
Informace o tom, jak používat archivaci, vyčištění a další nástroje, najdete v článku Uspořádání doručené pošty s archivací, vyčištěním a dalšími nástroji na Outlook.com.
Vytvořte pravidlo doručené pošty
Pravidla se vztahují na příchozí zprávy a lze je vytvořit v libovolné složce.
Chcete-li rychle vytvořit pravidlo, které přesune všechny zprávy od konkrétního odesílatele nebo sady odesílatelů do složky, v seznamu zpráv klikněte pravým tlačítkem na e-mail, pro který chcete vytvořit pravidlo, a vyberte Vytvořit pravidlo.
Vyberte složku, do které mají být přesunuty všechny zprávy od tohoto odesílatele nebo sady odesílatelů, a poté klepněte na OK.
Klikněte na tlačítko OK.
Vybrat Další možnosti.
Každé pravidlo musí obsahovat alespoň tři prvky: název, podmínku a akci. Pravidla mohou také obsahovat výjimky z podmínek. V každé fázi můžete pomocí tlačítek přidat více podmínek, akcí nebo výjimek Přidat podmínku, Přidat akci a Přidat výjimku.
Pokud si nepřejete, aby byla poté zpracována další pravidla, zaškrtněte políčko Zastavit další zpracování pravidel... Další informace najdete v tématu Zastavení zpracování dalších pravidel na Outlook.com.
Změňte pravidlo doručené pošty
Poznámka: Některá pravidla vytvořená v jiných verzích Outlooku se na Outlook.com nezpracovávají. Toto pravidlo nelze na serveru Outlook.com splnit ani změnit.
Odstranění pravidla doručené pošty
Také dobré vědět ...
Možná jste vytvořili pravidlo pro přeposílání nebo přeposílání přijatých zpráv na jinou e-mailovou adresu. V tomto případě je důležité vědět, jak se liší přesměrování a přesměrování.
Přeposílání spočívá v zaslání vámi přijatého dopisu jinému příjemci. Pokud příjemce odpoví, jeho odpověď bude zaslána na adresu, ze které byla předána výše uvedená zpráva.
Předaná zpráva zachovává původního odesílatele na řádku Od. Když příjemce, kterému byla zpráva předána, odpoví, jeho odpověď půjde původnímu odesílateli.
Máte další dotazy?
